Softwarepakketten.nl
Exact Software

Onderzoek

RGS succesfactoren en valkuilen

Plaatsingsdatum 18-05-2021
Berichtdatum 18 mei 2021

Door Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED, 18 mei 2021.

De markt is volgens mij positief gestemd over een ontwikkeling als het Referentie Grootboekschema (RGS). Bij leveranciers van boekhoudsoftware is RGS ook niet onopgemerkt gebleven. 15 softwareleveranciers zijn RGS-ready en dat aantal lijkt alleen maar toe te nemen. Leveranciers van fiscale aangiftesoftware gebruiken RGS voor het automatisch inlezen van cijfers voor de winstaangifte IB en VPB. In de blog “Lastenvermindering en RGS, dankzij het CBS” schreef ik al dat het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) als eerste grote overheidsorganisatie aantoont dat een financiële rapportage direct en eenvoudig gevuld kan worden vanuit de boekhouding op basis van louter RGS. En ook de Belastingdienst is bezig met RGS in het IB-winst aangiftedomein.

Valkuilen

Tegelijkertijd valt een aantal valkuilen te constateren die het succes van RGS in de weg kunnen staan. Met name:

  1. De onvolkomenheden die het huidige RGS-schema bevat en waarvoor in de praktijk niemand zich zodanig verantwoordelijk heeft getoond om dat opgelost te hebben. Voor een onderbouwing, zie RGS openstaande punten.
      
  2. De inmiddels grote omvang van het huidige RGS-schema. Een gemiddeld grootboek schema varieert van zo’n 100 rekeningen voor een ZZP-administratie tot maximaal een paar honderd rekeningen voor een kleine BV met personeel. Het aantal RGS-codes bedroeg in 2016 al ruim 2.500. Sinds eind 2020 is zelfs al sprake van ruim 4.500 RGS-codes. Bijna een verdubbeling in 4 jaar tijd. Documentatie per code, over het gebruik ervan in de boekhouding, ontbreekt. Rekeningen en mutaties lopen door elkaar heen.
      
  3. Net als bij SBR (zie hierna) lijkt bij RGS de MKB doelgroep uit het oog verloren. Het segment Woningcorporaties voert alweer enkele jaren de boventoon bij RGS. Daar komt bij dat het werken met (branche) extensies binnen RGS niet is nageleefd. Vele branche specifieke rekeningen zijn dwars door de standaard RGS-codes opgenomen. Met als resultaat het huidige (te) omvangrijke RGS.
        RGS 3.3 Dashboard
      
  4. Naast de standaard versie van RGS in Excel is er een RGS-taxonomie ontwikkeld in XBRL. Die laatste is bedoeld om de relatie tussen SBR-rapportages en RGS-codes weer te geven. Een voor gebruikers leesbaar overzicht van deze relatie is nog niet voorhanden. Controle op juistheid van de relatie tussen SBR-rapportages en RGS-codes, zonder diepgaande kennis van XBRL, is niet mogelijk op dit moment. Terwijl RGS juist in het leven is geroepen om een en ander te vereenvoudigen (zie verderop over RGS).

  5. De regie van RGS is voor een belangrijk deel mede in handen van enkele medewerkers van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA). De NBA zelf wil echter geen verklaring geven over de betrouwbaarheid van het RGS-schema. Ook de RGS-taxonomie kent geen formele beoordeling. Door het Standard Business Reporting (SBR)-programma van het Ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) waar RGS is ondergebracht is een dergelijke verklaring over het RGS-schema eveneens niet afgegeven en ook geen inhoudelijk oordeel over de RGS-taxonomie. Zie in dit kader ook het genoemde onder het eerste punt. 

De wijze waarop de ontwikkeling van RGS tot heden heeft plaatsgevonden baart dus zorgen, zo getuige de hiervoor genoemde valkuilen en de inmiddels aanzienlijke openstaande fouten en aandachtspunten in het schema zelf.

RGS MKB

Roepen aan de zijlijn is eenvoudig hoor ik denken. Daarom is vanuit Onderzoeksbureau GBNED eerst binnen de bestaande RGS gremia geprobeerd om het tij te keren, maar is uiteindelijk besloten een eigen weg te bewandelen wat betreft de ontwikkeling van RGS. Want de handdoek in de ring gooien was voor GBNED in elk geval geen optie, gezien de eerder genoemde successen en het potentieel van RGS.

Met als eerste feit de ontwikkeling van de RGS brugstaat (zie verderop). Na acceptatie van deze brugstaat door de markt is vervolgens gestart met een omvangrijker initiatief, te weten RGS MKB.

RGS MKB is speciaal gericht op het meer toegankelijk maken van het Referentie Grootboekschema voor 1) zzp'ers, 2) eenmanszaken (en vof’s) en 3) bv's in de categorie micro en klein. Voor elk van deze groepen is, afgeleid van het omvangrijke RGS-schema, een RGS MKB rekeningschema samengesteld.

Uit de grote bak met ruim 4.500 RGS-codes zijn er zo'n 400 geselecteerd, inclusief groepen. Oftewel met zo’n 10% van alle RGS codes moet ondernemend Nederland in het genoemde MKB segment uit de voeten kunnen. Voor alleen een eenmanszaak zijn nog veel minder RGS codes nodig. RGS MKB is online op te vragen en ook te downloaden (csv, pdf en Json). Op dit moment nog wel ter beoordeling.

RGS MKB startscherm selectie rekeningschema

(Opvragen RGS MKB rekeningschema ZZP selectie.)

RGS MKB bevat voor de meeste rekeningen een toelichting, vaak voorzien van een voorbeeldboeking. Het documenteren van RGS-codes is essentieel voor een goed gebruik ervan.

RGS MKB operational en financial lease met uitleg en journaalposten

(opvragen uitleg rond boeken van financial lease.)

Het slagen van RGS MKB hangt voor een belangrijk deel af van de acceptatie ervan door de markt. Daaronder ook begrepen de officiële RGS gremia waar bijvoorbeeld de NBA en NOAB deel van uitmaken. Ook zij worden opnieuw van harte uitgenodigd RGS MKB uitvoerig te beoordelen en verbetervoorstellen aan te dragen.

Suggesties tot aanpassing en eventuele uitbreiding van RGS MKB zijn dan ook van harte welkom. Met wel een tweetal belangrijke voorwaarden, te weten 1) het moet algemeen relevant zijn voor de hiervoor genoemde MKB doelgroepen en 2) suggesties moeten zijn voorzien van een duidelijke toelichting met daarbij één of meer voorbeeldboekingen. Alleen een trits rekeningen opsommen zonder duidelijke voorbeeldboekingen ervan in de administratie, nemen we niet in behandeling.

Voor de laatste stand van zaken rondom RGS MKB wordt verwezen naar www.boekhoudplaza.nl.

Historie SBR en RGS

SBR

Sinds 2005 heeft de overheid ingezet op administratieve lastenverlichting voor het MKB via de voorloper van het Standard Business Reporting (SBR) programma. Op zich natuurlijk een goed streven Indertijd werden alle kaarten ingezet op eXtensible Business Reporting Language (XBRL) en de Nederlandse Taxonomie (NT). XBRL is een uitbreiding op de standaard XML en de Nederlandse Taxonomie een beoogd woordenboek voor het aanleveren van financiële informatie aan de uitvragende partijen: Belastingdienst, KVK en CBS. Enkele jaren later kwamen de drie grootbanken (ABN Amro, Rabobank en de ING) met de bankentaxonomie als afgeleide van de NT. Na enkele naamswijzigingen en wisseling van departement (van Financiën en Justitie via Economische zaken naar Binnenlandse zaken) nog steeds actief onder de noemer SBR. De beoogde MKB doelgroep is daarbij uit het oog verloren. Partijen als Woningcorporaties en Dienst Uitvoering Onderwijs voeren nu de boventoon.

Om na een matige start SBR alsnog tot een succes te maken zijn indertijd eenvoudige berichten als de BTW-aangifte en de ICP-opgave ook aangemerkt als onderdeel van de voorloper van het SBR-programma. Berichten die voor die tijd al lang en breed via een standaard XML-formaat aangeleverd konden worden aan de belastingdienst en waarbij SBR geen enkele toegevoegde waarde bood. Dan kom je al snel tot miljoenen verplichte rapportages op jaarbasis.

Inmiddels is de oorspronkelijke bankentaxonomie alweer uit de markt gehaald en heeft het CBS een lovenswaardige succesvolle overstap naar RGS gemaakt.

RGS

Het eerste openbare (werk)document over RGS dateert van 18 mei 2012 en kent de volgende inleiding: “Eind 2011 hebben enkele bestuurlijke vertegenwoordigers van de Belastingdienst, Kamer van Koophandel, het ministerie van EL&I, Logius/SBR en het CBS van gedachten gewisseld over een idee met betrekking tot een gecoördineerd referentieschema voor grootboekrekeningen, kortweg aangeduid als referentie grootboekschema. De verwachting is dat een dergelijk schema kan leiden tot vergaande vereenvoudiging van de verschillende rapportagesystemen in de financieel administratieve rapportageketen, met als gevolg meer transparantie en lagere kosten”.

Deze tekst klinkt als een déjà vu uit 2005 van het hiervoor genoemde SBR. En dat is het ook volgens mij.

In het genoemde document wordt gesproken over een referentie grootschema en er wordt verwezen naar onze zuiderburen. In België is al sinds de zeventiger jaren sprake van een gestandaardiseerd rekeningschema. En België is beslist niet het enige land met een dergelijk rekeningschema. Voorbeelden te over zou je zeggen.

RGS is sinds een aantal jaren ondergebracht bij het hiervoor genoemde SBR-programma.

Zoals eerder genoemd bevat het Nederlandse referentie grootboekschema nu ruim 4.500 codes en speelt hier een segment als Woningcorporaties ook de boventoon. De aandacht voor het MKB blijft tot heden teveel achter volgens mij. In navolging op SBR, vindt bij RGS ook ontwikkeling plaats in XBRL via een RGS-taxonomie, zonder echte toegevoegde waarde voor in elk geval het MKB.

RGS Brugstaat

Vanuit menig boekhoudpakket worden financiële cijfers overgenomen voor rapportagedoeleinden, zoals voor de winstaangifte IB en VPB binnen fiscale aangiftesoftware. Dat kan automatisch door koppelingen die softwareleveranciers onderling hebben afgesproken. Dat betekent dat er steeds bilaterale afspraken gemaakt moeten worden door softwareleveranciers onderling. In de praktijk worden cijfers ook met enige regelmaat handmatig overgenomen, zoals voor de genoemde winstaangifte IB en VPB.

In nauw overleg met betrokken softwareleveranciers is door Onderzoeksbureau GBNED medio 2019 een ‘standaard koppelvlak’ gedefinieerd onder de noemer "RGS brugstaat" om gegevens vanuit boekhoudsoftware, op basis van RGS, over te zetten naar fiscale aangiftesoftware. Zodat alle leveranciers (van boekhoud- en fiscale aangiftesoftware) een uniforme oplossing hebben voor het automatisch aanleveren van cijfers uit het grootboek voor de winstaangifte. In 2020 heeft het CBS aangegeven ook gebruik te maken van het formaat RGS brugstaat, zoals hiervoor al beschreven en doet dat ook sinds april 2021 in de praktijk. Ook de Belastingdienst is bezig met de RGS brugstaat.

Het beheer van de RGS brugstaat is inmiddels ondergebracht bij STIPAC, een samenwerking tussen DOCCO en GBNED.

De toekomst

Zoals eerder genoemd heeft RGS volgens ons zeker potentieel. Het is toch fantastisch dat organisaties als het CBS en de Belastingdienst direct gegevens kunnen ontsluiten uit de boekhouding van bedrijven op basis van RGS en dus zonder ingewikkelde vertaalslagen op basis van XBRL. Volgens mij is dit pas het begin.

Het voorstel is dat het SBR-programma, waar RGS is ondergebracht, zich met RGS nu eerst volledig gaat richten op de praktische toepasbaarheid voor het MKB-segment. Oftewel het segment waar het de overheid in 2005 allemaal om begonnen was. Betrokkenen hebben nu tweemaal kunnen leren van de fout om zowel bij SBR als RGS af te wijken van de beoogde doelgroep en daarbij techniek bepalend te laten zijn. Driemaal is scheepsrecht zal ik maar zeggen.

RGS MKB

GBNED zal zich sterk maken om met RGS MKB een prominente rol te spelen om RGS in het MKB segment te doen slagen. De hoop is mede gevestigd op de bestaande SBR- en RGS gremia om de handschoen direct op te pakken door nu eerst de RGS openstaande punten, uiterlijk deze zomer (van 2021 dus), op te lossen. Zodat RGS MKB niet hoeft af te wijken van de bestaande RGS standaard.

SBR en BZK

Laten we erop rekenen dat het SBR-programma, onder leiding van BZK, er ook voor zorgt dat de vele RGS-codes voor onder andere Woningcorporaties (697!) alsnog via een RGS extensie geïmplementeerd wordt. Zodat we met snel een schone lei weer verder kunnen.

Meer informatie

Voor algemene informatie over RGS en RGS MKB, zie www.boekhoudplaza.nl.
Voor meer informatie over de RGS Brugstaat, zie www.stipac.nl

Door Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED,
Email gerard@gbned.nl
Mob. 06 10069402. 
 

Categorie(n) Soort > Boekhoudsoftware, Branche > Accountantskantoren > Visie ICT, Kennisplatform Administratieve software, Soort > Externe verslaggeving, Branche > Accountantskantoren, RGS (ReferentieGrootboekSchema), Standaardisatie, (open)standaarden, Branche > Financials, Horizontaal toezicht, ICT Innovatie
Bronvermelding Onderzoeksbureau GBNED / Boekhoudplaza.nl
Internet URL Onderzoeksbureau GBNED / Boekhoudplaza.nl

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.

Terug

Gerelateerde berichten

ReferentieGrootboekSchema (RGS): als schakel tussen salaris- en boekhoudsoftware [29-08-2020]

Boekhoudsoftware: 20 jaar geleden en nu [25-01-2006]


Seminar RPA en robotic accounting

29 september 2021
Seminar RPA en robotic accounting
Met ook gerelateerde ontwikkelingen, zoals: Artificial intelligence (AI), Elektronisch factureren, Purchase-2-Pay, PSD2, Blockchain en Chatbots.
Meer informatie en deelname...
 



AFAS Software


Visma Software


MUIS Software


RADAR Software


Tecknow



Onerzoeksbureau GBNED