“Automatisch een bericht krijgen als je factuur opgenomen is in de administratie van je klant en goedgekeurd voor verdere afhandeling en zelfs als de factuur is betaald. Of automatisch bericht krijgen als je factuur discussie oproep en wordt geweigerd met keurig een toelichting van de reden in het retourbericht. Maar nooit meer achteraf het excuus (of smoes) dat een factuur niet is ontvangen. Dat scheelt ergernis, tijd en levert dus geld op. Dit is één van de belangrijke USP’s van e-factureren”.

Met behulp van Peppol retourberichten (Peppol BIS Invoice response 3.0) kan een verkoper voortaan automatisch de status van facturen volgen bij kopers via zijn eigen administratieve software. De enige voorwaarde is dat beide partijen gebruik maken van elektronisch factureren op basis van Peppol. Dat laatste is beschikbare techniek die eenvoudigweg ingebouwd kan worden door producenten van administratieve software.

• Een factuur wordt, met behulp van Peppol, automatisch verzonden vanuit de administratieve software van de verkoper (bijvoorbeeld factuursoftware) en automatisch afgeleverd via de administratieve software bij de koper (bijvoorbeeld boekhoudsoftware).
  
  
• Een of meer statusberichten over de afhandeling van een factuur worden, met behulp van Peppol, automatisch verzonden vanuit de administratieve software van de koper (bijvoorbeeld boekhoudsoftware) en automatisch afgeleverd via de administratieve software bij de verkoper (bijvoorbeeld factuursoftware).

Een factuur is dus altijd eenrichtingsverkeer van verkoper naar koper en een statusbericht is altijd eenrichtingsverkeer van koper naar verkoper.

Zo weet je als verkoper automatisch of je factuur is ontvangen door de koper voor verdere verwerking (status AB). Daar hoef je dus niet pas achter te komen als je contact opneemt met de verkoper omdat tijdige betaling uitblijft. En dan te horen kan krijgen dat er geen factuur ontvangen is. 

Schematisch ziet bovenstaande er als volgt uit:

Via de administratieve software bij de koper kan de verkoper vervolgens automatisch geïnformeerd worden, via zijn administratieve software, over de status van een factuur, bijvoorbeeld:

• (AB) De factuur is ontvangen door de koper..
  De ontvanger meldt aan de afzender dat de factuur leesbaar is ontvangen voor verwerking.
• (AP) De factuur is door de koper geaccepteerd en goedgekeurd. Waarbij de volgende stap de betaling is. Fijn om te weten nietwaar.
• (RE) De factuur is door de koper niet geaccepteerd. Oftewel de factuur komt volgens de koper niet overeen met de afgesproken levering of dienst. Deze status wordt gebruikt als de koper de factuur niet verder zal verwerken en dit meldt aan de leverancier met een toelichting op het statusbericht. Vaak is een creditnota en nieuwe factuur dan de vervolgactie.

In totaal is sprake van een 7-tal statussen die onderaan dit artikel toegelicht worden.

Als koper hoef je in verreweg de meeste gevallen geen extra handelingen te verrichten. De retourstatus komt automatisch terecht in je administratieve software en wordt daar zichtbaar gemaakt bij de betreffende factuur. Alleen als de koper aanvullende informatie wenst of de factuur niet accepteert dan moet je als koper aan het werk. Maar dat moet natuurlijk ook als de koper op een andere wijze kenbaar maakt dat je factuur niet is geaccepteerd. Op deze wijze wordt je als koper in elk geval zo snel mogelijk geïnformeerd. 

Over Peppol
Voor het op elektronische wijze verzenden en ontvangen van facturen is er Peppol. Dé internationale standaard voor het veilig, snel, betrouwbaar en eenvoudig uitwisselen van elektronische berichten zoals facturen én retourberichten. Gebruiken verzender en ontvanger Peppol. Dan worden de informatievelden automatisch herkend en ingevoerd. Maar Peppol doet meer. Facturen worden via het beveiligde Peppol netwerk verzonden. En van alle gebruikers is de identiteit vastgesteld. De Nederlandse Peppol Autoriteit (NPa) heeft de online video “Peppol in 2 minuten” beschikbaar die we van harte aanbevelen. 

Retourberichten sturen en ontvangen van een e-factuur via Peppol is geen fictie, maar technisch gewoon mogelijk. De specificaties voor betrokken softwareleveranciers en gebruikers die ook van de hoed en de rand willen weten is al langere tijd volledig vrij beschikbaar, zie Peppol BIS Invoice Response 3.0.

RPA en Robotic accounting
Voorgaande is een goed voorbeeld hoe softwareleveranciers Robotic process automation (RPA) en Robotic accounting echt kunnen implementeren in de praktijk voor hun gebruikers. Volledig geïntegreerd in hun administratieve software.
  

E-retour: initiatief voor softwareleveranciers

Met retourberichten werken heeft natuurlijk alleen zin als zowel de software van de leverancier als de klant daarmee kan omgaan. Daarom heeft Onderzoeksbureau GBNED samen met een kopgroep van Peppol Service providers en softwareleveranciers, in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), het initiatief "e-retour" uitgevoerd om leveranciers van administratieve software te ondersteunen bij het implementeren van Peppol retourberichten om deze onderling te kunnen uitwisselen.  
Meer over e-retour (met uitgebreide documentatie). 

Wij adviseren gebruikers hun leverancier van hun factuur-, boekhoud-, ERP-, e-procurement- en purchase 2 pay-software te vragen naar een aansluiting op Peppol én het kunnen werken met retourberichten.
  

Toelichting status van retourberichten

Op basis van de al eerder genoemde specificaties van retourberichten eindig ik met een opsomming van statussen die gekoppeld kunnen zijn aan een retourbericht. Interessant daarbij te weten is dat één retourbericht meerdere statussen kan bevatten.

Onderstaande is wel onder voorbehoud van de daadwerkelijke implementatie door softwareleveranciers. Het is aannemelijk dat eerst de belangrijkste statussen ondersteund worden en dat dit in de loop van de tijd wordt uitgebreid op basis van de behoefte in de markt.

Statussen (altijd van ontvanger naar afzender van een factuur):

• AB - Acknowledged; (erkend), bericht ontvangen door de koper.
  De ontvanger meldt aan de afzender dat de factuur leesbaar is ontvangen voor verwerking.
    
• IP - In process; (in proces), bericht is in verwerking.
  De verwerking van de factuur is gestart in het administratiesysteem van de ontvanger.
    
• UQ - Under query; (openstaande vraag), verdere verwerking van de factuur is gestopt.
  De koper meldt aan de leverancier dat aanvullende informatie is gewenst. Via een toelichting op het statusbericht wordt dan vermeld om welke informatie het gaat.
     
• CA - Conditionally accepted; (voorwaardelijk geaccepteerd), in de factuur moet verwezen worden naar het document (zoals offerte of pakbon) dat ten grondslag ligt aan de factuur.
  De koper meldt aan de leverancier dat de factuur wordt geaccepteerd onder de voorwaarden die in de toelichting op het statusbericht is vermeld en dat de koper doorgaat met betalen. Tenzij de leverancier dit betwist.
     
• RE - Rejected; (afgekeurd), indicatie dat de factuur niet overeenkomt met de aanbieding of transactie waarnaar wordt verwezen in de factuur (bijv. vrachtbrief of offerte) en daarom niet wordt geaccepteerd door de koper. Oftewel de factuur komt volgens de koper niet overeen met de afgesproken levering of dienst. Deze status wordt alleen gebruikt als de koper de factuur niet verder zal verwerken en dit meldt aan de leverancier met een toelichting op het statusbericht.
     
• AP - Accepted en approved; (Geaccepteerd en goedgekeurd), indicatie dat de factuur is geaccepteerd door de koper. Deze status wordt alleen gebruikt als de koper de factuur definitief heeft goedgekeurd en de volgende stap de betaling is.
    
• PD - Paid; (betaald), indicatie dat de factuur is betaald door de koper. Natuurlijk kun je op je bank ook snel zien (zeker in deze tijd van instant payments en PDSD2) dat een factuur is betaald. Maar op deze wijze heb je een extra controlemiddel, mocht het openstaande bedrag niet op jouw rekening zijn of worden ontvangen.
  
  De status PD is desgewenst ook te gebruiken in combinatie met de status PPD (Partially Paid) als gewerkt wordt met deelbetalingen. 
    

Meer informatie over e-factureren en e-retour

Bron: Peppol BIS Invoice Response 3.0. 

Softwareleveranciers en andere organisaties met eigen software die snel aan de slag willen met retourberichten verwijzen we naar:
onderdeel e-retour van de UBL Ketentest.

En gebruikers (eindgebruikers en medewerkers van accountants- en administratiekantoren) verwijzen we graag naar de gratis uitgave “Snel aan de slag met elektronisch factureren: checklist voor gebruikers”.