Blog door Mark ter Steege, F1 Leiderschap

Procesoptimalisatie is zo’n breed begrip dat het moeilijk kan zijn om te bepalen waar je moet beginnen. Er wordt steeds vaker over geschreven en veel ondernemingen willen investeren in procesoptimalisatie. Daarom geef ik dit keer een aantal voorbeelden van procesoptimalisatie die relatief eenvoudig door te voeren zijn en een aantal oplossingen die je hiervoor kunt inzetten. Ik heb bewust gekozen voor oplossingen die in meerdere branches toepasbaar zijn.

1. Breng klantcontact in beeld
   Waar vroeger klanten op kantoor kwamen voor hun vragen of deze per telefoon of email stelden zijn de opties om te communiceren met klanten en voor klanten inmiddels legio. De oplossing RogerRoger erkent dit issue en zorgt ervoor dat al deze kanalen voor e-mail, chat, telefonie en bijlagen op één plek samenkomen. Daarbij bieden ze de mogelijkheid dat de berichten voor iedereen binnen de organisatie toegankelijk zijn. Hierdoor houd je grip op alle communicatie met klanten en verbeter je de interne samenwerking. RogerRoger richt zich met name op zakelijke dienstverleners zoals accountants, advocaten en notarissen.
    
2. Deel veilig bestanden met je klanten
   Sinds de invoering van de AVG wetgeving is het veilig delen van bestanden met klanten een belangrijk thema. Documenten, informatie en persoonsgegevens onbeveiligd delen per mail is riskant en bovendien erg foutgevoelig. Met MyEmma deel je veilig bestanden met je klanten en jouw klanten met jou. Daarnaast kun je met klanten en collega’s chatten en beschikt MyEmma over automatische workflows. Verschillende accountants-, assurantie- en advocatenkantoren werken met MyEmma. Daarnaast is MyEmma ook geschikt voor o.a. makelaars en hypotheekadviseurs.
     
3. Zet digitaal je handtekening
   Rapporten, offertes en contracten worden vaak in PDF opgesteld. In de praktijk zie ik dat deze vervolgens worden geprint, ondertekend en verzonden per post voor een handtekening van de klant. Vaak zie ik dat het document ook nog wordt gescand, zodat het digitaal beschikbaar is en per mail kan worden verstuurd. De klant print het document als ze het digitaal hebben ontvangen, ondertekenen het document en sturen daarna het document retour. Bij ontvangst wordt het document (opnieuw) gescand en in het digitale dossier van de klant gezet.
   
   In mijn ogen erg veel onnodige handelingen en handelingskosten (tijd, porto, papier, etc.). Met een oplossing als ValidSign is het eenvoudig om een PDF bestand direct digitaal te ondertekenen (op verschillende veiligheidsniveaus) door zowel jezelf als door jouw klanten. ValidSign is geschikt voor zeer veel branches, waaronder overheid, onderwijs, accountancy, advocatuur en gezondheidszorg.
     
4. Integreer deze processen in één platform
   Zoals je hierboven hebt kunnen lezen is het mogelijk om deze processen afzonderlijk te optimaliseren met verschillende oplossingen. Ik wil echter ook de mogelijkheid benoemen om deze processen vanuit één platform te optimaliseren. Met Mijn Kantoor is het mogelijk om het klantcontact dat nu per mail en WhatsApp verloopt op één plek te centraliseren. Ook het opvragen, aanleveren en digitaal opslaan van documenten kan veilig op het platform plaatsvinden. Daarnaast kunnen documenten vanuit het platform digitaal worden aangeboden aan klanten ter accordering of ondertekening, eventueel door middel van een integratie met ValidSign.
   
   Mijn Kantoor richt zich primair op de accountancybranche, maar is door haar flexibele karakter ook eenvoudig toe te passen voor andere branches.

Kritische blik van buitenaf
Vaak verlopen processen al jaren op dezelfde wijze en voelen ze daardoor vertrouwd. Het kan verfrissend werken om juist dan samen met iemand kritisch naar deze processen te kijken. Waar zit verspilling, welke ergernissen spelen er bij klanten en medewerkers en waar kun je digitalisering inzetten om processen te optimaliseren? Samen met jou breng ik in een dagdeel de processen in kaart en krijg je praktisch advies hoe je verbeteringen kunt doorvoeren. Geïnteresseerd? Zet dan nu de eerste stap richting optimale processen en vraag procesoptimalisatie door F1 Leiderschap aan.