Door Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED

Een goede samenwerking tussen salaris- en boekhoudsoftware is een vereiste voor een efficiënte administratie. Voorkomen moet worden dat het werken met afzonderlijke software voor de salarisadministratie en de boekhouding leidt tot het handmatig dubbel invoeren van gegevens. RGS kan uitkomst bieden als uniform rekeningschema, mits opgenomen in Salaris- en Boekhoudsoftware.

In de meest basale vorm levert de salarisadministratie de volgende journaalpost op die opgenomen wordt in de boekhouding: 

Loonkosten
Aan te betalen netto loon
Aan te betalen loonheffing
Aan te betalen pensioenpremie

Bij de hiervoor genoemde journaalpost voor de lonen, desgewenst uitgebreider en aangevuld met mutaties voor de werkkostenregeling, moet dan binnen de salarisadministratie opgegeven worden op welke grootboekrekeningen geboekt gaat worden. Om dat laatste gecontroleerd te doen moet er een koppeling zijn tussen de salarisadministratie en het gehanteerde rekeningschema van de boekhouding. Er zijn in de praktijk tientallen salarispakketten en nog meer boekhoudpakketten. Een koppeling (op het niveau van rekeningschema) tussen al deze systemen is onbegonnen werk. Het RGS biedt hiervoor uitkomst. Alle salarispakketten kunnen een koppeling maken met het uniforme rekeningschema RGS. RGS is een open standaard en daarmee vrij beschikbaar voor alle leveranciers van salarispakketten. De aangeleverde boekingen op basis van RGS worden binnen de boekhouding dan automatisch vertaald naar de corresponderende grootboekrekeningen. In de praktijk ondersteunen steeds meer boekhoudpakketten de standaard RGS. Zie voor dit laatste de website www.rgsready.nl.

Het RGS-schema
Als het gaat om salarissen, lonen en personeelskosten telt het huidige RGS-schema (3.2) zo'n 130 RGS codes én ruim 120 RGS codes voor de WKR (werkkostenregeling). Totaal ruim 250 RGS-codes. Die codes zullen niet allemaal van toepassing zijn voor het uitwisselen van gegevens tussen salaris- en boekhoudsoftware. Maar er is een ruime keuze in elk geval.

Interessant is ook te noemen de "RGS casus lonen, salarissen en personeelskosten". Met onder andere een uitgebreid voorbeeld van de loonjournaalpost op basis van RGS. Maar ook: uitkering van verlofdagen en verlofuren, tantièmes en gratificaties, personeelsvereniging en personeelsfonds, voorschotten aan personeel en auto- en reiskosten. En de (loon)kosten in relatie tot de werkkostenregeling. Totale omvang ruim 40 pagina's. 
Gratis aanvragen RGS casus lonen, salarissen en personeelskosten.

Aanpak
Net als bij de RGS brugstaat is het de bedoeling om samen met softwareleveranciers, in dit geval van salaris- en boekhoudsoftware, een standaard koppelvlak (bestandsindeling) op te zetten om de loonjournaalpost via een uniform formaat uit te kunnen wisselen tussen salaris- en boekhoudsoftware. 

Enkele condities voor deze aanpak zijn:

1. Softwareleveranciers bereid vinden om het koppelvlak te helpen opzetten; het dus alleen om de bestandsindeling. De wijze van uitwisselen (export, import, API) laten we graag aan de markt zelf over.
   
   
2. Leveranciers van salarissoftware moeten bereid zijn om RGS als standaard rekeningschema te kunnen koppelen. In de praktijk zal dat laatsten betrekkelijk eenvoudig zijn om het RGS-code openbaar beschikbaar is en veel salarispakketten al de mogelijkheid hebben een rekeningschema te koppelen.
   
   
3. Leveranciers van salaris- en boekhoudsoftware moeten bereid zijn om het koppelvlak daarwerkelijk in te bouwen.

16 leveranciers van boekhoudsoftware hebben RGS zodanig geïmplementeerd dat gebruikers met RGS kunnen werken op basis van het normerkader RGS Ready. Dat moet dus in orde komen.  

Ik hoop hiermee een positieve bijdrage te leveren aan de verdere uitrol van RGS.

Voor meer informatie en reactie:
Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED
Mob 06 10069402
Email gerard@gbned.nl