Onderzoek
E-retour: als verkoper automatisch de status van je factuur volgen bij de koper
Plaatsingsdatum | 28-01-2021 |
Berichtdatum | 28 januari 2021 |
“Automatisch een bericht krijgen als je factuur opgenomen is in de administratie van je klant en goedgekeurd voor verdere afhandeling en zelfs als de factuur is betaald. Of automatisch bericht krijgen als je factuur discussie oproep en wordt geweigerd met keurig een toelichting van de reden in het retourbericht. Maar nooit meer achteraf het excuus (of smoes) dat een factuur niet is ontvangen. Dat scheelt ergernis, tijd en levert dus geld op. Dit is één van de belangrijke USP’s van e-factureren”. Met behulp van Peppol retourberichten (Peppol BIS Invoice response 3.0) kan een verkoper voortaan automatisch de status van facturen volgen bij kopers via zijn eigen administratieve software. De enige voorwaarde is dat beide partijen gebruik maken van elektronisch factureren op basis van Peppol. Dat laatste is beschikbare techniek die eenvoudigweg ingebouwd kan worden door producenten van administratieve software.
Een factuur is dus altijd eenrichtingsverkeer van verkoper naar koper en een statusbericht is altijd eenrichtingsverkeer van koper naar verkoper. Zo weet je als verkoper automatisch of je factuur is ontvangen door de koper voor verdere verwerking (status AB). Daar hoef je dus niet pas achter te komen als je contact opneemt met de verkoper omdat tijdige betaling uitblijft. En dan te horen kan krijgen dat er geen factuur ontvangen is. Schematisch ziet bovenstaande er als volgt uit: Via de administratieve software bij de koper kan de verkoper vervolgens automatisch geïnformeerd worden, via zijn administratieve software, over de status van een factuur, bijvoorbeeld:
In totaal is sprake van een 7-tal statussen die onderaan dit artikel toegelicht worden. Als koper hoef je in verreweg de meeste gevallen geen extra handelingen te verrichten. De retourstatus komt automatisch terecht in je administratieve software en wordt daar zichtbaar gemaakt bij de betreffende factuur. Alleen als de koper aanvullende informatie wenst of de factuur niet accepteert dan moet je als koper aan het werk. Maar dat moet natuurlijk ook als de koper op een andere wijze kenbaar maakt dat je factuur niet is geaccepteerd. Op deze wijze wordt je als koper in elk geval zo snel mogelijk geïnformeerd. Over Peppol Retourberichten sturen en ontvangen van een e-factuur via Peppol is geen fictie, maar technisch gewoon mogelijk. De specificaties voor betrokken softwareleveranciers en gebruikers die ook van de hoed en de rand willen weten is al langere tijd volledig vrij beschikbaar, zie Peppol BIS Invoice Response 3.0. Wij adviseren gebruikers hun leverancier van hun factuur-, boekhoud-, ERP-, e-procurement- en purchase 2 pay-software te vragen naar een aansluiting op Peppol én het kunnen werken met retourberichten. E-retour: initiatief voor softwareleveranciers Met retourberichten werken heeft natuurlijk alleen zin als zowel de software van de leverancier als de klant daarmee kan omgaan. Daarom is Onderzoeksbureau GBNED, in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), het initiatief "e-retour" gestart om leveranciers van administratieve software te ondersteunen bij het implementeren van Peppol retourberichten. Van deze leveranciers wordt verwacht dat hun software al geschikt is voor elektronisch factureren via Peppol. Softwareleveranciers van factuur-, boekhoud-, ERP-, e-procurement- en purchase 2 pay-software en andere organisaties met eigen software die snel aan de slag willen met Peppol retourberichten kunnen daartoe contact met GBNED opnemen via gerard@gbned.nl (Gerard Bottemanne). Meer informatie over aansluiten op Peppol is te vinden op www.peppolautoriteit.nl. En gebruikers (eindgebruikers en medewerkers van accountants- en administratiekantoren) verwijzen we graag naar de gratis uitgave “Snel aan de slag met elektronisch factureren: checklist voor gebruikers”. Video: Wat is een e-retour bericht via Peppol... Voortgang en meer informatie Toelichting status van retourberichten Op basis van de al eerder genoemde specificaties van retourberichten eindig ik met een opsomming van statussen die gekoppeld kunnen zijn aan een retourbericht. Interessant daarbij te weten is dat één retourbericht meerdere statussen kan bevatten. Onderstaande is wel onder voorbehoud van de daadwerkelijke implementatie door softwareleveranciers. Het is aannemelijk dat eerst de belangrijkste statussen ondersteund worden en dat dit in de loop van de tijd wordt uitgebreid op basis van de behoefte in de markt. Statussen (altijd van ontvanger naar afzender van een factuur):
Bron: Peppol BIS Invoice Response 3.0. RPA en Robotic accounting Voorgaande is een goed voorbeeld hoe softwareleveranciers Robotic process automation (RPA) en Robotic accounting echt kunnen implementeren in de praktijk voor hun gebruikers. Volledig geïntegreerd in hun administratieve software. Nogmaals: En gebruikers (eindgebruikers en medewerkers van accountants- en administratiekantoren) verwijzen we graag naar de gratis uitgave “Snel aan de slag met elektronisch factureren: checklist voor gebruikers”. |
Categorie(n) | Kennisplatform Administratieve software, Branche > Accountantskantoren, Soort > eBusiness, Branche > Dienstverlening, UBL en Peppol, Robotic (accounting), Branche > Accountantskantoren > Visie ICT, Soort > Creditmanagement en Incasso, Branche > ICT bedrijven, Standaardisatie, (open)standaarden, Soort > (Elektronisch) factureren, Branche > Financials, Soort > Inkoop, E-procurement & Purchase-to-Pay, ICT Innovatie, ZZP'ers en klein MKB, Soort > Boekhoudsoftware, Branche > Overheid en semi overheid, Soort > Treasury-, Cash en Payment management |
Bronvermelding | Onderzoeksbureau GBNED / UBL Ketentest |
Internet URL | Onderzoeksbureau GBNED / UBL Ketentest |
Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke
nieuwsbrief.
UBL Readiness Monitor in het kader van de Europese Norm voor e-factureren EN16931 [10-11-2017]
Kopgroep e-retour