Softwarepakketten.nl
Exact Software

White papers

Inzicht in geldstromen (cashflow) en het nut van de Auditfile financieel (XAF) en bankmutaties

Plaatsingsdatum 18-10-2020
Berichtdatum Oktober 2020

Door Team Easy2Analyse

Zijn de geldstromen in beeld?
Geld, dagelijks hebben we er mee te maken. Zonder erbij na te denken gebruiken we het woord geld. De betekenis wordt daarbij bepaald door de context waarin we het woord op dat moment gebruiken. Een specifieke uitleg is daarbij meestal dan ook niet nodig. Er zijn echter zeker meerdere betekenissen, kijk maar eens op https://nl.wikipedia.org/wiki/Geld.

Een onderneming kent verschillende geldstromen: Geld komt onder andere binnen door omzet, subsidies, teruggaven BTW en crediteringen op inkopen. Het geld verlaat de onderneming door bijvoorbeeld betalingen aan inkopen, loonkosten, huur, belastingen en energie.Dit zijn maar enkele voorbeelden. Naarmate de onderneming groeit worden de geldstromen talrijker en mogelijk complexer omdat het aantal afnemers en leveranciers groeit, het aantal bankrekeningen kan toenemen, betalingsregelingen kunnen worden getroffen en zich diverse andere ontwikkelingen voor kunnen doen.
Naarmate de tijd vordert kan het een hele uitdaging worden om grip te houden op de geldstromen en daarmee op de prestaties en positie van de hele onderneming.

Automatisering biedt gelukkig een aantal mogelijkheden om u daarbij te ondersteunen.
In dit artikel gaan wij in op een aantal invalshoeken zoals die door Easy2Analyse worden geboden.

Waarin worden de geldstromen vastgelegd
De primaire vastleggingen van geldstromen vinden we terug in de het kasboek en/of de kassa-administratie en in bankafschriften (deze noemen we voor het gemak even de subadministratie). Vanuit deze primaire vastleggingen ligt er een relatie met het grootboek waarin de ontvangst of uitgave wordt verantwoord. Bij een geautomatiseerde verwerking is er veelal ook sprake van een koppeling tussen de financiële administratie (het grootboek), de bank en de afrekensystemen.

Door de geautomatiseerde verwerking zijn de vastleggingen veelal op een zeer laagdrempelige manier toegankelijk namelijk:

De auditfile financieel is beschikbaar als export in praktisch alle boekhoudpakketten en bankmutatiebestanden kunnen makkelijk worden gedownload bij de betreffende bank. Let er dan wel op dat u als type bestand kiest voor het CAMT.053 of Swift (MT940) formaat.
Voor de vastleggingen in de kassa is er in veel afrekensystemen ook de mogelijkheid voor het aanmaken van een auditfile afrekensystemen (XAA). In dit artikel laten we deze even buiten beschouwing.

Op basis van deze bestanden is het relatief eenvoudig om inzicht te krijgen in de geldstromen.

Welke informatie kunnen deze vastleggingen leveren
Door gebruik te maken van de bovengenoemde bestanden zijn er tal van waardevolle analyses te maken die helpen om grip te krijgen op het reilen en zeilen van de onderneming. Hieronder noemen we er enkele:

  • Betalingstermijn debiteuren en crediteuren: betalen de debiteuren op tijd worden de crediteuren tijdig betaald?

  • Een overzicht waarin duidelijk wordt welke grootboeken worden gevoed vanuit de dagboeken. Hieruit wordt bijvoorbeeld duidelijk:
    - Worden er veel omzet boekingen in het memoriaal geboekt
    - Komen er in het verkoopboek omzet boekingen voor of in het inkoopboek verkopen
    - Worden debiteurenbetalingen wel in het bankboek geboekt.

    Hieronder een korte impressie van dit overzicht:

    Grootboek en dagboeken

    Deze afbeelding met bolletjes en lijnen lijkt op het eerste gezicht wat onoverzichtelijk. Het biedt echter snel een compleetoverzicht van de geldstromen! Zo zijn de grotere bollen de objecten die met veel andere objecten verbonden zijn. Dit zijn de in het algemeen de dagboeken die relaties met de grootboeken hebben. De dikte van de omlijning om de bollen betekent dat er veel waarde in omgaat. De grijze lijnen representeren de positieve transacties tussen de bollen, de rode lijnen de negatieve transacties. Hoe dikker de lijn hoe hoger het totaal van de transacties. Zo ziet u bijvoorbeeld al snel dat er vanuit de verkoopboeken dikke lijnen naar Debiteuren lopen. Dit is te verwachten. Opmerkelijker is de rode lijn vanuit het memoriaal naar Debiteuren. Een tegenboeking op Debiteuren vanuit het memoriaal dus.

  • Verhouding omzet - inkopen – kosten
    Dit overzicht kan periodiek worden aangemaakt om de prijsstelling te controleren.
    Zo kan er bijvoorbeeld een overzicht worden gemaakt waarmee de kwartaalcijfers worden getoond:

    Verhouding omzet, inkoop en kosten

    Met een grafiek wordt het vaak nog duidelijker. Als voorbeeld wordt hieronder een grafische weergave van de maandelijkse cijfers gedurende het jaar getoond:

    Verhouding omzet, inkoop en kosten per maand

  • Berekening van kengetallen zoals liquiditeit (kan de onderneming haar schulden nog betalen?), solvabiliteit (kan de onderneming tegen een stootje?), rentabiliteit (is de onderneming nog winstgevend?) en retun on sales (efficiency van de onderneming).
    Met deze kengetallen kan niet alleen de gezondheid van de onderneming inzichtelijk worden gemaakt, maar kan ook een vergelijking met andere ondernemingen worden gemaakt.
      
  • Controle op juistheid en volledigheid van de betalingen aan de hand van een vergelijking van bankmutaties met het overzicht van debiteuren en crediteuren.
    Indien in de financiële administratie blijkt dat andere bedragen zijn afgeboekt op debiteuren dan in de bankmutaties zijn opgenomen dan is dat een reden om daar onderzoek naar te verrichten.

  • Het kan van belang zijn om een overzicht aan te maken waarmee in één oogopslag de geldstromen binnen de bankmutaties zichtbaar worden. Bijvoorbeeld als volgt:

    Geldstromen binnen bankmutaties

    In dit overzicht is zichtbaar hoe de bancaire geldstromen lopen, zowel de inkomende als uitgaande geldstromen, tevens is het saldo per tegenrekening zichtbaar. Hiermee wordt snel duidelijk welke de belangrijkste geldstromen zijn.
    Door op basis van de tegenrekening een koppeling te maken met het auditfile financieel kan worden gecontroleerd of de afnemers en leveranciers voor dezelfde bedragen voorkomen in de financiële administratie als in de bankmutaties. Dit is ook handig om betaalstromen die niet in de financiële administratie zijn opgenomen in beeld te krijgen.
      
  • Omzet is geen cashflow: om deze reden loont het de moeite om de daarom daadwerkelijk binnenkomende geldstroom uit de bankmutaties te vergelijken met omzetcijfers. Treden daarbij grote verschillen op dan verdient dat nader onderzoek.

Wat is nodig om dergelijke analyses uit te kunnen voeren zijn
Feitelijk is er niet veel voor nodig. Maak het vooral niet moeilijker dan nodig:

  • gebruik de auditfile financieel en de bankbestanden. In de praktijk levert het verkrijgen hiervan weinig problemen op;
  • - bepaal welke analyses van belang zijn. Wat wilt u analyseren en welke reken- en vergelijkingslogica wilt u toepassen;
  • - kies een tool waarin de analyses al zijn ‘voorgebakken’. Uiteraard kunt u de analyses zelf definiëren in een tool zoals Excel. Een
      kant en klare tool scheelt echter veel tijd en helpt fouten te voorkomen en wellicht ook veel frustratie.

Functioneel gezien is het proces dan verder redelijk straight forward: selecteer de gewenste analyse, voer deze uit, trek een conclusie, acteer op de uitkomsten en documenteer deze. Herhaal dit voor alle gewenste analyses.

Easy2Analyse biedt meer dan 140 standaard analyses die nuttige informatie geven voor de interne beheersing van uw bedrijf, of die de accountant helpen bij de diverse controles en adviezen. Naast de standaard analyses biedt het programma ook functionaliteit om specifiek in te zoomen op de data met behulp van filters, expressies en scripts. Uiteraard wordt het hele analyse proces, van identificatie van de bronbestanden, uitgevoerde analyses, gemaakte expressies en views automatisch gedocumenteerd.

Om specifiek te kijken naar bepaalde rubrieken in de jaarrekeningen zoals liquide middelen, debiteuren en crediteuren, kosten en omzet en daarmee samenhangende analyses moeten specifieke geldstromen worden geïdentificeerd.

Referentie Grootboek Schema (RGS)
RGS is het grootboekrekeningschema dat is gebaseerd op een gestandaardiseerde codering van financiële gegevens. Zie ReferentieGrootboekSchema en Boekhoudplaza.nl voor nadere info. Als de RGS codering aanwezig is in de auditfile financieel kunnen analyses sterk vereenvoudigd worden. Met de RGS codering is iedere afzonderlijke grootboekrekening al voorzien van een code voor de jaarrekening. Dit biedt als voordelen:

  • Snel aanmaken van kengetallen;
  • Handmatig koppelen grootboek aan jaarrekening is niet meer nodig;
  • Rechtstreeks vanuit het grootboek verzorgen van rapportage of aangifte aan belastingdienst, banken, CBS en andere overheidsinstellingen;
  • De interne controle is sneller uitvoerbaar en er is direct inzicht in de resultaten van de onderneming.

Easy2Analyse is RGS ready, met andere woorden: als een auditfile wordt ingelezen waarin de RGS codering aanwezig is worden alle grootboekrekeningen automatisch gekoppeld aan de jaarrekening rubrieken zodat het analyseren van de data nog gemakkelijker wordt!

Tot slot
Door de toenemende omvang en complexiteit van geldstromen is aan een gedegen monitoring en/of controle zeer zinvol. Zowel de organisatie zelf als de adviseur en/of accountant hebben daarbij (een gemeenschappelijk) belang. Met relatief eenvoudige middelen kan de ‘technische’ barrière worden geslecht om snel en efficiënt relevante analyses te kunnen uitvoeren.

De kansen op een betere beheersing liggen voor het oprapen. Dit geldt voor het benutten van de mogelijkheden van de auditfiles, bankbestanden en niet in de laatste plaats de toepassing van RGS.
Naar onze mening zijn deze kansen vandaag de dag meer dan welkom. Laten we ze dan ook hard benutten.

Gratis Auditfiles Viewer
Easy2Analyse biedt kosteloos een Auditfiles Viewer. De Auditfiles Viewer maakt het voor de eindgebruiker mogelijk auditfiles eenvoudig te ontsluiten, te controleren en op basis hiervan, indien nodig, fouten in de administratie herstellen. Gegevens worden gebruiksvriendelijk gepresenteerd. Daarbij is ook voorzien in drill-down- en sorteermechanismen.

De gratis Auditfiles viewer is te downloaden via https://www.easy2analyse.nl/gratis-audit-file-viewer/ 

Voor meer informatie bezoek onze website www.easy2analyse.nl 

Voor actueel nieuws, ontwikkelingen en wetenswaardigheden volg ons op LinkedIN.
 

Categorie(n) Branche > Accountantskantoren, XML Auditfiles, GRC en Assuring, Audit en data analyse, Soort > Financial Planning and Analysis (FP&A), Branche > Financials, SEPA, Branche > Accountantskantoren > Software advies, RGS (ReferentieGrootboekSchema)
Bronvermelding Easy2Analyse
Internet URL https://www.easy2analyse.nl

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.

Terug

Seminar RPA en robotic accounting

Voorjaar 2021
Seminar RPA en robotic accounting
Met ook gerelateerde ontwikkelingen, zoals: Artificial intelligence (AI), Elektronisch factureren, Purchase-2-Pay, PSD2, Blockchain en Chatbots.
Meer informatie en deelname...



AFAS Software


Visma Software


MUIS Software


RADAR Software


Tecknow



Onerzoeksbureau GBNED