Blog door Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED

Al decennia zijn financials in het bedrijfsleven en binnen de accountancy afhankelijk van de samenwerking tussen leveranciers van softwaresystemen in de keten van vastleggen tot rapportage (record to report). Van salaris- naar boekhoudpakket, van boekhoud- naar rapportage- en fiscale aangiftesoftware. En dan vaak toch nog gegevens handmatig overnemen zoals een winstaangifte of loonjournaalpost. 

Dat is nergens voor nodig. "Open standaarden" is het sleutelwoord én de wil van softwareleveranciers om samen te werken. 

Open standaarden hebben we inmiddels, zoals:

• XML Auditfiles financieel en salaris;
• SEPA standaarden voor betalingsverkeer; zoals SCT, SDD en CAMT.
• UBL en Peppol standaarden voor elektronisch factureren; 
• RGS als standaard rekeningschema; 
• PSD2 voor open banking.
• OpenAPI voor connectiviteit;
• Oauth2 voor authenticatie.

Regelmatig ontvang ik nieuwsberichten van softwareleveranciers die op basis van een 1 op 1 koppeling hun software aan elkaar geknoopt hebben zonder daarbij optimaal gebruik te maken van standaardisatie. In dat laatste geval zouden we namelijk veel meer nieuwsberichten moeten ontvangen van een 1 op N (een op meer) koppeling. 

Ik ontvang ook meldingen van softwareleveranciers die aangeven dat collega leveranciers die deur dichthouden als het gaat om gegevensuitwisseling. Al dan niet onder het mom van 'we zijn te druk op dit moment'. Of over leveranciers die niet echt meewerken om gegevens uit te wisselen.  

Er zijn ook marketing gedreven softwareleveranciers die wel roepen dat ze open standaarden omarmen of zelfs claimen ingebouwd te hebben, maar als het er op aankomt toch niet altijd thuis geven.

Gelukkig heb ik zelf ook te maken met de groep van softwareleveranciers die open standaarden wél omarmen in de praktijk door daar echt mee aan de slag te gaan. Die groep van softwareleveranciers in combinatie met beschikbare open standaarden zorgen ervoor dat financials in het bedrijfsleven en accountants- en administratiekantoren optimaal kunnen werken. De kunst is alleen als gebruiker juist die softwareleveranciers weten te onderscheiden en niet te gaan voor de kralen, spiegeltjes en mooie marketingtermen.

Want laat ik duidelijk zijn:

• Loonjournaalposten met de hand overnemen;
• Ontvangen facturen in PDF eerst scannen en herkennen;
• Een winstaangifte met de hand overnemen in een IB- en VPB-winstaangifte;
• Handmatig productiestatistieken overnemen;
• Rapportage- en fiscale software die niet aansluit met de boekhouding;
• Voorafgaande journaalposten die vanuit rapportagesoftware niet teruggekoppeld worden aan de boekhouding;
• Vaste activa en afschrijvingen die met de hand wordt overgenomen in rapportagesoftware;
• Geen zicht op aangegane verplichtingen in de boekhouding en dus voor de klant geen fatsoenlijke (liquiditeits)prognose kunnen opleveren.

Dat kan toch niet op het bordje van gebruikers blijven liggen. 

Oproep aan softwareleveranciers
Daarom de volgende oproep aan softwareleveranciers die actief zijn in de accounting en accountancy sector:

"Leg de nadruk niet teveel op overnames en marketing, maar richt de aandacht vooral op het beschikbaar stellen van en het meewerken aan open standaarden. Zorg daarbij voor een open markt, waarbij een kantoor niet hoeft na te denken of softwaresystemen van verschillende leveranciers wel met elkaar 'praten'. Dat laatste moet vanzelfsprekend zijn. Open standaarden en gegevensuitwisseling horen defacto ondersteund te worden".

Onze bijdrage
Al jarenlang probeert Onderzoeksbureau GBNED haar steentje bij te dragen op het gebied van open standaarden. Op dit moment lopen de volgende initiatieven waar GBNED initiatiefnemer van is of nauw bij betrokken is:

1. RGS brugstaat; sinds begin van dit jaar ondergebracht bij STIPAC, een samenwerkingsverband tussen GBNED en DOCCO.  
   
   
2. RGS ready; toetsen of administratieve software RGS ready is op basis van een vastgesteld normenkader. De functies en eigenschappen zijn in overleg met de markt tot stand gekomen en als normenkader benoemd door de RGS Taskforce implementatie. 
   
   
3. E-retour; met behulp van Peppol retourberichten kan een verkoper automatisch de status van facturen volgen bij kopers via zijn eigen administratieve software. GBNED is, in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), het initiatief "e-retour" gestart, om leveranciers van administratieve software te ondersteunen bij het implementeren van Peppol retourberichten.
      
4. RGS MKB; speciaal gericht op het eenvoudig toegankelijk maken van het Referentie Grootboekschema (RGS) voor zzp'ers, eenmanszaken en bv's in de categorie micro en klein. Het RGS MKB rekeningschema voor ZZP is inmiddels opgeleverd voor beoordeling door de markt. 

Doet uw softwareleverancier ook mee? 
Is uw boekhoudsoftware RGS ready? Kunt u binnenkort automatisch bericht ontvangen over de status van facturen die uitstaan bij klanten? Kan uw fiscale aangiftesoftware de cijfers van de RGS brugstaat inlezen? En kunt u cijfers voor de productiestatistiek aan het CBS straks automatisch overnemen vanuit uw boekhoudsoftware via de RGS brugstaat?

Kortom: in welke mate ondersteunt uw softwareleverancier open standaarden?

Meer weten
Neem gerust contact op Onderzoeksbureau GBNED.