Door Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED, 17 november 2021 (oorspronkelijk 18 mei 2021).

10 jaar RGS
We zijn (eind 2021) tien jaar verder met RGS (zie verderop onder RGS) en de vraag is of er reden is voor een RGS-feestje? Daar kom ik zo op terug.

De markt is volgens mij positief gestemd over een ontwikkeling als het Referentie Grootboekschema (RGS), maar ook erg terughoudend over het in gebruik nemen van het huidige RGS. Bij leveranciers van boekhoudsoftware is RGS ook niet onopgemerkt gebleven. Ruim 15 softwareleveranciers zijn RGS-ready en dat aantal groeit gestaag door. Leveranciers van fiscale aangiftesoftware gebruiken RGS voor het automatisch inlezen van cijfers voor de winstaangifte IB en VPB. In de blog “Lastenvermindering en RGS, dankzij het CBS” schreef ik al dat het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) als eerste grote overheidsorganisatie aantoont dat een financiële rapportage direct en eenvoudig gevuld kan worden vanuit de boekhouding op basis van louter RGS. En ook de Belastingdienst is bezig met RGS in het IB-winst aangiftedomein.

Valkuilen

Tegelijkertijd valt een aantal valkuilen te constateren die het succes van RGS in de weg kunnen staan. Met name:

1. De onvolkomenheden die het huidige RGS-schema bevat en waarvoor in de praktijk niemand zich zodanig verantwoordelijk heeft getoond om dat goed en volledig opgelost te hebben. Voor een onderbouwing, zie RGS openstaande punten.
     
2. De inmiddels grote omvang van het huidige RGS-schema. Een gemiddeld grootboek schema varieert van zo’n 100 rekeningen voor een ZZP-administratie tot een paar honderd rekeningen voor een kleine BV met personeel. Het aantal RGS-codes bedroeg in 2016 al ruim 2.500. Sinds eind 2020 is zelfs al sprake van ruim 4.500 RGS-codes. Bijna een verdubbeling in 4 jaar tijd. Documentatie per code, over het gebruik ervan in de boekhouding, ontbreekt. Rekeningen en mutaties lopen door elkaar heen.
     
3. Net als bij SBR (zie hierna) lijkt bij RGS de MKB doelgroep uit het oog verloren. Het segment Woningcorporaties voert alweer enkele jaren de boventoon bij RGS. Daar komt bij dat het werken met (branche) extensies binnen RGS niet is nageleefd. Vele branche specifieke rekeningen zijn dwars door de standaard RGS-codes opgenomen. Met als resultaat het huidige (te) omvangrijke RGS.
      
     
4. Naast de standaard versie van RGS in Excel is er een RGS-taxonomie ontwikkeld in XBRL. Die laatste is bedoeld om de relatie tussen SBR-rapportages en RGS-codes weer te geven. Een voor gebruikers leesbaar overzicht van deze relatie is niet standaard  voorhanden. Controle op juistheid van de relatie tussen SBR-rapportages en RGS-codes is standaard niet mogelijk. Terwijl RGS juist in het leven is geroepen om een en ander te vereenvoudigen (zie verderop over RGS).
   
   Update september 2021
   Inmiddels hebben wij via een SBR experiment en een eigen stukje software inzicht in de relatie tussen enkele SBR rapportages en RGS t.b.v het MKB. Zie het onderdeel "RGS en rapportages" op onze RGS website boekhoudplaza.nl.
   
   
5. De regie van RGS is voor een belangrijk deel mede in handen van enkele medewerkers van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA). De NBA zelf wil echter geen verklaring geven over de betrouwbaarheid van het RGS-schema. Ook de RGS-taxonomie kent geen formele beoordeling. Door het Standard Business Reporting (SBR)-programma van het Ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) waar RGS is ondergebracht is een dergelijke verklaring over het RGS-schema eveneens niet afgegeven en ook geen inhoudelijk oordeel over de RGS-taxonomie. Zie in dit kader ook het genoemde onder het eerste punt. 

Deze factoren tesamen hebben er volgens mij toe bijgedragen dat RGS nog niet massaal haar intrede heeft gedaan binnen het MKB. En ook niet buiten het MKB. 

De wijze waarop de ontwikkeling van RGS tot heden heeft plaatsgevonden baart dus zorgen, zo getuige de hiervoor genoemde valkuilen en de inmiddels aanzienlijke openstaande fouten en aandachtspunten in het schema zelf. 

Nog geen feestje
Wat mij betreft is er na 10 jaar RGS nog geen reden voor een RGS-feestje.
Even voor aanvang van de Corona crisis heb ik al eens een "RGS barbequefeestje" afgeslagen. Omdat ik van mening ben dat "werk voor het meisje gaat".   
  

RGS MKB

Roepen aan de zijlijn is eenvoudig hoor ik denken. Daarom is vanuit Onderzoeksbureau GBNED eerst binnen de bestaande RGS gremia geprobeerd om het tij te keren, maar is uiteindelijk besloten een eigen weg te bewandelen wat betreft de ontwikkeling van RGS. Want de handdoek in de ring gooien was voor GBNED in elk geval geen optie, gezien de eerder genoemde successen en het potentieel van RGS.

Met als eerste feit de ontwikkeling van de RGS brugstaat (zie verderop). Na acceptatie van deze brugstaat door de markt is vervolgens gestart met een omvangrijker initiatief, te weten RGS MKB.

RGS MKB is speciaal gericht op het meer toegankelijk maken van het Referentie Grootboekschema voor 1) zzp'ers, 2) eenmanszaken (en vof’s) en 3) bv's in de categorie micro en klein. Voor elk van deze groepen is, afgeleid van het omvangrijke RGS-schema, een RGS MKB rekeningschema samengesteld.

Uit de grote bak met ruim 4.500 RGS-codes zijn er zo'n 600 geselecteerd, inclusief groepen (wellicht zal dit nog iets groeien). Oftewel met zo’n 15 tot 20% van alle RGS codes moet ondernemend Nederland in het genoemde MKB segment uit de voeten kunnen. Voor alleen een eenmanszaak zijn nog veel minder RGS codes nodig. RGS MKB is online op te vragen en ook te downloaden (csv, pdf en Json). Op dit moment nog wel ter beoordeling.

(Opvragen RGS MKB rekeningschema ZZP selectie.)

RGS MKB bevat voor de meeste rekeningen een toelichting, vaak voorzien van een voorbeeldboeking. Het documenteren van RGS-codes is essentieel voor een goed gebruik ervan.

(opvragen uitleg rond boeken van financial lease.)

Het slagen van RGS MKB hangt voor een belangrijk deel af van de acceptatie ervan door de markt. Daaronder ook begrepen de officiële RGS gremia waar bijvoorbeeld de NBA en NOAB deel van uitmaken. Ook zij worden opnieuw van harte uitgenodigd RGS MKB uitvoerig te beoordelen en verbetervoorstellen aan te dragen.

Suggesties tot aanpassing en eventuele uitbreiding van RGS MKB zijn dan ook van harte welkom. Met wel een tweetal belangrijke voorwaarden, te weten 1) het moet algemeen relevant zijn voor de hiervoor genoemde MKB doelgroepen en 2) suggesties moeten zijn voorzien van een duidelijke toelichting met daarbij één of meer voorbeeldboekingen. Alleen een trits rekeningen opsommen zonder duidelijke voorbeeldboekingen ervan in de administratie, nemen we niet in behandeling.

Voor de laatste stand van zaken rondom RGS MKB wordt verwezen naar www.boekhoudplaza.nl.
  

Historie SBR en RGS

SBR

Sinds 2005 heeft de overheid ingezet op administratieve lastenverlichting voor het MKB via de voorloper van het Standard Business Reporting (SBR) programma, te weten het Nederlandse Taxonomie Project (NTP). De inzet was de financiële gegevens van uitvragende partijen opnemen in één woordenboek en door één uitvraag (vanuit boekhoudsoftware) deze uitvragende partijen (KVK, Belastingdienst en CBS) van informatie voorzien. Met als doel een grote lastenvermindering voor het MKB. Op zich natuurlijk een goed streven, alleen de uitwerking is mislukt. Indertijd werden alle kaarten ingezet op eXtensible Business Reporting Language (XBRL) en de Nederlandse Taxonomie (NT). XBRL is een uitbreiding op de standaard XML en de Nederlandse Taxonomie het beoogde woordenboek voor het aanleveren van financiële informatie aan de uitvragende partijen: Belastingdienst, KVK en CBS. Enkele jaren later kwamen de drie grootbanken (ABN Amro, Rabobank en de ING) met de bankentaxonomie als afgeleide van de NT. De uitvraag bleef echter per uitvragende partij en adoptie door leveranciers van boekhoudsoftware van XBRL bleek te ingewikkeld. 

Na enkele naamswijzigingen en wisseling van departementen (van Financiën en Justitie via Economische zaken naar Binnenlandse zaken) is het NTP-initiatief nog steeds actief onder de noemer SBR. De beoogde MKB doelgroep is daarbij uit het oog verloren. Partijen als Woningcorporaties en Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) voeren nu de boventoon, evenals de XBRL techniek. Zie als onderbouwing van dit laatste de paper over "Waarde halen uit gestructureerde data".

Om na een matige start SBR alsnog tot een succes te maken zijn indertijd eenvoudige berichten als de BTW-aangifte en de ICP-opgave ook aangemerkt als onderdeel van de voorloper van het SBR-programma. Berichten die voor die tijd al lang en breed via een standaard XML-formaat aangeleverd konden worden aan de belastingdienst en waarbij SBR geen enkele toegevoegde waarde bood. Dan kom je al snel tot miljoenen verplichte rapportages op jaarbasis.

SBR weer uit de markt
Inmiddels is de oorspronkelijke bankentaxonomie alweer uit de markt gehaald en heeft het CBS een lovenswaardige succesvolle overstap naar RGS gemaakt. Ook de Belastingdienst vraagt voor ZZP-administraties via boekhoudsoftware direct informatie in RGS uit.

RGS

Het eerste openbare (werk)document over RGS dateert van 18 mei 2012 en kent de volgende inleiding: “Eind 2011 hebben enkele bestuurlijke vertegenwoordigers van de Belastingdienst, Kamer van Koophandel, het ministerie van EL&I, Logius/SBR en het CBS van gedachten gewisseld over een idee met betrekking tot een gecoördineerd referentieschema voor grootboekrekeningen, kortweg aangeduid als referentie grootboekschema. De verwachting is dat een dergelijk schema kan leiden tot vergaande vereenvoudiging van de verschillende rapportagesystemen in de financieel administratieve rapportageketen, met als gevolg meer transparantie en lagere kosten”.

Deze teksten klinken als een déjà vu uit 2005 van het hiervoor genoemde SBR. En dat is het ook volgens mij.

Bedenk ook dat we inmiddels 10 jaar verder zijn, gerekend vanaf eind 2011.

In het zelfde document staat genoemd:
"Zo werd tijdens de SBR-regiodagen in 2010 en 2011 meerdere keren door aanwezige accountants de vraag gesteld 'Waarom de overheid niet zoiets als een gecoördineerd rekeningenschema introduceert'. Daarnaast zijn er de positieve geluiden uit
landen als België en Portugal over soortgelijke in praktijk gebrachte initiatieven"

RGS is alweer een aantal jaren geleden ondergebracht bij het SBR (Standard Business Reporting) programma van BZK. Bij RGS is afgelopen paar jaar erg veel aandacht uitgegaan naar de Woningcorporatiesector om daarvoor RGS geschikt te maken (zie selectie RGS-codes Wonenbranche). Ook een onderwerp als "Actuele kostprijs" heeft tot een behoorlijke uitbreiding van de nodige RGS-codes gezorgd (zie RGS audittrail versie 3.3). Daar komt bij dat een toelichting per RGS-code (of groepje van codes) ontbreekt voor de gebruiker. Zo heeft de NBA een brochure uitgebracht met als titel "Actuele kostprijs in de praktijk". Maar een toelichting in relatie tot het gebruik van RGS ontbreekt.

De vraag 'Waarom de overheid niet zoiets als een gecoördineerd rekeningenschema introduceert' is recent opnieuw de kop ingedrukt door het SBR/RGS programma vanuit BZK met de volgende mededeling in juli 2021.

"RGS is niet bedoeld om als een alternatief grootboekschema te worden gezien omdat dit, mede door de grote variëteit aan grootboekrekeningen zou leiden tot een ongebreideld RGS schema. Een 'kind met een waterhoofd'. Daarom zullen er veel situaties zijn in de praktijk waarin meerdere grootboekrekeningen gekoppeld zullen worden naar 1 RGS code (n op 1)".

Terwijl onder leiding van dat zelfde programma het huidige RGS al tot een kind met een waterhoofd is geworden.

Ik ben al wat ouder en stam uit de tijd van het Bakker stelsel als het gaat om een standaard decimaal rekeningschema. Dat schema was universeel en betrof nog geen 10% van het huidige RGS-schema van ruim 4.500 rekeningcodes. En als het in Belgie, Portugal en wellicht andere landen, wel is gelukt te komen tot een standaard gecoördineerd rekeningschema, waarom zou het dan in Nederland niet lukken?

Zoals eerder genoemd bevat het Nederlandse referentie grootboekschema nu ruim 4.500 codes en speelt hier een segment als Woningcorporaties ook de boventoon. De aandacht voor het MKB blijft tot heden teveel achter volgens mij. In navolging op SBR, vindt bij RGS ook ontwikkeling plaats in XBRL via een RGS-taxonomie, zonder echte toegevoegde waarde voor in elk geval het MKB.

Nogmaals reden om het initiatief RGS MKB op te pakken. 

RGS Brugstaat

Vanuit menig boekhoudpakket worden financiële cijfers overgenomen voor rapportagedoeleinden, zoals voor de winstaangifte IB en VPB binnen fiscale aangiftesoftware. Dat kan automatisch door koppelingen die softwareleveranciers onderling hebben afgesproken. Dat betekent dat er steeds bilaterale afspraken gemaakt moeten worden door softwareleveranciers onderling. In de praktijk worden cijfers ook met enige regelmaat handmatig overgenomen, zoals voor de genoemde winstaangifte IB en VPB.

In nauw overleg met betrokken softwareleveranciers is door Onderzoeksbureau GBNED medio 2019 een ‘standaard koppelvlak’ gedefinieerd onder de noemer "RGS brugstaat" om gegevens vanuit boekhoudsoftware, op basis van RGS, over te zetten naar fiscale aangiftesoftware. Zodat alle leveranciers (van boekhoud- en fiscale aangiftesoftware) een uniforme oplossing hebben voor het automatisch aanleveren van cijfers uit het grootboek voor de winstaangifte. In 2020 heeft het CBS aangegeven ook gebruik te maken van het formaat RGS brugstaat, zoals hiervoor al beschreven en doet dat ook sinds april 2021 in de praktijk. Ook de Belastingdienst is bezig met de RGS brugstaat.

Het beheer van de RGS brugstaat is inmiddels ondergebracht bij STIPAC, een samenwerking tussen DOCCO en GBNED.
  

De toekomst

Zoals eerder genoemd heeft RGS volgens ons zeker potentieel. Het is toch fantastisch dat organisaties als het CBS en de Belastingdienst direct gegevens kunnen ontsluiten uit de boekhouding van bedrijven op basis van RGS en dus zonder ingewikkelde vertaalslagen op basis van XBRL. Volgens mij is dit pas het begin.

Het voorstel is dat het SBR-programma, waar RGS is ondergebracht, zich met RGS nu eerst volledig gaat richten op de praktische toepasbaarheid voor het MKB-segment. Oftewel het segment waar het de overheid in 2005 allemaal om begonnen was. Betrokkenen hebben nu tweemaal kunnen leren van de fout om zowel bij SBR als RGS af te wijken van de beoogde doelgroep en daarbij techniek bepalend te laten zijn. Driemaal is scheepsrecht zal ik maar zeggen.

RGS MKB

GBNED zal zich sterk maken om met RGS MKB een prominente rol te spelen om RGS in het MKB segment te doen slagen. De hoop is mede gevestigd op de bestaande SBR- en RGS gremia om de handschoen direct op te pakken door nu eerst de RGS openstaande punten, uiterlijk deze zomer (van 2021 dus), op te lossen. Zodat RGS MKB niet hoeft af te wijken van de bestaande RGS standaard.

SBR en BZK

Laten we erop rekenen dat het SBR-programma, onder leiding van BZK, er ook voor zorgt dat de vele RGS-codes voor onder andere Woningcorporaties (697!) alsnog via een RGS extensie geïmplementeerd wordt. Zodat we met snel een schone lei weer verder kunnen.
  

Meer informatie

Voor algemene informatie over RGS en RGS MKB, zie www.boekhoudplaza.nl.
Voor meer informatie over de RGS Brugstaat, zie www.stipac.nl. 

Door Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED,
Email gerard@gbned.nl
Mob. 06 10069402.