Blog door Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED

Boekhoudsoftware, werkkostenregeling (WKR) en RGS. Geen gelukkig huwelijk

Met 130 codes voor alleen al de WKR kun je als administrateur behoorlijk de weg kwijtraken met het huidige Referentie Grootboekschema (RGS). Dat totaal ruim 4.500 rekeningcodes telt (geen typefout!), geen van allen standaard gedocumenteerd.

De WKR zelf is al vrij complex. Wat valt onder vrije ruimte, gerichte vrijstellingen, nihilwaardering, belast loon, enz. Maar het RGS doet daar nog een schepje bovenop.

Heb je eenmaal bepaald onder welke WKR categorie bijv. een "Chromebook" valt die je hebt verstrek aan een werknemer, dan wordt binnen RGS gevraagd of sprake is van een tablet, laptop of desktop. Hoezo??? En of je aanwezige programmatuur dan nog even apart wilt opgeven. Wat hier de zin van is kan of wil niemand antwoord op geven. Of wat te denken van een "E-reader". Onder welke Welke RGS-code valt die dan?

Zie op onze website Boekhoudplaza.nl de Wiki RGS en de werkkostenregeling voor een specificatie van de WKR en gekoppelde RGS-codes.

Vanuit het initiatief RGS MKB wordt geprobeerd de lijst van 130 RGS-codes voor de WKR te verminderen met zeker 75%. Op basis van praktijkervaring vanuit de accountancy en accounting. 

Oproep

"Welke RGS codes gebruikt jouw kantoor voor de WKR?"

Accountancy en accounting medewerkers, die met RGS werken of aan het inrichten zijn, wordt gevraagd aan te geven welke RGS-codes voor de WKR zij gekoppeld hebben aan specifieke grootboekrekeningen? Ook leveranciers van boekhoudsoftware die een standaard rekeningschema hebben ingericht, en gekoppeld aan RGS, voor hun klanten wordt gevraagd te reageren.

Reageren kan eenvoudig door een mail te sturen aan ondergetekende via gerard@gbned.nl. 

Op deze wijze wordt geprobeerd tot een overzichtelijke lijst te komen van RGS-codes c.q. grootboekrekeningen die betrekking hebben op de WKR. De eerste paar kantoren hebben al input geleverd. En dan blijkt bijvoorbeeld "Maaltijden op de werkplek" en "Producten uit eigen bedrijf" vaker voor te komen. Die codes krijgen dan een plekje binnen RGS MKB.

Zoals je zelf al kunt raden komt een code als "Vergoedingen en verstrekkingen ter zake van agressieve dieren" en "Vergoedingen en verstrekkingen ter zake van wapens en munitie" (die ook opgenomen zijn binnen standaard RGS) niet in aanmerking om op te nemen binnen RGS MKB.

En de aparte codes voor tablet, laptop, desktop en programmatuur, adviseren we te bundelen tot één code, bijvoorbeeld "ÏCT en communicatiemiddelen". Hiervoor zijn we echter afhankelijk van het SBR/RGS programma met o.a. BZK en de NBA (zie verderop).

Heb jij RGS gekoppeld aan je rekeningschema?
Help dan het initiatief "RGS MKB" om te komen tot een gecoördineerd rekeningschema in Nederland, gedocumenteerd en wel. We zijn inmiddels hard op weg (zie Wiki RGS in de boekhouding). De eerste kantoren hebben inmiddels een lijstje met grootboekrekeningen en corresponderende RGS-codes voor de WKR aan mij doorgegeven. 

Heb je de WKR binnen de boekhouding op een andere wijze opgelost, zoals via kostenplaatsen, een specifieke boekingsdimensie of een indicatie bij betreffende mutaties? Dan hoor ik het ook graag. De WKR maakt in de regel onderdeel uit van salarissoftware, waarbij specifieke WKR-mutaties vanuit de boekhouding (al dan niet handmatig) overgenomen kunnen worden in de WKR-module binnen de salarissoftware. Betreffende WKR-mutaties moeten dan wel in de boekhouding onderscheiden worden. 

Reageren? Neem dan even contact met mij op via: gerard@gbned.nl.
(dan mail of bel ik je zo spoedig mogelijk terug om nader af te stemmen). 

Het SBR/RGS programma
RGS is sinds februari 2015 onderdeel van het Standard Business Reporting programma (SBR). 

29-7-2021
Op 29 juli 2021 is vanuit het SBR/RGS programma de volgende reactie ontvangen aangaande eerdere opmerkingen en vragen over RGS en de WKR vanuit RGS MKB:

"Werkkostenregeling.
Deze is vaak in de administratie al geregeld via kostenplaatsen - dimensies etc. Algemene vraag is dan ook in hoeverre deze in RGS nog wensbaar zijn. De huidige opgenomen codes bestaan reeds van voor RGS 3.0 en zijn tot op heden onverminderd opgenomen. Dit vraagt wellicht een revisie maar ook juiste inventarisatie. Dit zal aan de Beheergroep worden voorgelegd en dan evt. behandeld worden in de bèta versie van RGS 3.4".

Opvallend vind ik zelf dat aangegeven wordt dat de WKR binnen de administratie vaak geregeld is via kostenplaatsen - dimensies etc. . Maar ik vraag me af welke accountants- en administratiekantoren dit zo doen? Of dat deze kantoren de WKR ingericht hebben door opname van enkele (extra) grootboekrekeningen en/of een indicatie bij (grootboek)mutaties.  

Er is sinds 29-7-2021 (nog) geen aanvullende status of reactie ontvangen vanuit het SBR/RGS programma over eventuele acties of een reactie door de RGS beheergroep. 

Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED.  

LinkedIN
Zie ook de post op LinkedIN met enkele reacties.