De Belastingdienst meldt onder meer het volgende: "bent u een Nederlandse ondernemer en levert u goederen in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen? Dan moet u die btw vanaf 1 juli 2021 meestal aangeven in het EU-land waar u levert. Dat kan ook op een vereenvoudigde manier centraal, met de 'Unieregeling'  via het éénloketsysteem (One-stop-shopping - OSS). Ook als u diensten levert in de EU".

De EU-regeling btw e-commerce is op meerdere websites al uitvoerig beschreven.Zoals op de volgende websites (bronnen):

• Belastingdienst; E-commerce en diensten in de EU: kijk wat er verandert voor de btw.
• KVK (Kamer van Koophandel); Nieuwe btw-regels voor e-commerce in de EU.
• RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland); Nieuwe btw-regels bij Europese e-commerce verkopen.
• Wolters Kluwer Tax & Accounting; Wat moet u weten over de nieuwe btw-regeling voor verkoop op afstand. 
• Wolters Kluwer Fiscaal & Accounting; Blog "Van MOSS regeling naar OSS regeling" door Carola van Vilsteren.

Vanuit meerdere softwareleveranciers is al uitgebreide informatie verschenen voor gebruikers van hun administratieve software met uitleg hoe om te gaan met de nieuwe EU-regeling btw e-commerce, oftewel afstandsverkopen (per 1 juli 2021). Het komt veelal neer op het aanmaken van nieuwe btw-codes, grootboekrekeningen en de instelling hoe je als bedrijf gebruik wilt maken van de nieuwe regeling.

In relatie tot boekhoudsoftware verwijzen we voor het inregelen van de EU-regeling btw e-commerce naar de website (en andere informatiebronnen) van uw softwareleverancier. Onderstaand enkele websites waar informatie openbaar beschikbaar is gesteld, zoals door:

• AFAS Software; Wetswijziging regeling Afstandsverkopen.
• e-Boekhouden.nl; Aanpassingen MOSS-regeling naar OSS-regeling. 
• Exact Accountancy & Software gemak; wijzigingen regeling btw afstandsverkopen 1-7-2021 in Boekhoud Gemak en Multivers.
• Informer Software; Hoe factureer ik volgens de nieuwe EU btw-richtlijn e-commerce.
• KING Software; PDF.
• Moneybird; Verandering in btw-regels per 1 juli 2021.
• SnelStart; Veranderingen btw e-commerce EU..
• Wolters Kluwer; Hoe verwerk ik de OSS regeling in Twinfield en webshopsoftware.
• YUKI; OSS regeling.

Voor webwinkelsoftware en de koppeling met boekhoudsoftware heeft Webwinkelfacturen.nl de consequenties van de nieuwe EU-regeling btw e-commerce uitgebreid in kaart gebracht. Met tevens relevante verwijzingen naar zowel boekhoud- als webwinkelsoftware.

Regelmatig wordt verwezen naar het accountants- of administratiekantoor als het gaat om hulp bieden aan ondernemers om de EU-regeling btw e-commerce uit te voeren. En ook op internet is best veel informatie te vinden over de nieuwe regeling, zo getuige ook de links die we aan het begin van dit artikel hebben genoemd. 

Hoe de EU-regeling btw e-commerce op te nemen in de boekhouding?
Softwareleveranciers bieden in hun boekhoudsoftware veelal de mogelijkheid tot het toevoegen van BTW-codes met de daarbij behorende grootboekrekeningen, zowel voor de BTW zelf als voor de verbijzondering van de omzet. En via de BTW- of een andere subadministratie een specificatie van de aan te leveren BTW-aangifte per EU-land. Al dan niet gebruik makend van de Unieregeling via het éénloketsysteem (One-stop-shopping - OSS) dat de Belastingdienst beschikbaar stelt aan ondernemers.

Bij een controle achteraf van de boekhouding bij een ondernemer door een accountant of een controlemedewerkers van de Belastingdienst is het dan wel de bedoeling dat alles in orde is. Dat laatste zoveel mogelijk automatisch, zonder de complete administratie te hoeven doorspitten. Een standaard als het Referentie Grootboekschema kan dan ondersteuning bieden bij het zo uniform mogelijk inrichten van het rekeningschema, waardoor controles ook op een uniforme wijze uitgevoerd kunnen worden.

RGS
Mede in relatie tot ons initiatief RGS MKB hebben we onderzocht in hoeverre RGS rekening houdt met de EU-regeling btw e-commerce.
Wat betreft het registreren van omzet zijn de volgende RGS-rekeningen aanwezig:

1. WOmzNopOla (8001090)
   3c. Netto-omzet uit leveringen geproduceerde goederen via installatie/afstandsverkopen binnen de EU.
   
   
2. WOmzNohOla (8002100)
   3c. Netto-omzet uit leveringen handelsgoederen via installatie/afstandsverkopen binnen de EU.
   
   
3. WOmzNodOda (8003090)
   3c. Netto-omzet uit verleende diensten via installatie/afstandsverkopen binnen de EU. 

Feitelijk als bestaande RGS-rekeningen, voortgekomen uit de voorgaande regeling voor afstandskopen/installaties binnen de EU.

Deze rekeningen kunnen gebruikt worden om de omzet van de afstandsverkopen te boeken. Zo kan bijvoorbeeld gecontroleerd worden of de omzet (op deze 3 rekeningen tesamen) onder de 10.000 euro grens blijft en kan bijtijds door betreffende (boekhoud)software melding gedaan worden als de omzet binnenkort alsnog de 10.000 euro grens dreigt te passeren. Zolang deze omzet onder de genoemde grens blijft en de ondernemer doet niet op vrijwillige basis btw-aangifte in een ander EU land of via de genoemde Unieregeling, dan moet er rekening mee gehouden worden dat deze omzet voor de btw-aangifte betrekking heeft op omzet binnenland, daar tevens de Nederlandse BTW in rekening wordt gebracht. 

Genoemde RGS-rekeningen zijn echter niet gesplitst per EU-land. Dat laatste moet dan opgelost worden in een eigen rekeningschema of op basis van een goede btw-subadministratie met betrekking tot afstandsverkopen. Wellicht kan de grootboekhistorie dan de gewenste informatie opleveren.  

Bij de lancering van RGS 3.3 (december 2021) is geen rekening gehouden met de EU-regeling btw e-commerce. De eerder genoemde rekeningen bleken gelukkig al aanwezig voor de voorgaande regeling m.b.t. afstandsverkopen. De RGS-rekeningen "Te betalen omzetbelasting" en "Terug te vorderen omzetbelasting" zijn niet uitgeplitst voor de EU-regeling btw e-commerce.

Onze aanbeveling is in elk geval in het eigen rekeningschema een extra rekening "Te betalen EU omzetbelasting" op te nemen. Een dergelijke extra rekening lijkt ons ook van toepassing binnen het RGS-schema op het zelfde niveau (4) als de RGS-code "Te betalen omzetbelasting". Als sprake is van het verrekenen van voorbelasting in een of meer andere EU-landen wordt eveneens geadviseerd de rekening "Terug te vorderen EU omzetbelasting" op te nemen. Ook deze rekening lijkt ons van toepassing in het standaard RGS-schema.

Impact voor RGS
De vraag of uitbreiding van RGS is gewenst ten behoeve van de nieuwe regeling btw-afstandsverkopen hebben we al eerder voorgelegd aan de RGS beheergroep (zie openstaande vraag). De RGS beheergroep heeft laten weten dat het verzoek voor de impactbepaling al een tijdje bij de Belastingdienst ligt. Zoals eerder genoemd heeft juist de Belastingdienst uitgebreide informatie over de nieuwe regeling. Wij hadden verwacht dat de impact voor RGS opgenomen zou zijn in RGS 3.3 die december 2020 is verschenen. 

Wat betreft RGS verwijzen we naar de Wiki RGS en de nieuwe EU-regeling btw e-commerce die we zelf hebben samengesteld.

De Belastingdienst, softwareleveranciers en individuele accountants- en administratiekantoren zijn druk met de nieuwe EU-regeling btw e-commerce en we denken dat dit de eerste maanden na 1 juli 2021 nog wel even zal aanhouden. 

De rol van branche organisaties als NBA en NOAB
De komst van de EU-regeling btw e-commerce per 1 juli 2021 zit al langer in het vat. De consequenties voor de regelgeving rondom de BTW(aangiftes) is uitgebreid aan de orde geweest door onder andere de Belastingdienst en eerder genoemde websites en bronnen. Voor de vertaalslag van de regeling naar RGS, de boekhouding zelf en de controle daarvan hebben we de NBA en de NOAB het volgende gevraagd:

Wat is volgens u de impact van de EU-regeling btw e-commerce voor:

1. RGS en wat heeft u daarvoor geregeld?
2. De inrichting van de boekhouding en wat heeft u daarvoor geregeld?
3. Controle van de boekhouding en wat heeft u daarvoor geregeld?

Vanuit de NBA hebben we (1-7-2021) de volgende reactie ontvangen:

Ad 1) De NBA brengt (wets-)wijzigingen die van invloed kunnen zijn op RGS onder de aandacht van de landelijke RGS-expertgroep en in het bijzonder van de RGS-beheergroep, waarin wij als NBA participeren. Het is de taak van de landelijke RGS Beheergroep om eventuele wijzigingen te inventariseren en aan te brengen. We hebben van de RGS Beheergroep begrepen dat zij hierover in gesprek zijn met de Belastingdienst. De wijzigingen worden aangebracht in versie 3.4. De NBA zal, als de alfaversie in consultatie is, de wijzigingen toetsen. Zodra deze wijzigingen in versie 3.4 definitief zijn doorgevoerd en verder zijn geïmplementeerd in de softwarepakketten, zullen wij het gebruik daarvan toejuichen en verder, waar mogelijk, stimuleren. Standaardisatie i.c. het gebruik van RGS bevordert immers de kwaliteit van de beroepsuitoefening.

Ad 2 en 3) Als NBA gaan wij niet in op iedere (wets-)wijziging die gevolgen (kan) hebben voor de financiële administratie van bedrijven en hoe de accountants hier mee om moeten gaan. Het is aan de individuele leden om hun kennis op peil te houden; voor majeure onderwerpen maken we daar wel werk van. Uiteraard informeren we onze leden wel over komende wijzigingen zoals in dit geval met ons bericht op accountant.nl: Fiscaal surfen - Week 15, 2021 (accountant.nl). Dit bericht is geen toeval. We behartigen namelijk de belangen van de leden in o.a. het zogenoemde Beconoverleg van financieel intermediairs met de Belastingdienst, waar we altijd aandacht vragen voor een tijdige en goed informatievoorziening door de overheid op dit vlak.

Vanuit de NOAB hebben we (7-7-2021) de volgende reactie ontvangen:

Ad 1) Het is de taak van de landelijke RGS Beheergroep om eventuele wijzigingen te inventariseren en aan te brengen. We hebben van de RGS Beheergroep begrepen dat zij hierover in gesprek zijn met de Belastingdienst. De wijzigingen worden aangebracht in versie 3.4. Het is de taak van de Beheergroep, als de alfaversie in consultatie is gepubliceerd, de wijzigingen toetsen;

Ad 2 en 3) Standaardisatie (het gebruik van RGS) is een must voor onze leden om optimaal gebruik te kunnen maken van de productiestraat. Zodra de onder punt 1 genoemde wijzigingen in versie 3.4 zijn doorgevoerd en verder zijn geïmplementeerd in de softwarepakketten, zullen wij het gebruik daarvan toejuichen en verder, waar mogelijk, stimuleren.

Wie heeft nog tips?
De EU-regeling btw e-commerce zo efficiënt mogelijk bijhouden in RGS en boekhoudsoftware. 
Eventuele tips kunnen gemeld worden aan gerard@gbned.nl.