Blog door Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED

Robotic process automation (RPA) en robotic accounting worden in de praktijk soms door elkaar gebruikt. Beide begrippen hebben echter een andere betekenis met wel het zelfde doel, te weten: het overnemen van handmatige administratieve taken door de computer.

Bij Robotic process automation gaat het om administratieve bedrijfsprocessen, waarbij de workforce (arbeidscapaciteit) van repeterende en voorspelbare bedrijfsprocessen vervangen wordt door automatisering. Er wordt ook wel gesproken over "workforce emulate", oftewel het imiteren/nabootsen van menselijke handelingen (die repeterend en voorspelbaar zijn).

Robotic accounting heeft betrekking op accounting (oftewel bedrijf administratieve functies). Boekhoudfuncties in de brede zin van het woord, zoals uitgaande facturering, elektronische factuurverwerking, bankmutaties, elektronisch uitwisselen van gegevens met andere systemen en andere, repeterende, boekhoudfuncties.

RPA en robotic accounting worden hierna verder toegelicht, waarbij afsluitend het begrip robotic auditing aan de orde komt.

RPA
Het gaat bij RPA altijd om rule based processen (in tegenstelling tot principal based) waarbij sprake is van vaste regels. Ook moet sprake zijn van gestructureerde informatie. Een ingescand PDF-document (denk aan inkomende factuurverwerking) of een tekst in een email vallen hier niet onder.

Bij RPA wordt gesproken over ‘bots’ als het gaat om functies om handelingen automatisch uit te voeren. Dergelijke functies kunnen zowel geïnstalleerd zijn op een werkstation (denk aan een notebook) van een medewerker als op een server. Ook zijn er ‘webbased’ RPA- toepassingen die geïnstalleerd worden op bekende cloud platforms, zoals: Microsoft Azure, Amazon Web Services, Google Cloud Platform en Oracle Cloud.

Bij het toepassen van RPA wordt onderscheid gemaakt tussen:

1. Attended RPA; dit zijn RPA toepassingen (bots) die door een medewerker worden opgestart, al dan niet zijnde een deelproces dat op basis van RPA uitgevoerd wordt.
     
2. Unattended RPA; dit zijn autonoom werkende RPA toepassingen (bots) die volledig geautomatiseerd zijn zonder menselijke handelingen. Deze toepassingen starten ook geheel automatisch.

Voor interactie met bestaande systemen is bij RPA het principe dat een bestaand systeem NIET aangepast hoeft te worden. Een bot is als het ware een schil om het systeem heen dat gebruikershandelingen via het toetsenbord of de muis nabootst. Wel kan bij RPA gebruik gemaakt worden van bestaande interfacetechnieken (zoals API-techniek en SQL-interfaces) om gegevens met bestaande systemen uit te wisselen.

Robotic accounting
In tegenstelling tot RPA heeft robotic accounting in veel gevallen wel betrekking op bestaande processen die hiervoor aangepast en uitgebreid worden. Robotic accounting is hierbij een verzamelnaam voor meerdere ontwikkelingen en technieken die toegepast worden op accounting software. Onder dit laatste wordt in eerste instantie boekhoudsoftware verstaan, maar robotic accounting kan ook betrekking hebben op onder andere ERP-systemen, webwinkelsoftware en salarissoftware. Voor zover ontwikkelingen als PSD2, blockchain, elektronisch factureren en RGS bijdragen tot het door de computer overnemen van handmatige handelingen beschouwen we deze ontwikkelingen ook tot het domein van robotic accounting.

Om robotic accounting te kunnen duiden en meten is “Robotic proof” opgesteld als referentiekader en meetlat om aan te geven in welke mate bepaalde administratieve software “robotic accounting” ondersteunt. Zo is robotic proof uitgewerkt voor elektronisch factureren, elektronische factuurverwerking, scannen en herkennen van boekingsdocumenten, elektronisch bankieren, rapportages aan externe partijen en overige gegevensuitwisseling op basis van API’s.

Zo kan een boekhoudpakket elektronisch factureren ondersteunen, maar de vraag is dan of je elektronisch factureren als verzendwijze van de factuur per cliënt eerst handmatig moet instellen? Niet zo erg als je tien cliënten hebt, maar het wordt al lastiger bij tientallen of meer cliënten. Hoe weet je in dat geval of een cliënt PEPPOL ondersteunt als ontvangstkanaal van elektronisch factureren? Als je dat eerst handmatig een voor een moet uitvragen is niet echt sprake van “robotic accounting’. Goede factuur- c.q. boekhoudsoftware kan automatisch bepalen of een cliënt op PEPPOL is aangesloten en die verzendwijze dus ook automatisch instellen. Dat laatste is dan ook één van de robotic proof eigenschappen.

Robotic auditing
In het verlengde van Robotic accounting kennen we voor audit activiteiten het begrip Robotic auditing, oftewel voluit "Robotic audit automation" (RAA). Dit zorgt ervoor dat handmatige audittaken (denk aan een jaarrekening controle) overgenomen worden door de computer. Bij RAA gaat het in het bijzonder om audit activiteiten, zoals continuous auditing en daarbinnen data analyse gericht op de auditfunctie. Bij robotic accounting wordt er steeds meer ‘automatisch geboekt’. Dus minder werk voor de traditionele boekhouder aan de voorkant. In het verlengde hiervan kennen we ook de ‘zelf-controlerende administratie’, dat van invloed is op de traditionele accountancy werkzaamheden aan de achterkant. Een zelf-controlerende administratie is een belangrijk onderdeel van RAA. Hierbij wordt de accountant c.q. auditor gevraagd vooraf audits te definiëren die ingebouwd kunnen worden in administratieve software. Interessant aan dit laatste is dat de traditionele auditfunctie aan de achterkant wordt verplaatst naar de voorkant. De traditionele auditor verlaat hiermee als het ware zijn comfortzone en wordt geacht vooraf na te denken over de auditfuncties in administratieve software (ook over systemen heen). De auditor is dan als het ware mede architect van een softwaresysteem en dus mede verantwoordelijk voor de betrouwbaarheid van een dergelijk systeem.