De toegevoegde waarde van de accountant zit niet in het voeren van de boekhouding. Boekingen goed in het boekhoudpakket krijgen is een middel – het doel is om inzichten uit de boekhouding te krijgen en daar acties op te ondernemen die waarde toevoegen.

Om die waarde te kunnen realiseren, moet het dus mogelijk zijn om inzichten uit de cijfers te halen. Daar is meer voor nodig dan een kolommenbalans en een openstaande postenlijst. Het is nodig om data te kunnen analyseren en te presenteren middels visuele dashboards zodat de resultaten eenvoudig en snel te interpreteren zijn. En als een bepaalde KPI leidt tot vragen, wil je kunnen inzoomen om onderliggende details in te zien, zodat je tot de oorzaak komt van (aankomende) problemen en inzicht krijgt in kansen.

Daar komt nog bij dat het per branche, of zelfs per klant, verschilt welke analyses relevant zijn. Een restaurant kijkt heel anders naar de cijfers dan een advocatenkantoor. Om als accountant je klanten goed te bedienen, is het daarom nodig om branche- en klantspecifieke analyses en dashboards te kunnen maken.

Boekhoudpakket Minox speelt in op deze behoefte en heeft de RGS Analyzer ontwikkeld. Een analyse- en dashboarding tool die eenvoudig te gebruiken is en realtime inzicht geeft in de administratie.

Analyses op basis van het Referentie Grootboekschema (RGS)
Een sterk punt van de RGS Analyzer is dat deze gebruik maakt van het Referentie Grootboekschema (RGS). Met RGS is het mogelijk om een dashboard te maken dat direct werkt voor al je klanten (waarbij je per klant of per branche nog weer specifieke aanpassingen kunt maken). Ook kan je standaard formules en ‘dashboard widgets’ gebruiken die door anderen ontwikkeld zijn. Bijvoorbeeld de formules en widgets die in Minox beschikbaar zijn. Of formules en widgets die andere gebruikers in de Minox community ontwikkeld en gedeeld hebben. Daarover later meer.

Wat is RGS?
Omdat alle administraties een eigen grootboekschema kunnen hebben, was het voorheen alleen mogelijk om een klantspecifiek dashboard te maken als je of het dashboard echt helemaal op maat maakt voor de klant, of er gemapt wordt naar een rapportageschema van een bepaalde rapportage oplossing zoals Unit4 Audition, Caseware, Visionplanner, etc. In het eerste geval (een volledig maatwerkdashboard) is het dashboard alleen voor die ene klant te gebruiken. Zo kost het maken en onderhouden van dashboards zo veel tijd, dat de meeste accountants er begrijpelijkerwijs niet aan beginnen. In het tweede geval (een rapportageschema van een bepaalde rapportage oplossing) is het mappen vrij veel werk en is die mapping alleen te gebruiken in de betreffende rapportage oplossing.

RGS is een open standaard terwijl in het verleden iedere softwarepartij een eigen standaard moest bedenken, onderhouden en implementeren. RGS staat voor Referentie GrootboekSchema. Het is eigenlijk een standaard grootboekschema zoals ze dat in België al jaren kennen. De kern van RGS is het gebruik van referentiecodes: unieke codes die gekoppeld worden aan alle grootboekrekeningen. Omdat de referentiecodes gekoppeld zijn aan SBR, kan RGS worden gebruikt in de gehele financiële keten.

Welk probleem lost RGS op?
RGS is dus een grootboekrekeningschema dat gebaseerd is op een gestandaardiseerde codering van financiële gegevens. Een bedrijf dat met RGS werkt, is in staat om gegevens eenvoudig uit de bronadministratie te halen en deze te delen met andere systemen of op te nemen in rapportages bestemd voor externe partijen. Interne en externe rapportages worden sneller opgesteld en het opstellen van betrouwbare dashboards of bedrijfsvergelijkingen wordt een stuk eenvoudiger.

Het voordeel van RGS ten opzichte van het Belgische schema is dat RGS gekoppeld is aan SBR waardoor je theoretisch met één druk op de knop vanuit je administratie bijvoorbeeld een deponering kunt doen. Daarnaast is het RGS schema niet ontworpen om op te boeken, het is ontworpen als referentie grootboekschema, dus om te koppelen aan je eigen rekeningschema. Je kunt dus meer detail hebben in je eigen onderliggende grootboekschema voor verdere uitsplitsing.

Dit betekent dat je door één keer je grootboekschema te mappen naar RGS meteen diverse analyse en rapportagemogelijkheden hebt en de gegevens ook direct te gebruiken zijn voor het opstellen en deponeren van de jaarrekening of voor het aanvragen van krediet bij een bank. Minox heeft RGS bijvoorbeeld ook beschikbaar gemaakt in de AuditFile en in de API. Daarnaast zal het mogelijk worden om automatisch boekingen voor te stellen door (over administraties heen) te kijken naar de RGS codering. RGS is dan niet meer alleen nuttig voor output uit je administraties, maar ook voor de automatisering van input in de administraties. RGS is daarmee een belangrijk onderdeel van Robotic Accounting.

RGS Robot
Het is dus nog wel nodig om je grootboekrekeningschema te mappen naar RGS. Ook daar heeft Minox iets slims op bedacht: de RGS Robot. Deze robot is een algoritme dat deze mapping automatisch doet. Door te kijken naar de vele administraties die reeds naar RGS gemapt zijn (volledig anoniem en geautomatiseerd), komt de robot tot ruim 90% automatische mapping! Het resterende deel is eenvoudig aan te vullen, middels ‘drag & drop’ in de mapping tool: de RGS Mapper.

‘Wisdom of te crowd’ en de RGS Analyzer Store
Uniek in de opzet van de RGS Analyzer is dat het werkt via het principe "wisdom of the crowd". Analyses die door Minox gebruikers worden gemaakt en gedeeld, kunnen door andere gebruikers worden gebruikt. Hierdoor is er een grote hoeveelheid analyses vrij beschikbaar voor iedereen. Ook hele dashboards kunnen worden gedeeld. Dit gebeurt uiteraard alleen indien dit door de gebruiker gewenst is. Zo kun je samenwerken aan dashboards voor bepaalde branches of doelgroepen.

In de RGS Analyzer Store zijn de verschillende analyses eenvoudig te vinden en toe te voegen aan je dashboard.

Features

Signaalkleuren
Het is mogelijk om een normering in te stellen waarmee analyses een signaal kleur krijgen. Bijvoorbeeld groen voor ‘het gaat zeer goed’ of rood voor ‘tijd om in te grijpen’. Hierdoor zie je in één oogopslag waar de aandachtspunten in de administratie liggen.
Bij het instellen van de signaalkleuren zijn diverse uitgangspunten te gebruiken, zoals vaste drempelwaarden of bijvoorbeeld een percentuele afwijking ten opzichte van dezelfde periode van het vorige jaar.

Inzoomen
Wil je meer informatie over de opbouw van bepaalde posten? Kijk dan naar de onderliggende details. Hier zie je de uitsplitsing naar grootboekrekeningen conform RGS én je eigen grootboekrekeningschema, zodat je tot op het laagste niveau kan inzoomen. Ook zie je hier de uitsplitsing naar periodes.

Eenvoudig en snel aanpassingen maken
Door op een analyse te klikken in het RGS Analyzer dashboard, zie je direct hoe de analyse is opgebouwd. Je ziet de naam, categorie, omschrijving, RGS formule, weergave instellingen, kleurnormering en positie op het dashboard. Deze instellingen kan je naar wens aanpassen.

Meerdere dashboards
Je kunt meerdere dashboards instellen, bijvoorbeeld een dashboard met een ‘financiële samenvatting’ (met daarop bijvoorbeeld omzet, kosten, winst, marge) en een ander dashboard speciek voor inzicht in de kosten (met daarop bijvoorbeeld een visueel inzicht in de verschillende kostensoorten). Bovenaan in het scherm is middels een dropdown eenvoudig te switchen naar een ander dashboard.

Voordelen van een dashboard tool binnen het boekhoudpakket
Er zijn uiteraard al veel verschillende goede rapportage tools. Waarom dan nog een rapportage tool binnen het boekhoudpakket? De belangrijkste redenen zijn:

• Realtime omdat je direct op de data in de boekhouding rapporteert
• Laagdrempelig doordat de oplossing standaard in het boekhoudpakket is opgenomen
• Oplossing werkt ‘out of the box’ – geen instellingen, geen koppelingen leggen
• Geen aparte omgeving waarin apart moet worden ingelogd
• Geen extra kosten voor extra software
• Geen training nodig om met de oplossing aan de slag te gaan
• Ideaal voor samenwerking tussen accountant en ondernemer
• RGS vastgelegd in de bron – direct in de boekhouding – en daarmee ook beschikbaar in o.a. de AuditFile en de API, en voor Robotic Accounting

Andere voordelen van de Minox oplossing:

• Automatisch mappen met de RGS Robot
• Gebruik maken van direct werkende analyses en widgets uit de RGS Analyzer Store

Lees deze Quick Guide van Minox voor meer informatie over de Minox RGS Analyzer, of bekijk deze video.