Door Lucas Mul, Summitto.

In deze aflevering van summitto’s VAT Talks, spreken wij met Gerard Bottemanne. Gerard doet al jaren onderzoek op het gebied van administratieve software en daaraan gerelateerde onderwerpen. Een voorbeeld hiervan is E-facturatie, iets dat ook erg relevant kan zijn voor het bestrijden van btw-fraude. In het artikel bespreken we daarom de laatste ontwikkelingen binnen het E-facturatie landschap in Nederland en de EU, het belang van harmonisatie en de rol van Peppol hierbij. 

Zou je ons iets meer kunnen vertellen over je achtergrond en je huidige werkzaamheden?
“Ik heb een IT achtergrond en een boekhoudkundige achtergrond. Dat laatste via het klassieke pad van Praktijkdiploma boekhouden (PD), Moderne bedrijfsadministratie (MBA) en Staatspraktijkdiploma Boekhouden (SPD I+II). Op dit moment doe ik voornamelijk onderzoek naar administratieve software en daaraan gerelateerde ontwikkelingen, zoals E-factureren, cloud computing, robotic accounting, PSD2 en RGS. De informatie daarover heb ik verzameld via de website softwarepakketten.nl. Daarnaast organiseer ik bijeenkomsten met betrekking tot de eerder genoemde onderwerpen, iets dat op dit moment even plat ligt helaas. Tot slot heb ik het Keurmerk betrouwbaar boekhouden voor standaard boekhoudsoftware, RGS-ready voor standaard boekhoudsoftware en UBL-ready voor elektronisch factureren.”

Wat trekt je zo aan in e-facturatie?
“Standaardisatie vind ik erg belangrijk en daarmee dus de mogelijkheid creëren om facturen 100% automatisch uit te wisselen tussen de administratiesystemen van afzender en ontvanger. We hebben het tegenwoordig over artificial intelligence (AI), Big Data en Blockchain. We vliegen naar de ruimte. Maar iets eenvoudigs als een factuur wordt nog steeds op papier of PDF uitgewisseld. Dat vind ik te zot voor woorden. Alles is tegenwoordig elektronisch, we kopen spullen bij webwinkels etc. en dan zijn we klaar aan het einde van de rit en sturen we een factuurtje op per post…”

“We zijn nu al meer dan 10 jaar bezig met elektronisch factureren en het is nog steeds in ontwikkeling. Wat mij dan aantrekt is hoe kan je het voor elkaar krijgen dat bedrijven er dan toch gebruik van gaan maken. Wat ik ook interessant vind om te zien is dat er bepaalde bedrijven met elkaar gaan concurreren in plaats van samen te werken. Ik zie veelal dat leveranciers van boekhoudsoftware graag willen samenwerken, maar clubjes daaromheen houden ontwikkelingen juist weer tegen vanwege andere belangen. Dan wordt er bijvoorbeeld een verdienmodel opgericht, dat niet louter gebaseerd is op het gemeenschappelijke. Ik vind het altijd een enorme uitdaging om dat te doorbreken, vind ik zelfs leuk.”

Wat is Peppol nou eigenlijk?
“Peppol is eigenlijk een netwerk, een speciaal beveiligd netwerk waar afzender en ontvanger, na ‘On Boarden’ elektronische facturen uit kunnen wisselen. In feite is het een afsprakenstelsel met technische richtlijnen waar je je aan moet houden. Je zou het kunnen vergelijken met bepaalde internetprotocollen.”

“Het ‘On Boarding’ gaat als volgt: je moet allebei aangesloten zijn op Peppol en dat kun je zien als jij een bankrekening wilt openen dan moet je ook ‘On Boarden’, dan moet je je even legitimeren, je moet een klein bedrag overmaken of iets dergelijks etc. Dat is het ‘On Boarden’, je moet je dus eenmaal kenbaar maken als organisatie of als persoon van een organisatie om te controleren of jij degene bent die je zegt dat je bent. Authentificeren heet dat met een duur woord. Wanneer dat is gebeurd, dan krijg je een Peppol ID. Dit is voor bedrijven meestal een Kamer van Koophandel nummer en voor overheden het overheidsidentificatienummer (OIN), maar dat mag ook een GLN nummer zijn. Dit nummer is dan vervolgens ook gekoppeld aan het adres waar de facturen naartoe moeten via Peppol. Als je dus een factuur stuurt naar het Kamer van Koophandel nummer, dan weet het netwerk precies waar de factuur naartoe moet.”

“En alhoewel op dit moment met name voor B2G wordt gebruikt, wordt het ook steeds meer gebruikt voor B2B. De overheid is heel erg gefocust geweest, vanwege de verplichtstelling in 2019, op het ontvangen van elektronische facturen. Nu zie je echter dat overheden ook bezig zijn om de uitgaande factuur stroom op te pakken. En ook B2B gebeurt al grootschalig. Kijk naar Scandinavische landen die al jarenlang operationeel zijn met Peppol. Dit is niet nieuw, maar het is wel zo dat Peppol nog een aantal ontwikkelingen kent en de belangrijkste daarvan is op dit moment retourberichten. Je stuurt nu namelijk een factuur naar iemand en dan is het nog maar de vraag of iemand dat ding ook krijgt. Er kan namelijk van alles misgaan in de tussentijd. Daarom heeft Peppol ook de mogelijkheid om ook met retourberichten te werken, daar is Peppol klaar voor. Daarom is de overheid ook bezig om te kijken om dit operationeel te maken dat er naar de zender een ontvangstbevestiging wordt gestuurd.”

“Peppol is hier klaar voor, daar zit het probleem niet, maar je moet je voorstellen dat het eerst vanuit het legacy systeem van de ontvanger weer terug naar zijn serviceprovider moet. Vervolgens wordt het (retour)bericht dan via Peppol afgeleverd bij de serviceprovider van de afzender. Deze laatste levert het bericht dan af bij het legacy systeem van de zender. Er zijn dus nogal wat systemen en partijen bij betrokken. Dat proces is nu voorzichtig gestart en in België al operationeel, zij het op kleine schaal.”

“Dan is er ook nog de BIS V3, wat de factuur specificaties zijn zoals Peppol deze gedefinieerd heeft. Dit is best een ingewikkeld verhaal, maar laten we bij het begin beginnen. Je hebt de grote standaard UBL, daar heb je wel 2000 elementen, alleen bij een aantal elementen ben je vrij om dat op een bepaalde manier in te delen. Er staat bijvoorbeeld landcode, waar je Nederland, Ned of NL kan invullen. Dan heb je vervolgens subsets, en die subsets die schrijven voor hoe je dit precies moet invullen. En een van die subsets is de EN16931 en dat is de subset die door de Europese Commissie is samengesteld waar alle lidstaten aan moeten voldoen. En dat is heel mooi, er is gewoon een standaard waar o.a. in staat welke ISO code voor landcode aanduiding gebruikt moet worden en de code voor verzendwijze, noem maar op. Dit geld ook voor het btw-nummer bijvoorbeeld.”

“Voor de EN16931 waren er andere subsets, waaronder Peppol BIS. Peppol zat ook met de te grote vrijheden en hebben daarom zelf een subset gemaakt. Vanuit die Peppol subset is ook weer de SI (Simplerinvoicing) UBL ontstaan. Inmiddels is dat rechtgetrokken, er is namelijk de Europese subset en Peppol BIS V3 is volledig gebaseerd op de Europese subset. Dat is dan weer aangevuld met een aantal kleine dingetjes wat te maken heeft met het Peppol netwerk zelf, namelijk met de adressering en wat validaties. In Nederland hebben we als subset NLCIUS, maar gaan hopelijk aansluiten bij de Peppol subset, net zoals de Scandinavische landen en Italië hebben gedaan. Zij zeggen wij hanteren Peppol BIS V3 met een aantal kleine aanpassingen in met name in het btw regime, aangezien elk land een weer ietwat andere btw regelgeving heeft. Hopelijk kunnen we in Nederland ook naar die Peppol BIS V3. En het mooie is dat die documentatie allemaal eenduidig bij Peppol gedocumenteerd is en dan heb je niet meer allerhande sets van documentatie."

“Er wordt op dit moment flink werk gemaakt van harmonisatie vanuit de overheid (met name het Ministerie van Binnenlandse Zaken en koninkrijksrelatie - BZK). Dat is ook een van de redenen waarom ik ben aangehaakt bij deze harmonisatie omdat hier nu écht stappen in worden gemaakt en dat vind ik gaaf.”

Er is niet altijd duidelijkheid over wat e-facturatie nou betekent, verschillende partijen gebruiken verschillende definities:

“Tijdens het NMBF overleg van 16-4-2020 begreep ik dat de Belastingdienst het versturen van een digitale factuur als PDF-bijlage per email ook beschouwd als elektronische factuur”

Hoe zou jij e-facturatie definiëren en waarom is zo’n eenduidige definitie noodzakelijk?
“Een elektronische factuur betekent niks anders dan het volgende:

Het op elektronische wijze in een afgesproken formaat verzenden van facturen door een leverancier en het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van facturen door een afnemer."

“Daarnaast wordt het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van facturen ook wel elektronische factuurverwerking genoemd. En waarom is duidelijkheid over zo’n definitie nou zo belangrijk, dat komt onder meer doordat in het verleden de Belastingdienst aangaf dat het versturen van een PDF via e-mail elektronisch factureren is. Deze spraakverwarring is er jarenlang geweest, maar gelukkig is iedereen het inmiddels eens over de definitie. Datgene dat de Belastingdienst bedoelde met een PDF die via e-mail wordt verstuurd is een digitale factuur die elektronisch wordt verzonden. Dit is geen elektronische factuur. Ik moet je hierbij heel eerlijk bekennen dat een jaar of 5 geleden ik het ook niet een heel belangrijke discussie vond en dat ik het zelf ook heb moeten leren om het verschil te duiden.”

Deze onduidelijkheid is ook terug te zien in de verschillende e-facturatie standaarden. Hoe ziet dit landschap eruit in Nederland en wat zijn de gevolgen van zo’n versplinterd landschap?
“Ik ben het niet helemaal eens met de stelling dat het erg versplinterd is. We gebruiken namelijk allemaal UBL of UN/CEFACT. Wel zijn er de nodige subsets van UBL in omloop. Dit is meestal per land of het zijn voorlopers van EN 16931. Belangrijk te noemen is dat die Europese standaard losstaat van UBL, het is een semantische standaard. Hierbij heeft de Europese Commissie gezegd, je mag UBL gebruiken en UN/CEFACT. Dit laatste is ook een formaat in XML en wordt met name door Duitsland en Frankrijk gebruikt onder de naam Factur-X. Wat het mooie is van hun standaard is dat zij een PDF hebben, met daarin een XML bestand.”

Wat is/was de rol van simplerinvoicing? En weet je of dit in andere landen op eenzelfde manier is georganiseerd?
“Simplerinvoicing had de rol als Nederlandse Peppol-autoriteit. Per 1 oktober 2020 neemt het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) het beheer en toezicht op de infrastructuur voor e-facturatie echter op zich. Met een overgangsperiode tot eind 2020 voor bestaande service providers. Inmiddels is de website www.peppolautoriteit.nl een feit. Internationaal gezien is dit een logische stap, aangezien Nederland het enige land was dat een aparte stichting voor dit beheer en toezicht had. We lopen nu dus weer in de pas met de rest.”

Wat is denk je de meest interessante recentelijke ontwikkeling met betrekking tot de digitalisering van de boekhouding?
“PSD2 vind ik op dit moment een erg interessante ontwikkeling. Dat is de mogelijkheid dat een derde partij elektronische bankafschriften ook kan binnenhalen. Op dit moment is het zo dat dat allemaal via banken en boekhoudpakketten zelf gaat, iets dat niet altijd even lekker loopt. PSD2 is daarom ook een grote ontwikkeling, waarbij leveranciers van boekhoudpakketten aan het kijken zijn of zij zelf een vergunning kunnen krijgen. Banken zijn dan namelijk verplicht om elektronische bankafschriften in een bepaald formaat aan te leveren. Dat is op dit moment hot.”

“Ik noem ook maar even big data, want dat gaat eigenlijk over robotic accounting. Kijk, robotic accounting vind ik een beetje een gehypte term (iets dat ook geldt voor Machine Learning en Artificial Intelligence), maar goed. Je ziet dat heel veel op dit moment is gebaseerd op 1 administratie en je kunt daar, heel simpel gezegd, boekingsintelligentie op bouwen. Bijvoorbeeld, als jij een factuur binnen krijgt en die boek jij op een bepaalde grootboekrekening, dan kan het systeem de volgende keer dat jij diezelfde factuur binnen krijgt voorstellen van ‘je hebt deze factuur vorige keer daarop geboekt, wil je dat weer?’ Een derde of vierde keer kan een systeem dat automatisch doen. Je kunt je voorstellen dat grote concerns zoals Exact en Visma die boekings intelligentie kunnen toepassen over meerdere administraties heen. Denk aan 10 bedrijven die dezelfde factuur hebben ontvangen en op dezelfde rekening hebben geboekt, dan zal de 11de dat waarschijnlijk ook doen. Enerzijds is dat om automatisch te kunnen boeken, maar anderzijds is het om te kunnen benchmarken. Het staat nog in de kinderschoenen, maar over het algemeen is data op dit moment erg belangrijk binnen bedrijven.”

Wat zijn volgens jou de grootste pijnpunten voor ondernemers als zij een Peppol aansluiting willen hebben?
“Eigenlijk zie ik geen echte pijnpunten. Er is slechts 1 puntje dat ik wel graag wil noemen, de On Boarding. Stel je zegt: ‘ja ik wil elektronisch factureren’, dan moet je je autoriseren, iets dat vaak door je boekhoudpakket wordt geregeld. Een klein aandachtspuntje hierbij is een verhuizing. Stel je werkt eerst met boekhoudpakket A, maar ik ga straks werken met boekhoudpakket B. Hoe weet Peppol dan dat de factuur niet meer naar boekhoudpakket A, maar naar boekhoudpakket B moet. Het kan ook nog gebeuren dat ik voor uitgaande facturen boekhoudpakket A gebruik en voor inkomende facturen boekhoudpakket B. Tja, hoe weet Peppol dat. Dit zijn van die vragen die ik dan de gemeenschap ingooi, waarvan zij dan waarschijnlijk denken: ‘daar heb je die zeurpiet Gerard Bottemanne weer’. Het zijn echter wel dingen die in de praktijk kunnen spelen.”

E-facturatie wordt in sommige landen (Latijns-Amerika, maar ook Italië etc.) ook gekoppeld aan invoice reporting om btw-fraude tegen te gaan. Wat vindt je van deze ontwikkelingen, wat is de impact op bedrijven denk je?
“Ik vind dit zelf wel goede ontwikkelingen, ik snap namelijk dat de btw gecontroleerd moet worden. Het enige dat mij zorgen baart is dat al die landen dit op individuele basis doen. Ik ben zo bang dat als wij straks een factuur sturen je met heel veel verschillende systemen te maken hebt. Dan ben je eigenlijk weer terug bij af, want dan hebben we elektronisch factureren klaar, we hebben Peppol, we hebben UBL, Europees gezien allemaal kortgesloten en dan krijgen we vervolgens de btw wetgeving per land waardoor we alsnog per land allerlei moeilijke interfaces moeten gaan ontwikkelen. Dat is mijn enige en voornaamste zorg. Ik zou daarom graag zien dat ze wat meer met elkaar harmoniseren en dat ze bijvoorbeeld kijken wat Peppol kan betekenen.”

Als je 1 advies zou mogen geven aan de Europese Commissie om e-facturatie te bevorderen, wat zou dit dan zijn?
“Ik heb het eigenlijk net al gezegd: nog meer inzetten op afstemming tussen de verschillende lidstaten. Zorg voor harmonisatie en transparantie!"

Summitto zou graag Gerard bedanken voor het delen van zijn kennis en ervaring. Mocht je meer willen weten over summitto’s werkzaamheden i.v.m. het bestrijden van btw-fraude, stuur ons dan vooral een bericht via info@summitto.com of volg ons via https://summitto.com/ .

Het originele artikel in het Engels "VAT Talks - Gerard Bottemanne" is beschikbaar op de website van Summitto.