Door Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED

Een goede samenwerking tussen salaris- en boekhoudsoftware is een vereiste voor een efficiënte administratie. Voorkomen moet worden dat het werken met afzonderlijke software voor de salarisadministratie en de boekhouding leidt tot het handmatig dubbel invoeren van gegevens. RGS kan uitkomst bieden als uniform rekeningschema, mits opgenomen in Salaris- en Boekhoudsoftware.

In de meest basale vorm levert de salarisadministratie de volgende journaalpost op die opgenomen wordt in de boekhouding: 

Loonkosten / bruto loon
Aan te betalen netto loon
Aan te betalen loonheffing
Aan te betalen sociale lasten

Bij de hiervoor genoemde journaalpost voor de lonen, desgewenst uitgebreider en aangevuld met mutaties voor de werkkostenregeling, moet dan binnen de salarisadministratie opgegeven worden op welke grootboekrekeningen geboekt gaat worden. Om dat laatste gecontroleerd te doen moet er een koppeling zijn tussen de salarisadministratie en het gehanteerde rekeningschema van de boekhouding. Er zijn in de praktijk tientallen salarispakketten en nog meer boekhoudpakketten. Een koppeling (op het niveau van rekeningschema) tussen al deze systemen is onbegonnen werk. Het RGS biedt hiervoor uitkomst. Alle salarispakketten kunnen een koppeling maken met het uniforme rekeningschema RGS. RGS is een open standaard en daarmee vrij beschikbaar voor alle leveranciers van salarispakketten. De aangeleverde boekingen op basis van RGS worden binnen de boekhouding dan automatisch vertaald naar de corresponderende grootboekrekeningen. In de praktijk ondersteunen steeds meer boekhoudpakketten de standaard RGS. Zie voor dit laatste de website www.rgsready.nl.

Het RGS-schema is er klaar voor
Als het gaat om salarissen, lonen en personeelskosten telt het huidige RGS-schema (3.2 ten tijde van het schrijven van deze blog) .
130 RGS codes én 123 RGS codes voor de WKR (werkkostenregeling). Totaal ruim 250 RGS-codes. Die codes zullen niet allemaal van toepassing zijn voor het uitwisselen van gegevens tussen salaris- en boekhoudsoftware. Maar er is een ruime keuze in elk geval.

Loonjournaalpost
Voor de loonjournaalpost zijn er onder andere de volgende RGS-codes op het niveau van grootboekrekeningen (RGS niveau 4):
BSchSalNet - Netto lonen
BSchSalVpe - Voorschotten personeel 
BSchSalTan - Tantièmes
BSchSalTvg - Te betalen vakantiegeld
BSchSalTbv - Reservering vakantiedagen
BSchSalVab - Vakantiebonnen
BSchSalBls - Bruto lonen en salarissen
BSchSalOrn - Overige reserveringen
BSchSalPsv - Premies sociale verzekeringen
BSchSalPer - Personeelsfonds
BSchSalOna - Overige netto-afdrachten
Opvragen via Boekhoudplaza.nl

Met nog tussenrekeningen, zoals:
Op het niveau van grootboekrekening (RGS niveau 4):
BSchTusTsa - Tussenrekeningen salarissen
Verbijzonderd op het niveau van mutaties (RGS niveau 5):
BSchTusTsaTbn - Tussenrekening brutoloon
BSchTusTsaTgb - Tussenrekening brutoinhouding
BSchTusTsaTnl - Tussenrekening nettoloon
BSchTusTsaTni - Tussenrekening nettoinhoudingen
Opvragen via Boekhoudplaza.nl

En W&V-rekeningen op het niveau van grootboekrekeningen (RGS niveau 4 en 5), zoals:
WPerLesLon - Lonen
WPerLesOwe - Overwerk
WPerLesOnr - Onregelmatigheidstoeslag 
WPerLesVag - Vakantiebijslag 
WPerLesVad - Vakantiedagen
WPerLesGra - Gratificaties
En vele andere codes.

Enkele van de voorgaande (en andere) RGS-codes kan desgewenst uitgebreid worden op het niveau van RGS-mutaties (RGS niveau 5)

Lonen
WPerLesLonLon - Lonen 
WPerLesLonVvg - Lonen vervanging 
WPerLesLonCor - Lonen salariscorrectie 

Vakantiebijslag
WPerLesVagVag - Vakantiebijslag
WPerLesVagVld - Vakantiebijslag uitbetaling verlofdagen
WPerLesVagVlu - Vakantiebijslag restant verlofuren

Gratificaties
WPerLesGraGra - Gratificaties
WPerLesGraJuk - Jubileumuitkering

Opvragen van alle RGS-codes met betrekking tot de loonkosten via Boekhoudplaza.nl.   

Werkkostenregeling
Voor de werkkostenregeling zijn er de volgende RGS-codes op het niveau van grootboekrekeningen (RGS niveau 4):
WBedWkrWkf - Werkkosten vrije ruimte
WBedWkrWkn - Werkkosten met nihilwaardering
WBedWkrWkg - Werkkosten gericht vrijgesteld
WBedWkrWkc - Werkkosten noodzakelijkheidscriterium
WBedWkrWki - Werkkosten intermediair
WBedWkrWkv - Werkkosten geen of vrijgesteld loon
WBedWkrWko - Werkkosten overig

Elk van de voorgaande RGS-codes kan desgewenst uitgebreid worden op het niveau van RGS-mutaties (RGS niveau 5). Daarvoor zijn zo'n 115 RGS-codes beschikbaar, waarvan we er onderstaand enkele noemen.

Werkkosten vrije ruimte
WBedWkrWkfVtw - Verteer werknemers (buiten werkplek, extern)
WBedWkrWkfMow - Maaltijden op de werkplek
WBedWkrWkfVcn - Vaste vergoeding voor consumpties (niet-ambulante werknemer)
WBedWkrWkfRvn - Rentevoordeel personeelslening (niet eigen woning of (elektrische) fiets/elektrische scooter)
WBedWkrWkfHei - Huisvesting en inwoning (incl energie,water, bewassing) niet ter vervulling dienstbetrekking
WBedWkrWkfVmn - Vergoeding/verstrekking mobiele telefoon incl. abonnement (indien niet noodzakelijk)
En vele andere codes.

Werkkosten intermediair
WBedWkrWkiMmz - Maaltijden met zakelijke relaties
WBedWkrWkiPva - Parkeer-, veer- en tolgelden (auto van de zaak)
WBedWkrWkiPwa - Parkeren bij werk (auto van de zaak) (geen eigen parkeerterrein, parkeervergunning)
WBedWkrWkiOwi - Overige werkkosten intermediair.

Opvragen van alle RGS-codes met betrekking tot de werkkostenregeling via Boekhoudplaza.nl. 

Huidige situatie
Verreweg de meeste leveranciers van standaard salarissoftware hebben het RGS-schema (nog) niet standaard ingebouwd en beschikbaar om hiermee de loonjournaalpost en een aanvullende boeking voor de werkkostenregeling te coderen. 

16 leveranciers van boekhoudsoftware hebben RGS zodanig geïmplementeerd dat gebruikers met RGS kunnen werken op basis van het normerkader RGS Ready.  

In de praktijk wordt RGS nog weinig gebruikt voor de uitwisseling van boekingen tussen salaris- en boekhoudsoftware.

Voorgestelde situatie
Het automatisch kunnen uitwisselen van boekingen tussen alle standaard salarissoftware en boekhoudsoftware op basis van RGS. In elk geval op het niveau van de loonjournaalpost en zo mogelijk op het niveau van een loonverdeelstaat en de werkkostenregeling. Waarna de markt dit breed kan toepassen.

Aanpak
Onderzoeksbureau GBNED is gestart met een verkenning naar de haalbaarheid van bovenstaande.
Met in eerste instantie enkele vragen aan betrokkenen en de markt.

Vragen aan RGS gremia en de markt (gebruikers én softwareleveranciers)

1. Wie is bereid een grootboekrekeningschema beschikbaar te stellen met een koppeling van RGS-codes aangaande de salarisverwerking en het boeken van loonkosten? Al dan niet in combinatie met de werkkostenregeling. 
   
   
2. Wie is bereid mee te denken c.q. te helpen om de voorgestelde situatie verder gestalte te geven?

Ik hoop hiermee een positieve bijdrage te leveren aan de verdere uitrol van RGS.

Voor meer informatie en reactie:
Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED
Mob 06 10069402
Email gerard@gbned.nl