Het is natuurlijk belangrijk om rekening te houden met de beschikbaarheid en wensen van het personeel. Maar dit kan weleens voor een ingewikkelde klus zorgen.
Hierbij vijf tips om het inplannen van personeel efficiënt en goed te laten verlopen.
- Laat de beschikbaarheid 2 weken van te voren invoeren door het personeel
Probeer zo veel mogelijk roosterwijzigingen te vermeiden, dit kan namelijk veel tijd kosten als meerdere medewerkers dit wekelijks aanvragen.
Om dit te voorkomen is het essentieel om met beschikbaarheid te werken en aan de hand daarvan het rooster te maken. Laat medewerkers 2 weken van te voren aangeven wanneer zij kunnen werken. Het is ook belangrijk om vervolgens het rooster op tijd te versturen zodat alle medewerkers op de hoogte zijn van wanneer ze moeten werken.
- Pas de planning aan op de piek- en daluren van je bedrijf
Wat zijn de piek- en dal periodes van het bedrijf? Dit kunnen dagen, weken of zelfs maanden zijn. Een voorbeeld van piekdagen voor de horeca zijn vrijdag en zaterdag. Een voorbeeld van piekmaanden voor een ijssalon zijn juni, juli en augustus. Zorg ervoor dat er een overzicht is voor je bedrijf en pas hier vervolgens je planning op aan. Zo kan je ervoor zorgen dat er nooit meer onderbezetting is op je werkvloer.
- Communicatie met de medewerkers is belangrijk
Als de medewerkers zien en begrijpen hoe de planning wordt gemaakt, zullen ze hier meer interesse in tonen en dus actiever meedoen. Geef aan waarom er op bepaalde dagen meer of minder personeel nodig is en waarom op bepaalde diensten niet geruild kan worden. Luister naar de mening van het personeel en zorg ervoor dat ze zich gehoord voelen. Op deze wijze gaan ze proactiever meedenken.
- Wijzigingen in het rooster makkelijk maken
Hoe laat het personeel weten dat ze de geplande dienst niet kunnen werken? sturen medewerkers een appje of nemen ze telefonisch contact op om een roosterwijziging aan te vragen? Wie voert deze wijziging door? De volgende tip zorgt ervoor dat al deze zaken vlekkeloos verlopen.
Gebruik een personeelsplanning tool: Het is essentieel om hier 1 tool voor te gebruiken. Met werktijden.nl geven medewerkers ruim van te voren aan wanneer zij wel en niet kunnen werken. Roosterwijzigingen en onderling diensten ruilen zijn eenvoudig. Dit
scheelt veel tijd voor de persoon die deze wijzingen voorheen handmatig zelf invoerde. Ook ziekte en verlof worden bijgehouden in het systeem om zo een overzicht te houden over wie beschikbaar is.
- Een toegankelijk rooster voor iedereen
Hangt het rooster op kantoor of in de keuken? Plan jij momenteel nog met pen en papier? Zijn er vaak twijfels en vragen over het rooster? Vergeten medewerkers weleens dat ze op het rooster staan en daardoor niet komen opdagen?
Dit zijn allemaal vragen die verholpen kunnen worden met een digitale personeelsplanning. Een systeem waarbij alle zaken omtrent het rooster, gewerkte uren en verlof inzichtelijk zijn voor zowel de werkgever als de werknemer. Het is belangrijk dat werknemers ten alle tijden het rooster kunnen inzien waardoor misverstanden worden voorkomen. De oplossing hiervoor is een personeelsplanning tool zoals werktijden.nl. Hiermee zijn al deze zaken via de computer of een app op de telefoon inzichtelijk.
Gebruiksvriendelijkheid is natuurlijk essentieel. Daarom is werktijden.nl geschikt voor iedereen.
Efficiënt een rooster plannen met werktijden.nl
Wat is de beste manier om met Werktijden.nl een rooster te maken? Dat is natuurlijk een vraag voor vele wanneer je overstapt van papier naar een systeem.
De meest bekende manier is het aanmaken van werktijden om zo een rooster te creëren. Hierbij kun je inplannen op 3 verschillende weergaves, namelijk: Op afdelingsniveau per dag, afdelingsniveau per week en op medewerkers niveau per week.
Je krijgt een overzicht van de huidige week en kun je dus direct beginnen met het aanmaken van werktijden. Dit gaat heel gemakkelijk, klik op een leeg vlak op de gewenste dag om een werktijd toe te voegen.
Bij het aanmaken van een werktijd is het ook mogelijk om een toeslag te selecteren en kun je een keuze maken hoe jij een medewerker op de hoogte wilt houden. Keuze is via een SMS, per e-mail of een pushbericht op de mobiele app (als de medewerker gebruik maakt van de Werktijden app).
Medewerkers zelf hun uren laten invoeren
Hoe mooi en makkelijk klinkt dit? Medewerkers krijgen de mogelijkheid om zelf hun gewerkte uren in Werktijden.nl te zetten.
Dit gebeurd in de zogeheten urenregistratie module. Een medewerker klikt op de dag. Vult een begin, eind en pauze tijd in. Eventueel een toeslag kun je selecteren en je klikt op “opslaan”. Je hebt nu de gewerkte uren doorgegeven. Je werkgever of manager zal de uren ontvangen en moet ze nog goedkeuren.
Aan jou nu de keus voor welke optie je gaat.
Ga je voor de optie voor het inplannen via het rooster of laat jij de medewerker zelf hun uren doorgeven.
|
