Softwarepakketten.nl

Bijdrage van Bloggers (blogs)

RGS journaal: alle boekingen automatisch in de boekhouding

Plaatsingsdatum 06-01-2022
Berichtdatum 6 januari 2022

Blog door Gerard Bottemanne, STIPAC

Je kent het wel: de periodieke loonjournaalpost, webwinkelverkopen, kassaverkopen, uren factureren, projecten, etc. Hoe vaak neem jij nog boekingen handmatig over in de boekhouding? Niet alleen is dat zonde van de tijd, maar geeft dat ook kans op fouten. En als je boekingen automatisch kunt aanleveren aan je boekhoudpakket hoe weet je dan welke rekeningen je moet opgeven?  Is dat laatste aanwezig in de aanleverende administratie en stemt dat dan overeen met de rekeningen in je boekhouding?

Door gebruik te maken van het RGS journaal worden alleen bestaande rekeningen gebruikt op basis van het standaard RGS grootboekschema. De rekeningen zijn dan opgenomen in zowel de aanleverende administratie als in de boekhouding. 

Uitdaging
De grootste uitdaging zit volgens ons in het definiëren van de gewenste journaalposten per soort van administratie en de daarbij behorende RGS-codes. Hierna is het de bedoeling dat de uiteindelijk geselecteerde (sub)set aan benodigde RGS-codes opgenomen wordt in de 'aanleverende' administratie als basisgegevens. Op die wijze wordt gegarandeerd dat de juiste rekeningen geselecteerd worden. Het aanleveren van grootboekrekeningen zonder controle op bestaanbaarheid daarvan in de ontvangende administratie (lees RGS) is dan niet (meer) mogelijk en voorkomt fouten. 

Loonjournaalpost als voorbeeld
Zo kunnen leveranciers van salarissoftware meewerken om op eenvoudige wijze de loonjournaalpost uit ELK salarispakket aan te bieden aan ELK boekhoudpakket op basis van RGS en het RGS journaal. 

Haalbaarheid
Om op basis van RGS de loonjournaalpost aan te kunnen bieden aan boekhoudsoftware moest eerst antwoord komen op de vraag of RGS de juiste rekeningen bevat en daarmee ook compleet genoeg is. Na het nodige onderzoek zijn we de mening toegedaan dat RGS, met hooguit wat kleine correcties en toelichting, prima kan voldoen als codeschema tussen de salarisadministratie en de boekhouding. Oordeel zelf en lees het complete gratis rapport “RGS casus lonen, salarissen en personeelskosten”.

Onderstaand een voorbeeld van een loonjournaalpost op basis van RGS (die ook nog uitgebreider kan).

Voorbeeld RGS journaal loonjournaalpost

Andere (sub)administraties
Naast de loonjournaalpost zijn ook webwinkelverkopen, kassaverkopen, urenregistratie en projecten genoemd. En zo zijn er vele (sub)administraties die een of meer journaalposten tot gevolg hebben. Het RGS journaal wordt dermate van opzet dat journaalposten vanuit verschillende (sub)administraties uitgewisseld kunnen worden.

Haalbaarheid
Om, net als hiervoor genoemd voor de loonjournaalpost, op basis van RGS een journaalpost aan te bieden aan boekhoudsoftware moet eerst per potentiële journaalpost antwoord komen op de vraag of RGS de juiste rekeningen bevat en daarmee ook compleet genoeg is. Desgewenst zullen we voorstellen indienen om RGS uit te breiden met gewenste (grootboek)rekeningen. Tegelijkertijd willen we wildgroei aan rekeningen binnen RGS voorkomen. Dat laatste betekent dat we RGS zien als een grootboek met totaaltellingen, waarbij specificaties opgevraagd kunnen worden via betreffende (sub)administraties.

Meedoen
Leveranciers van salaris-, boekhoud- en andere administratieve software worden opgeroepen op mee te denken met de uitwerking van het RGS journaal, zowel qua formaat (in bijvoorbeeld XML en Json) als qua velden en de definities daarvan. En daarna mogelijk te maken in hun software.

Accountants- en administratiekantoren worden opgeroepen mee te denken met het komen tot de specificatie van gewenste journaalposten op RGS-niveau.

Meer weten en/of meedoen?

Bezoek dan de website STIPAC

Zo helpen we met z'n allen de ondernemer!
  

Categorie(n) GRC en Assuring, Branche > Accountantskantoren, Soort > Loon-, salaris- en HRM software, Robotic (accounting), ICT Innovatie, Branche > Accountantskantoren > Visie ICT, Standaardisatie, (open)standaarden, Branche > Groothandel, Industrie en Logistiek, Kennisplatform Administratieve software, Branche > Financials, XML en JSON, Branche > Detailhandel & Horeca, Soort > Boekhoudsoftware, RGS (ReferentieGrootboekSchema)
Bronvermelding STIPAC
Internet URL STIPAC

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.

Terug


Onerzoeksbureau GBNED