Blog door Ronald Akkermans en John Smits, Akkermans & Partners Groep

Inleiding robotiseren
In de accountancybranche wordt robotiseren al jarenlang toegepast. Twee begrippen staan daarbij centraal: robotic process automation (RPA) en robotic accounting. Deze begrippen worden vaak verward. Waar RPA zich richt op het automatiseren van routinematige en repeterende handelingen binnen administratieve bedrijfsprocessen, ligt de focus bij robotic accounting op het robotiseren binnen (accounting)software. Beide begrippen hebben overigens hetzelfde doel, te weten om handmatige administratieve taken te digitaliseren.

Efficiënt en tijdbesparend
Het robotiseren van routinematige en repeterende handelingen is niet alleen efficiënt, maar ook tijdbesparend. Een robot kan de handelingen namelijk veel sneller en zonder fouten uitvoeren, waardoor tijd wordt vrijgemaakt bij medewerkers. Deze tijd kan ingezet worden voor andere declarabele werkzaamheden. Bovendien betekent minder tijdsbesteding een hogere marge op de adviesdeclaratie en meer omzet, omdat daardoor meer declarabele werkzaamheden uitgevoerd kunnen worden. Ten slotte draagt robotiseren bij aan de verhoging van werkplezier bij medewerkers. Samengevat: robotiseren met RPA en robotic accounting is relevant want het haalt ‘de robot uit de mens’.

Robotiseren pensioenberekeningen
Nu de uitfasering van pensioen in eigen beheer gerealiseerd is, alle keuzes zijn gemaakt en er geen pensioenopbouw in eigen beheer meer mogelijk is, zijn veel berekeningen veel eenvoudiger om uit te voeren. Desondanks blijven het veel handelingen die verricht moeten worden. Wat betekent dat je van kop tot staart al gauw 25 tot 30 minuten per dossier kwijt bent. Waarbij het handelingen betreft die perfect gerobotiseerd kunnen worden, hetgeen resulteert in 90% tijdbesparing per dossier. Maar, door robotiseren zijn er meer voordelen te behalen. Voorbeelden hiervan zijn automatische overgang van de premievrije uitstelfase naar de uitkeringsfase, automatische adviessignalen over belangrijke adviesmomenten, het exporteren of zelfs real time wegschrijven van berekeningsresultaten naar de loonadministratie en aangifte- en jaarrekeningsoftware.

Voorwaarden
Uiteraard dienen de berekeningen wel aan voorwaarden te voldoen. Data waar de robotisering niet over kan beschikken, kan vanzelfsprekend niet meegenomen in het robotiseringsproces. Zo is het bijvoorbeeld niet mogelijk om dossiers te robotiseren, die te veel maatwerk bevatten. Maar dat is niet erg, want 90% van de jaarlijkse Pensioen-, ODV-, Lijfrente- en Stamrechtberekeningen kan wél gerobotiseerd worden.

Vertrouwen
Het vertrouwen van de adviseur in de oplossing is belangrijk. Veelal wil de accountant of fiscalist de berekening controleren. Hoewel dat vanzelfsprekend te begrijpen is, is het de vraag of er wel reden is tot het controleren van iedere berekeningen wanneer de adviesapplicaties waarmee al jaren gewerkt wordt ineens de berekeningen kunnen robotiseren. Want dat is tenslotte de enige verandering. De routinematige en repeterende handelingen zijn gerobotiseerd. En met betrekking tot de kwaliteit van de berekeningen is al een zeer groot trackrecord aanwezig.

Gemak, ontzorging, een hogere marge én borging van kennis
Kortom: het robotiseren van pensioenberekeningen en andere adviesberekeningen leidt tot gemak, volledige ontzorging, een hogere marge op de adviesdeclaratie én het borgt vakinhoudelijke kennis. Akkermans & Partners heeft dan ook de stap gezet en biedt na de ODV-robot nu ook het robotiseren van Pensioen-, Lijfrente- en Stamrechtberekeningen aan. En dat is niet de laatste stap. Er zijn nog veel meer adviesberekeningen die gerobotiseerd kunnen worden, waardoor advisering nog efficiënter wordt, zodat één adviseur meer klanten van dienst kan zijn.