Blog door TIE Kinetix

Net als in andere landen in de Europese Unie (EU), werd met de komst van de EU e-invoicing Directive 2014/55/EU duidelijk dat ook Duitsland business-to-government (B2G) e-facturatie verplicht moest gaan stellen. In deze blog leest u alles wat u moet weten over e-facturatie in Duitsland, inclusief belangrijke deadlines per deelstaat.

De Duitse e-factuurstandaarden: XRechnung vs ZUGFeRD
Vanaf 18 april 2020 moesten alle overheidsinstanties in staat zijn om e-facturen te ontvangen en te verwerken met een standaard die voldoet aan de eisen van de EU. De regelgeving voor e-facturatie van de Duitse federale overheid heeft bepaald dat XRechnung de voorkeursstandaard is voor B2G e-facturen. Deze standaard is ontwikkeld door het Duitse Coördinatiebureau voor IT-standaarden (KoSIT). XRechnung is een factuurformaat dat gebaseerd is op XML. De huidige XRechnung standaard staat twee XML-formaten toe om elektronisch te factureren: UBL of UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).

Ondanks dat XRechnung geprefereerd wordt door de Federale Overheid, kan daarnaast ZUGFeRD gebruikt worden. ZUGFeRD voldoet ook aan de Europese Norm. Het bestaat uit twee componenten: een PDF-bestand en een ingesloten XML-bestand. ZUGFeRD is gebaseerd op de UN/CEFACT CII standaard en de ISO standaard PDF/A3.

De Duitse PEPPOL-autoriteit: KoSIT
Net als in Nederland, is er ook een nationale PEPPOL-autoriteit in Duitsland. Sinds juni 2018 is KoSIT de Duitse PEPPOL-autoriteit. KoSIT heeft de verantwoordelijkheid om XRechnung te onderhouden en is onderdeel van de afdeling E-Government binnen de kernadministratie van de Vrije Hanzestad Bremen. KoSIT is een permanente organisatie van de Nationale IT-planningraad.

De belangrijkste taken van KoSIT zijn het assisteren van de IT-Planning Raad bij het aannemen van IT-interoperabiliteit en IT-beveiligingsstandaarden, en het beheren van gezamenlijke federale en staatsprojecten op het gebied van e-government.

Naleving van de deadline
U zou ervan uit kunnen gaan dat vanaf 18 april 2020 alle overheden in Duitsland e-facturen konden ontvangen. In werkelijkheid duurde het iets langer voordat de laatste overheidsinstantie elektronische facturen kon ontvangen en digitaal kon verwerken. Dit heeft te maken met de federale structuur. Alle 16 deelstaten hebben namelijk eigen grondwetten, parlementen en regeringen. In de Bondsrepubliek Duitsland is het meestal de verantwoordelijkheid van de deelstaten om de Europese eisen toe te passen.

De federale instanties, ministeries en andere federale overheden waren vooruitstrevend als het ging om het implementeren van de mogelijkheid om elektronisch te factureren. De structuur, de reikwijdte en het tijdsschema van de e-facturatie aan de Duitse staatsautoriteiten werden gedefinieerd door de e-factuurwet (E-Rechnungs-Gesetz) en de e-factuurverordening (E-Rechnungs-Verordnung). Vervolgens moest alleen nog maar een gemeenschappelijke oplossing voor het boekhoudsysteem van de federale overheid geïmplementeerd worden en een koppeling worden gemaakt met alle leveranciers.

Op deelstaatniveau moesten 16 afzonderlijke wetten en verordeningen worden opgesteld, geoptimaliseerd en geïmplementeerd op basis van de EU-richtlijn en de Europese norm. Niet heel gek dus dat niet alle deelstaten zo snel waren als de federale overheden.

Hoe u kunt e-factureren in Duitsland
Omdat het op deze manier geregeld is in Duitsland, zijn er een tal van verschillende specificaties, drempelvoorwaarden en technische benaderingen van deelstaat tot deelstaat. Voor B2G leveranciers is het belangrijk om hiervan op de hoogte te zijn, zodat hier rekening mee gehouden kan worden bij het aannemen van opdrachten van Duitse overheidsinstellingen.

Voor uw gemak is hier een lijst met deadlines voor heel Duitsland:

• 1 januari 2022: E-factuurplicht voor leveranciers in Baden-Württemberg.
    
• 1 januari 2022: E-factuurplicht voor leveranciers in Saarland. Uitzonderingen gelden voor individuele bestellingen met een contractwaarde onder de 1000 euro, bestellingen die onder de geheimhoudingsplicht vallen en voor leveranciers uit niet-EU-landen.
    
• 18 april 2022: Verplichting om e-facturen te accepteren onder de drempelwaarden en vanaf 1000 euro voor gemeenten, verenigingen van gemeenten, districtskantoren en andere publiekrechtelijke rechtspersonen in Beieren.
    
• 31 december 2022: Verplichting om e-facturen te accepteren bij contractwaardes vanaf 1000 euro in plaats van boven de drempelwaarden in Berlijn.
    
• 1 april 2023: E-factuurplicht voor leveranciers in Mecklenburg-Voor-Pommeren. Er gelden uitzonderingen voor contant geld en onmiddellijke betalingen.
    
• 18 april 2023: Verplichting om e-facturen te accepteren voor bouwcontracten onder de drempelwaarden in Beieren.
    
• 1 januari 2024: E-factuurplicht voor leveranciers in Rijnland-Palts.
    
• 18 april 2024: E-factuurplicht voor leveranciers in Hessen. Er gelden uitzonderingen als bestellingen geheimhouding vereisen, bij contant geld en bij bestaande contacten, voor een maximum van 3 jaar.
   
• 1 januari 2025: Verplichting om e-facturen te accepteren voor autoriteiten/instellingen die niet als rechtspersoon aan de deelstaat Brandenburg zijn toegewezen voor opdrachten boven de drempelwaarden.

Auteur
Dit artikel is geschreven door Julia Reijnen, Marketing Specialist bij TIE Kinetix, te Breukelen, Nederland.