Online betalingen kent al een aantal jaren een opmars die nog wel even zal aanhouden. Innovaties als cloud computing, e-business, e-commerce en globalisering zijn hier debet aan.

Online betalingsverkeer met banken biedt door SEPA steeds meer standaardisatie. Instant Payments, dat ook onder SEPA valt, heeft gezorgd dat interbancair betalen en ontvangen binnen 10 seconden is geregeld. En PSD2 heeft gezorgd voor betaalinitiatie- en rekeninginformatiediensten door Payment service providers.

Online betalen via iDEAL of (internationaal) via PayPal is vandaag de dag de gewoonste zaak van de wereld.

Schakels
Er zijn de nodige (software)toepassingen betrokken bij online betalingen. In onderstaande afbeelding is de keten van webwinkelverkoop t/m een online betaling weergegeven.

De rode vlakken illustreren softwaretoepassingen (en diensten) die nodig kunnen zijn voor de leverancier. Als volgt kort toegelicht:

1. Webshop(software); om verkoop en koppeling naar online betaling mogelijk te maken.
2. iDeal; als online betalingsmethode. Dit kan ook een andere betalingsmethode zijn.
3. PSP betaalplatform; dat zorgt voor de afhandeling van de online betaling.
4. Bank van de leverancier; voor ontvangst van de betaling (minus ingehouden provisie door het PSP betaalplatform en eventuele andere kosten, afhankelijk van de gekozen betaalmethode).
5. AISP; Account Information Service Provider die zorgt voor automatische bankmutaties in de boekhouding (op basis van PSD2).
6. Conversietool; soms nodig om mutaties vanuit een PSP te verwerken in het boekhoudpakket.
7. Boekhoudtoepassing; het online boekhoudpakket dat de leverancier gebruikt.

Hiervoor is geen rekening gehouden met eventuele softwaretoepassingen om de logistiek af te handelen, dat wil zeggen het afleveren van de bestelling via de webwinkel.
  

Online betaalmethoden

Als selectie van online betaalmethoden noemen we iDEAL; AfterPay, PayPal, Creditcards en SEPA overboeking en incasso. 
Het aantal online betaalmethoden, met name in andere landen en wereldwijd, is vele malen groter. Zoals Sofort in Duitsland en Bancontact in België.

Online betaalmethoden worden meestal aangeboden via online betaalplatformen van Payment service providers (PSP’s).

Een online betaalmethode kan, bijvoorbeeld via een webshop, ingezet worden om direct te betalen op het moment van bestellen. iDEAL is dan de meest voorkomende betaalmethode in Nederland.

Een online betaalmethode kan, bijvoorbeeld via een factuurprogramma, ook ingezet worden om, veelal achteraf, een factuur te betalen die wordt uitgereikt aan afnemers. Via de factuur, of andere berichtgeving, kan dan bijvoorbeeld een betaallink opgenomen worden. Ingeval van iDEAL kan ook een QR-code opgenomen worden.

Payment service providers
In zijn algemeenheid kunnen we stellen dat een Payment service provider (PSP) diensten verleent op het gebied van (online)betalingsverkeer.

PSP’s worden verbijzonderd naar:

1. PISP (Payment Initiation Service Provider); kunnen met toestemming van een rekeninghouder de opdracht geven een betalingstransactie uit te voeren vanaf zijn rekening. 

2. AISP (Account Information Service Provider); die zich toegelegd hebben op het afhandelen van zeg maar het online ophalen van bankafschriften bij meerdere banken.  

3. PSP betaalplatformen; zijn bedoeld om ondernemers hun klanten de mogelijkheid te bieden via meerdere betaalmethoden (bijvoorbeeld iDEAL, Afterpay, PayPal, etc.) online te laten afrekenen. Dit kan bijvoorbeeld gaan om het afhandelen van online betalingen voor een webshop.

Betaalplatformen
Betaalplatformen zijn bedoeld om ondernemers een platform te bieden om klanten via meerdere betaalmethoden online te laten afrekenen. Online afrekenen in Nederland vindt het meest plaats via iDEAL. Internationaal wordt vaak gewerkt met PayPal en creditcards. Daarnaast wordt betaald via SEPA overboekingen en incasso. En net als iDEAL in Nederland zijn er nog de specifieke betaalmethoden in andere landen, zoals Sofort in Duitsland en Bancontact in België.

Bekende betaalplatformen zijn: Adyen, Buckaroo, Mollie, MultiSafepay en Pay.

Rekeninginformatiediensten
Naast de hiervoor genoemde PSP betaalplatformen zijn er ook PSP’s die zich toegelegd hebben op het afhandelen van rekeninginformatie (aan te duiden als AISP (Account Information Service Provider). Zeg maar het online ophalen van bankafschriften bij meerdere banken. Dit is mogelijk door de invoering van PSD2.

PSD2
De Payment Service Directive 2 (PSD2) is de nieuwe Europese betaalrichtlijn die sinds 19 februari 2019 van kracht is in Nederland. PSD2 heeft de volgende nieuwe betaaldienstverleners geïntroduceerd:

• Betaalinitiatiediensten (dienst 7); betaalinitiatiedienstverleners, formeel aangeduid als PISP (Payment Initiation Service Provider), kunnen met toestemming van een rekeninghouder de opdracht geven een betalingstransactie uit te voeren vanaf zijn rekening. Bijvoorbeeld bij online aankopen bij een webwinkel.
  
  Dit wordt een alternatief voor iDEAL, creditcard en Paypal genoemd. 

• Rekeninginformatiediensten (dienst 8); rekeninginformatiediensten, formeel aangeduid als AISP (Account Information Service Provider), kunnen met toestemming van een rekeninghouder toegang krijgen tot zijn Deze betaalgegevens kunnen rekeninginformatiedienstverleners ordenen waardoor een rekeninghouder beter inzicht krijgt in zijn betaalgegevens. Bijvoorbeeld ook vanuit meerdere rekeningen. Dit wordt in de praktijk ook wel Access to the Account (XS2A) genoemd. Een belangrijk attentiepunt is dat de rekeninghouder wettelijk verplicht om de hiervoor genoemde toestemming elke 90 dagen weer opnieuw te verlenen.
      

Boekhoudsoftware en online betalingen

Dit onderdeel is de hoofdreden waarom dit artikel is samengesteld.

Voor het uitwisselen van elektronische bankafschriften met boekhoudsoftware is het SEPA CAMT formaat beschikbaar. Het eerdere MT940-formaat wordt in de praktijk ook nog veel gebruikt, evenals eigen formaten (veelal in CSV) door aanbieders van eerder genoemde online betaalplatformen.

Een andere steeds meer gebruikte mogelijkheid is het uitwisselen van online betaalinformatie voor de boekhouding op basis van API-techniek.

Naast bankrekeningen in de boekhouding voor een of meer reguliere banken adviseren we per PSP met een betaalplatform, waarvan elektronische betaalafschriften worden ontvangen, ook een bankrekening c.q. bankboek te openen. Dat geldt ook als gewerkt wordt met PayPal, hoewel deze laatste niet SEPA, maar alleen een eigen formaat ondersteunt.

Welke mogelijkheden kent je boekhoudsoftware?

Lang niet alle boekhoudsoftware biedt alle mogelijkheden aan, te weten:

1. Het inlezen van elektronische bankafschriften op basis van CAMT en/of MT940;
2. Een automatische bankkoppeling met banken, waarbij de elektronische bankafschriften direct in het boekhoudpakket terecht komen.
3. Een automatische koppeling met banken via een AISP, waarbij elektronische bankafschriften van meerdere banken direct het in boekhoudpakket terecht komen.
4. Het inlezen van transacties van PayPal op basis van een CSV-bestand.
5. Het automatisch inlezen van transacties van PayPal op basis van API-techniek.
6. Het inlezen van transacties van PSP betaalplatformen op basis van een CAMT, MT940 of eigen formaat.
7. Het automatisch inlezen van transacties van PSP betaalplatformen op basis van API-techniek.

Voor hetgeen genoemd onder 4, 5, 6 en 7 zijn voor bepaalde boekhoudsoftware add-ons beschikbaar van derden die ook in dit rapport ter sprake komen.

Het advies aan gebruikers is vooraf met je leverancier van boekhoudsoftware af te stemmen welke mogelijkheden geboden worden tegen welke tarieven en condities.

Boekingen (journaalposten) verwerking online betalingen
Over online betalingen is volop informatie te vinden op internet. Het gaat dan veelal om de betaalmethoden en het aansluiten van een webshop of andere software daarop. De boekhoudkundige verwerking krijgt daarbij minder aandacht. Dit laatste is nu opgenomen op de website Boekhoudplaza.nl in relatie tot RGS MKB, het uniforme rekeningschema voor het MKB. Met tal van boekingsvoorbeelden.

Via het PSP betaalplatform komen in de boekhouding terecht:

1. De betalingen van klanten die door het PSP betaalplatform zijn ontvangen;
   Betalingen door klanten komen in eerste instantie terecht op een (bank)rekening van het betaalplatform zelf.
   
   
2. De uitbetaling door het PSP betaalplatform aan onze eigen bankrekening; rekening houdend met transactiekosten die ingehouden zijn door het betaalplatform.
   
   
3. De factuur achteraf van het PSP platform met transactiekosten. En de over de transactiekosten berekende BTW. Dit laatste wordt bij boekingsvoorbeelden door PSP betaalplatformen zelf nog wel eens weggelaten, terwijl dit juist een aandachtspunt is.

Zie Online betalingen boeken via een betaalplatform: basis uitwerking (in de boekhouding).

Tevens komt dan aan de orde:

• Non-collecting betaalmethoden; 
  Wanneer je via een Payment service provider (PSP) bijvoorbeeld PayPal als betaalmethode activeert zal de klant niet aan de PSP betalen, maar rechtstreeks aan het gekoppelde PayPal rekeningnummer. De PSP breng in dit geval alleen afhandelingskosten in rekening. Dit betekent dat er geen verrekening plaatsvindt.
  Zie Online betalingen via een betaalplatform boeken: Non-collecting betaalmethoden (in de boekhouding).
    
• Refund;
  Voor de volledigheid noemen we ook refund als aandachtspunt, zijnde restitutie oftewel terugbetaling. Het gaat dan om het, al dan niet deels, terug storten van een eerder ontvangen online betaling met tussenkomst van de PSP. Ook een extra vergoeding storten (bovenop de terugbetaling) kan tot de mogelijkheid behoren.
  Zie Online betalingen via een betaalplatform: Refund (in de boekhouding).
    

Add-ons

In de markt worden ‘Add-ons’ geleverd die een schakel vormen tussen onder andere online betaalmethoden, payment service providers en boekhoudsoftware. Veelal bieden deze aanbieders ook andere online koppelingen met boekhoudsoftware. Deze aanbieders zijn in de regel wel gebonden aan een of een bepaald aantal boekhoudpakketten. 
  

Verkopen via een webwinkel

Zonder verkopen ook geen online betalingen

Verkopen via een webwinkel komen terecht in het boekhoudpakket. Op deze wijze kan in het boekhoudpakket BTW-aangifte afgehandeld worden. Evenals de ICP-opgave (voor intracommunautaire transacties) en de OSS (One Stop Shop regeling).

De hiervoor genoemde online betalingstransacties worden dan in het boekhoudpakket geboekt bij betreffende facturen op basis van de CAMT of de MT940. Ook wel afletteren openstaande posten genoemd. Zodat deze laatste als betaald zijn aangemerkt.

Om verkopen vanuit een webwinkel te verwerken in het boekhoudpakket kan:

1. Gebruik gemaakt worden van een koppeling tussen betreffende webwinkel(software) en boekhoudpakket, al dan niet op basis van maatwerk. Hiervoor verwijzen we naar de mogelijkheden van betreffende webwinkel- en boekhoudsoftware.
     
2. Gebruik maken van een specialistische partij, gespecialiseerd in oplossingen om meerdere webwinkelplatformen te koppelen met meerdere boekhoudpakketten.
     
3. Handmatig gegevens overnemen. Als sprake is van een zeer beperkt aantal webwinkelverkopen valt te overwegen de verkopen handmatig op te nemen in de boekhouding. Uiteraard met de wetenschap van eventuele typefouten.
      

Aanbevolen

• Thema "eBusiness en online betalingen";
• Gids boekhoudsoftware (GBNED);
• Website Boekhoudplaza.nl (met uitleg van boekingen online betalingen en vele andere boekingsvoorbeelden).