Blog door Doreth Middeldorp, Pegamento

Je hebt vast wel eens gezien. Een taekwondo-sporter die met opperste concentratie en een goed gerichte trap of stoot dwars door het plankje gaat. Of zelfs meerdere tegelijk. Hoe doen ze dat? Het geheim is dat je je focus niet moet richten op het plankje zelf, maar juist op wat erachter zit. Daar ligt het doel en daar wil je heen. Achter het plankje denken dus.

Het gaat misschien wat ver om de moderne accountancypraktijk een-op-een te vergelijken met een dojang, een taekwondo-zaal, maar toch is die vergelijking weldegelijk te maken als het gaat om innovatie. Iedereen heeft tegenwoordig de mond vol van innovatie, waardoor het haast een doel op zich lijkt. Een breekplankje, dus. Terwijl innovatie en nieuwe technologie toch vooral een middel is tot een hoger doel. Minder handmatig opzoek- en routinewerk bijvoorbeeld in ruil voor meer advisering en klantcontact. Robotic Process Automation (RPA) is zo’n innovatief middel waarmee je een hoger doel kunt bereiken.

Wat is RPA?
RPA staat voor Robotic Process Automation, in het Nederlands: robotprocesautomatisering. Dat klinkt misschien ingewikkeld en hoogdravend, maar de robot in RPA is niet meer dan een stuk software dat routinetaken snel, continu en foutloos overneemt als hulpmiddel voor medewerkers: een computerrobot of virtuele assistent dus. Simpelweg komt het erop neer dat je veelvoorkomende of steeds terugkerende handelingen met software automatiseert. Denk aan raadplegen, verwerken en schakelen tussen data in verschillende systemen, up- en downloaden van bestanden. Met RPA kun je deze taken automatiseren om letterlijk hoofden en handen vrij te maken voor hoogwaardige dienstverlening in plaats van puur administratiewerk.

Volop ruimte voor robotisering
Automatisering in de accountancy is natuurlijk niet nieuw en veel kantoren passen het ook al toe. Bijvoorbeeld om facturen te scannen en herkennen, zodat ze verder automatisch verwerkt kunnen worden. Toch is er nog veel ruimte om handmatig werk te automatiseren, zo blijkt uit een steekproef vorig jaar door Accountantweek in hun Accountancy ICT Innovatie Onderzoek. Ruim een derde van de ondervraagden (34,3%) geeft aan een kwart tot de helft (25-50%) van hun tijd kwijt te zijn aan handmatig werk dat geautomatiseerd kan worden. Bij bijna 1 op de 10 kantoren gaat het om zelfs meer dan 50 procent van de tijd.

Handmatig accountantswerk
Ook uit eigen gesprekken met accountants maken we op dat er nog behoorlijk veel handmatig werk bestaat, dat tijdrovend is en vaak ook foutgevoelig. Het werk richt zich op administratieve processen, zoals fiscale aangiftes en jaarrekeningen en controlewerk, maar ook op communicatie met de klant. Wat we vooral tegenkomen, is:

• Veel versnipperde informatie in verschillende e-mails/documenten en systemen;
• Gegevens die in allerlei bronnen opgezocht en verzameld moeten worden voordat ze verwerkt kunnen worden;
• Veel terugkerende en foutgevoelige werkzaamheden die handmatig worden verricht;
• Veel (e-mail)communicatie over en weer met de klant over standaardvragen en processen.

Quick win
Binnen de accountantspraktijk is dus nog veel tijd te besparen in uiteenlopende processen. Maar tegelijkertijd is juist ‘tijd’ een schaars goed: iedereen heeft het druk. En dan staat automatiseren niet te boek als een ‘quick win’. Maar er is goed nieuws: robotisering is de eenvoudige vorm van automatisering. Er is dus een wezenlijk verschil. Robotiseren gaat vooral om het herkennen en nabootsen van schermhandelingen en niet om het programmeren zelf. Daarom is er bij robotisering minder ontwikkeltijd. lagere kosten en sneller resultaat.

Groot denken, klein beginnen
Ook al is de drempel niet zo hoog, dan nog blijft het de vraag: waar begin je en hoe pak je het aan? Er is niks mis met groot en ambitieus denken in de mogelijkheden van robotisering om vervolgens klein en laagdrempelig te beginnen. Het allerbelangrijkste advies is: maak het begin zo simpel mogelijk en start met één proces, zoals inkomende mails met dossierstukken. Bouw de robot (dat is de software feitelijk), test en pas aan begin met een eenvoudige taak en bouw van daaruit verder in een iteratief proces, waardoor de robot steeds beter wordt. 

Drie voorbeelden met RPA
Wat zijn dan concrete processen waar je met succesvol met RPA aan de slag kunt gaan? We zetten er drie op een rij die we onder andere in accountancy, maar ook in veel andere sectoren al toepassen.

1. De loonadministratie: (semi)automatisch afhandelen van maandelijkse vragen en mutaties rondom loonstroken.
   RPA in combinatie met AI-mailautomatisering*) herkent en identificeert de intentie van de mail en beslist op basis van gedefinieerde business rules wat er met de mail moet gebeuren: automatisch verwerken in de loonadministratie (een mutatie bijvoorbeeld) of voorleggen aan een medewerker. De robot kan zelfs het voorwerk al doen en een actie voorstellen, waardoor de medewerker de controle houdt, maar niet handmatige alle informatie hoeft te verzamelen.
   
   *) RPA met AI-mailautomatisering is het automatisch afhandelen van mailverkeer door getrainde AI-modellen te combineren met geautomatiseerde afhandeling van processen.
      
2. Klantcontact en dossiervorming.
   RPA automatiseert (een deel van) de communicatie met klanten en zorgt dat de complete informatie voor een dossier al wordt verzameld, of dat standaard antwoorden worden verstuurd, bijvoorbeeld om verwachtingen te managen. Een robot zorgt ervoor dat aangeleverde documenten worden verwerkt in het klantdossier, zodat de accountant zich volledig kan richten op de opvolging van de bijbehorende taak.
     
3. Tijdrapportage zonder tijdschrijven.
   RPA wordt ingezet als hulpmiddel op de achtergrond bij het rapporteren van tijd. De robot ‘leest’ mee in de schermen die worden gebruikt en legt vast hoeveel tijd aan een bepaalde klant wordt gewerkt. Bel je met VoIP, dus over internet? Dan legt de robot ook vast wanneer, met wie en hoe lang er gebeld wordt. Vanzelfsprekend kan dit ook bij e-mail. Medewerkers gebruiken de automatisch verzamelde gegevens als tijdrapportage.

Nog even terug nu naar de dojang en de vergelijking uit het begin. Het idee van plankjes breken in taekwondo is om techniek, snelheid en kracht te tonen. Het idee van RPA in de accountancypraktijk is om techniek te gebruiken voor meer snelheid en slagkracht om daarmee de dienstverlening voor de klant meer ruimte te geven. Het doel is niet het plankje of de innovatie met RPA en AI. Het doel is om je vaardigheden te tonen, of dat nu gaat om techniek, snelheid en kracht of om luisteren, meedenken en adviseren met de financiële positie van je klant. Shijak!

Meer weten over RPA in de accountancypraktijk?
Mail naar dmiddeldorp@pegamento.nl en meldt je meteen aan voor onze webinar op donderdag 8 juli om 10:00 uur .
Zet in het onderwerp "webinar".