Bijgewerkt 14 januari 2022

Online betalingen kent al een aantal jaren een opmars die nog wel even zal aanhouden. Innovaties als cloud computing, e-business, e-commerce en globalisering zijn hier debet aan.

Online betalingsverkeer met banken biedt door SEPA steeds meer standaardisatie. Instant Payments, dat ook onder SEPA valt, heeft gezorgd dat interbancair betalen en ontvangen binnen 10 seconden is geregeld. En PSD2 heeft gezorgd voor betaalinitiatie- en rekeninginformatiediensten door Payment service providers.

Online betalen via iDEAL of (internationaal) via PayPal is vandaag de dag de gewoonste zaak van de wereld.

Over online betalingen is volop informatie te vinden op internet. Het gaat dan veelal om de betaalmethoden en het aansluiten van een webshop of andere software daarop. De boekhoudkundige verwerking krijgt daarbij minder aandacht.

Schakels
Er zijn de nodige (software)toepassingen betrokken bij online betalingen. In onderstaande afbeelding is de keten van webwinkelverkoop t/m een online betaling weergegeven.

De rode vlakken illustreren softwaretoepassingen (en diensten) die nodig kunnen zijn voor de leverancier. Als volgt kort toegelicht:

1. Webshop(software); om verkoop en koppeling naar online betaling mogelijk te maken.
2. iDeal; als online betalingsmethode. Dit kan ook een andere betalingsmethode zijn.
3. PSP betaalplatform; dat zorgt voor de afhandeling van de online betaling.
4. Bank van de leverancier; voor ontvangst van de betaling (minus ingehouden provisie door het PSP betaalplatform en eventuele andere kosten, afhankelijk van de gekozen betaalmethode).
5. AISP; Account Information Service Provider die zorgt voor automatische bankmutaties in de boekhouding (op basis van PSD2).
6. Conversietool; soms nodig om mutaties vanuit een PSP te verwerken in het boekhoudpakket.
7. Boekhoudtoepassing; het online boekhoudpakket dat de leverancier gebruikt.

Hiervoor is geen rekening gehouden met eventuele softwaretoepassingen om de logistiek af te handelen, dat wil zeggen het afleveren van de bestelling via de webwinkel.

In het rapport wordt bovenstaande, en de daarbij gehanteerde begrippen, nader uitgelegd.
  

Doelstelling rapport

De doelstelling van dit rapport is nu juist overzicht bieden in oplossingen voor online betalen in relatie tot boekhoudsoftware. Oftewel: “hoe komen online betalingen zo efficiënt mogelijk in de boekhouding terecht?”.
  

Online betaalmethoden

We hebben een selectie van lokale en mondiale online betaalmethoden, die gebruikt worden in Nederland, op een rij gezet. Het aantal online betaalmethoden, met name in andere landen en wereldwijd, is vele malen groter. Zoals Sofort in Duitsland en Bancontact in België.
Online betaalmethoden worden meestal aangeboden via online betaalplatformen van Payment service providers (PSP’s).

Voor dit rapport hebben we ons beperkt tot een selectie van online betaalmethoden die volgens ons een representatief beeld geven van de impact voor boekhoudsoftware, al dan niet door tussenkomst van PSP’s.

Een online betaalmethode kan, bijvoorbeeld via een webshop, ingezet worden om direct te betalen op het moment van bestellen. iDEAL is dan de meest voorkomende betaalmethode in Nederland.

Een online betaalmethode kan, bijvoorbeeld via een factuurprogramma, ook ingezet worden om, veelal achteraf, een factuur te betalen die wordt uitgereikt aan afnemers. Via de factuur, of andere berichtgeving, kan dan bijvoorbeeld een betaallink opgenomen worden. Ingeval van iDEAL kan ook een QR-code opgenomen worden (zie hierna onder iDEAL).

De volgende online betaalmethoden komen aan bod:

• iDEAL;
• AfterPay;
• PayPal;
• Creditcards;
• SEPA overboeking en incasso.
    

Payment service providers

Payment service providers (PSP’s) verlenen diensten op het gebied van betalingsverkeer. Dit kan bijvoorbeeld gaan om het afhandelen van online betalingen voor een webshop of het afhandelen van rekeningafschriften voor meerdere banken.

Het voordeel van een PSP is dat een leverancier van bijvoorbeeld boekhoud-, ERP, webwinkel- en kassasoftware niet zelf allerhande koppelingen hoeft te maken.

Betaalplatformen
Betaalplatformen zijn bedoeld om ondernemers een platform te bieden om klanten via meerdere betaalmethoden online te laten afrekenen. Online afrekenen in Nederland vindt het meest plaats via iDEAL. Internationaal wordt vaak gewerkt met PayPal en creditcards. Daarnaast wordt betaald via SEPA overboekingen en incasso. En net als iDEAL in Nederland zijn er nog de specifieke betaalmethoden in andere landen, zoals Sofort in Duitsland en Bancontact in België.

Bekende betaalplatformen zijn: Adyen, Buckaroo, Mollie, MultiSafepay en Pay.

Rekeninginformatiediensten
Naast de hiervoor genoemde PSP’s die betaalplatformen aanbieden zijn er ook PSP’s die zich toegelegd hebben op het afhandelen van rekeninginformatie (aan te duiden als AISP (Account Information Service Provider). Zeg maar het online ophalen van bankafschriften bij meerdere banken. Dit is mogelijk door de invoering van PSD2. 
  

Boekhoudsoftware en online betalingen

Dit onderdeel is de hoofdreden waarom dit rapport is samengesteld.

Voor het uitwisselen van elektronische bankafschriften met boekhoudsoftware is het SEPA CAMT formaat beschikbaar. Het eerdere MT940-formaat wordt in de praktijk ook nog veel gebruikt, evenals eigen formaten (veelal in CSV) door aanbieders van eerder genoemde online betaalplatformen.

Een andere steeds meer gebruikte mogelijkheid is het uitwisselen van online betaalinformatie voor de boekhouding op basis van API-techniek.

Naast bankrekeningen in de boekhouding voor een of meer reguliere banken adviseren we per PSP met een betaalplatform, waarvan elektronische betaalafschriften worden ontvangen, ook een bankrekening c.q. bankboek te openen. Dat geldt ook als gewerkt wordt met PayPal, hoewel deze laatste niet SEPA, maar alleen een eigen formaat ondersteunt.

Welke mogelijkheden kent je boekhoudsoftware?

Lang niet alle boekhoudsoftware biedt alle mogelijkheden aan, te weten:

1. Het inlezen van elektronische bankafschriften op basis van CAMT en/of MT940;
2. Een automatische bankkoppeling met banken, waarbij de elektronische bankafschriften direct in het boekhoudpakket terecht komen.
3. Een automatische koppeling met banken via een AISP, waarbij elektronische bankafschriften van meerdere banken direct het in boekhoudpakket terecht komen.
4. Het inlezen van transacties van PayPal op basis van een CSV-bestand.
5. Het automatisch inlezen van transacties van PayPal op basis van API-techniek.
6. Het inlezen van transacties van PSP betaalplatformen op basis van een CAMT, MT940 of eigen formaat.
7. Het automatisch inlezen van transacties van PSP betaalplatformen op basis van API-techniek.

Voor hetgeen genoemd onder 4, 5, 6 en 7 zijn voor bepaalde boekhoudsoftware add-ons beschikbaar van derden die ook in dit rapport ter sprake komen.

Het advies aan gebruikers is vooraf met je leverancier van boekhoudsoftware af te stemmen welke mogelijkheden geboden worden tegen welke tarieven en condities.

Bij het verwerken van online betalingen in de boekhouding via een PSP betaalplatform gaan we uit van het volgende:

1. De betalingen van klanten die door een Payment service provider (PSP) zijn ontvangen; rekening houdend met transactiekosten.
2. De uitbetaling door de PSP;
3. De banktransactie van de eigen bank met de uitbetaling onder 2.
4. De factuur achteraf van de PSP met transactiekosten. En de over de transactiekosten berekende BTW. Dit laatste wordt bij boekingsvoorbeelden door PSP’s zelf nog wel eens weggelaten, terwijl dit juist een aandachtspunt is.

Het rapport bevat een uitwerking met alle boekingen op basis van genoemde stappen. 

Tevens komt dan aan de orde:

• Non-collecting betaalmethoden; 
  Wanneer je via een Payment service provider (PSP) bijvoorbeeld PayPal als betaalmethode activeert zal de klant niet aan de PSP betalen, maar rechtstreeks aan het gekoppelde PayPal rekeningnummer. De PSP breng in dit geval alleen afhandelingskosten in rekening. Dit betekent dat er geen verrekening plaatsvindt.
    
• Refund;
  Voor de volledigheid noemen we ook refund als aandachtspunt, zijnde restitutie oftewel terugbetaling. Het gaat dan om het, al dan niet deels, terug storten van een eerder ontvangen online betaling met tussenkomst van de PSP. Ook een extra vergoeding storten (bovenop de terugbetaling) kan tot de mogelijkheid behoren.
    

Add-ons

In de markt worden ‘Add-ons’ geleverd die een schakel vormen tussen onder andere online betaalmethoden, payment service providers en boekhoudsoftware. Veelal bieden deze aanbieders ook andere online koppelingen met boekhoudsoftware. Deze aanbieders zijn in de regel wel gebonden aan een of een bepaald aantal boekhoudpakketten. 

Het rapport bevat tevens een specificatie van 'Add-ons'.
  

Verkopen via een webwinkel

Zonder verkopen ook geen online betalingen

Verkopen via een webwinkel komen terecht in het boekhoudpakket. Op deze wijze kan in het boekhoudpakket BTW-aangifte afgehandeld worden. Evenals de ICP-opgave (voor intracommunautaire transacties) en de OSS (One Stop Shop regeling).

De hiervoor genoemde online betalingstransacties worden dan in het boekhoudpakket geboekt bij betreffende facturen op basis van de CAMT of de MT940. Ook wel afletteren openstaande posten genoemd. Zodat deze laatste als betaald zijn aangemerkt.

Om verkopen vanuit een webwinkel te verwerken in het boekhoudpakket kan:

1. Gebruik gemaakt worden van een koppeling tussen betreffende webwinkel(software) en boekhoudpakket, al dan niet op basis van maatwerk. Hiervoor verwijzen we naar de mogelijkheden van betreffende webwinkel- en boekhoudsoftware.
     
2. Gebruik maken van een specialistische partij, gespecialiseerd in oplossingen om meerdere webwinkelplatformen te koppelen met meerdere boekhoudpakketten.
     
3. Handmatig gegevens overnemen. Als sprake is van een zeer beperkt aantal webwinkelverkopen valt te overwegen de verkopen handmatig op te nemen in de boekhouding. Uiteraard met de wetenschap van eventuele typefouten.

In het rapport komen enkele onder ad. 2 genoemde partijen aan bod.

    
Rapport gratis opvragen

Het rapport "Boekhoudsoftware: online betalingen en de rol van Payment service providers" is gratis beschikbaar via deze website.
Naar opvragen gratis rapport.
  

Op de hoogte blijven?
Lees ook onze gratis nieuwsbrief.

Verder aanbevolen

• Gids boekhoudsoftware (GBNED);
• RGS: uniform rekeningschema voor alle bedrijven (GBNED);
• Rapport APIs en administratieve software: het nieuwe ERP (GBNED);
• De complete gids Elektronisch factureren (GBNED).