Blog door Exact Software

Wist je dat op dit moment meer dan 80% van de facturen handmatig wordt ingevoerd? Hierdoor blijven facturen te lang liggen, ontbreekt een actueel inzicht en is het lastig te bepalen wanneer ergens actie op moet worden ondernomen. Gelukkig kan factureren tegenwoordig sneller, betrouwbaarder en goedkoper. Dankzij het internationale PEPPOL-netwerk om elektronisch mee te factureren.

Wat houdt elektronisch factureren in?
Elektronisch factureren betekent automatische en directe uitwisseling van facturen tussen boekhoudsystemen van organisaties. E-facturen zijn facturen in UBL-formaat die via het PEPPOL-netwerk worden uitgewisseld. Met alle verschillende boekhoud- en ERP-applicaties kun je al digitale facturen sturen.,denk hierbij aan pdf’s versturen via e-mail. Dit levert al een snellere verwerkingstijd op in vergelijking met papieren facturen via de post, maar het kan dus nog efficiënter, via e-facturatie. En daar komt PEPPOL om de hoek kijken.

Wat is PEPPOL?
PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) is een speciaal beveiligd netwerk waar bedrijven en organisaties (inclusief overheidsinstellingen) onderling elektronisch facturen kunnen uitwisselen. Dit internationale afsprakensysteem is opgericht in 2008.

Via PEPPOL wissel je veilig en real-time berichten uit van hoge kwaliteit. Is zowel jouw administratie als die van de ontvanger geregistreerd op het netwerk? Dan word je elektronische factuur direct vanuit jouw boekhouding naar de boekhouding van de ontvanger gestuurd (system-to-system). Dit voorkomt fouten en zorgt dat de facturen die via PEPPOL worden uitgewisseld, in de meeste gevallen automatisch ingeboekt worden in de administratie.

Hoe werkt PEPPOL?
E-facturen (elektronisch facturen conform UBL-standaard) uitwisselen via PEPPOL gaat via zogenoemde ‘Access Points’ die versleutelde berichten naar elkaar sturen. Je moet je bedrijf aanmelden bij zo’n Access Point om zelf ermee aan de slag te gaan.

Exact heeft een eigen Access Point. Je kunt via Exact direct toegang krijgen tot het PEPPOL-netwerk (registreren) en er gebruik van maken.

Voordelen van PEPPOL

• Sinds een paar jaar zijn overheden en alle aanbestede diensten verplicht om bij inkoopovereenkomsten elektronische facturen te ontvangen en verwerken. Met PEPPOL kun je hieraan voldoen.
     
• Je verwerkt facturen in minuten, in plaats van dagen. Binnenkomende facturen worden automatisch ingelezen, ingeboekt en na goedkeuring uitbetaald. Hier is geen handmatig werk meer voor nodig.
     
• Iedereen die het PEPPOL-netwerk gebruikt, moet zich identificeren. Zo weet je zeker dat de facturen vanaf de juiste afzender komen en voorkom je spookfacturen. Ook kunnen documenten niet onderschept worden, wat bijvoorbeeld wel kan bij e-mail.
     
• Je minimaliseert de kans op fouten en je medewerkers hoeven zich niet meer bezig te houden met handmatig, tijdrovend uitzoekwerk. Zo kunnen ze hun tijd productiever besteden.
     
• Facturen worden sneller betaald, omdat de ontvanger hier geen omkijken meer naar heeft. Daarnaast staan facturen direct in je boekhouding, waardoor je administratie automatisch is bijgewerkt. Hierdoor heb je altijd een juist beeld van je inkomsten en uitgaven, en verbeter je je cashflow.
    
• Je hebt altijd inzicht in de status van je verzonden e-factuur indien ook de ontvanger gebruik maakt van software die dit ondersteunt. Je kunt dus zien dat je factuur ontvangen is, maar ook hoe het ervoor staat met de verwerking. (Exact Online biedt deze mogelijkheid.)

PEPPOL en Exact Online
Exact stimuleert het gebruik van e-factureren (PEPPOL) en is daarom ook nauw betrokken bij de ontwikkeling en adoptie van deze standaard. Wij geloven namelijk dat het onze klanten veel efficiëntie kan opleveren. Aanmelden op het PEPPOL-netwerk kun je gemakkelijk doen vanuit onze software. Exact Online begeleidt je erbij.

Belangrijk is om je relaties (of klanten, als je een accountant bent) in te lichten dat je e-facturen kunt versturen en/of dat je graag e-facturen wenst te ontvangen. Via PEPPOL uiteraard. De voordelen die voor jou gelden, gelden tenslotte ook voor hen. Misschien hebben ze de mogelijkheid al, maar weten ze niet dat jij ook op het PEPPOL-netwerk bent aangesloten. En anders kan dit een stimulans voor hen zijn om ook zich ook te laten registreren bij het PEPPOL-netwerk via een Access Point en e-facturen uit te wisselen.