Blog door Janine Heemskerk (Innovative productmanager Sdu), Steven Schouten (Business Development & Sales Manager Intelligent Automation, Visma Connect) aangevuld met praktijkervaringen van Ron Meijer (Blauwe Vrijdag)

De 5 belangrijkste redenen om nú met Tax Tech aan de slag te gaan 

Het is een feit dat technologische ontwikkelingen het fiscale speelveld raken. Ook in de accountancy-en belastingadvieswereld wordt steeds meer gesproken over Tax Technology, maar wat is het belang van Tax Technology voor  jouw kantoor? Deze blog behandelt de 5 belangrijkste redenen om juist nú met Tax Tech aan de slag te gaan en benoemt de voordelen van innoveren voor jouw adviespraktijk.

1. Tijdbesparing door efficiënter te werken

Uit recent Sdu-onderzoek *) naar ‘de belemmeringen bij innovatie’ (november 2021), blijkt dat 75% van de respondenten* aangeeft dat innoveren uiteindelijk een tijdsbesparing oplevert doordat zij een beter afgebakende werkverdeling hebben. Kantoren die dit serieus oppakken zullen in staat zijn om sneller kwalitatief goede adviezen te leveren tegen aanvaardbare prijzen. De markt verlangt van accountancy/advieskantoren dat ze hier actief in mee gaan. Tax Tech zorgt ervoor dat het werkproces efficiënter verloopt. Efficiency kun je realiseren door:

• Kennistoepassing in het werkproces: het scheelt zoektijd als de juiste bron direct in het werkproces wordt aangereikt (bv. juridische grondslag of klantdata). Hierdoor kunnen junioren sneller zelfstandig werken en daarmee, samen met de senior, meer werk verrichten.
  Door het aanrijken van kennis, op het moment dat het nodig is, voorkom je dat iedereen in de organisatie het wiel opnieuw moet uitvinden.
   
• Betere vastlegging: het digitaal vastleggen zorgt ervoor dat je snel en op elk gewenst moment terug kunt grijpen naar eerdere (voorbeeld) adviezen. Vastlegging draagt ook bij aan het compliant maken van je adviesproces.
  
  
• Connectiviteit: systeemkoppelingen zorgen ervoor dat slechts op één plek klantdata bijgehouden hoeft te worden. Denk aan klantdata dat aangepast wordt in een CRM-systeem en dat deze aanpassing vervolgens wordt overgenomen door andere systemen.

Er zijn nog veel meer Tax Tech-functionaliteiten te benoemen die het werkproces efficiënter maken, bijvoorbeeld het kunnen e-mailen naar een dossier. Hierdoor is de klant zelf in staat om direct de juiste data naar een dossier te sturen en e-mail- communicatie vast te leggen op de juiste plek in het dossier.  

Taxvice (Sdu) is een Cloud software-oplossing die jouw adviespraktijk digitaal transformeert en inhoudelijk ondersteunt. Fiscale inhoud, processen en verschillende datastromen komen bij elkaar. Zo zijn er in Taxvice 42 fiscale adviesthema’s beschikbaar. Op elk thema wordt ondersteuning gegeven in de vorm van tools (flowcharts, rekenmodellen, modelovereenkomsten, voorbeeldbrieven) inclusief praktisch kader en links naar onderliggende juridische bronnen.
Daarnaast kent Taxvice diverse koppelingen met systemen zoals CRM, Office365, Single Sign On, email systemen en aangifte pakketten.

Praktijkervaring Ron Meijer: "vanaf de klantvraag tot het uiteindelijke advies, alles ligt vast op één plek. Voor de tijd had ik net als vele collega’s een mappenstructuur op mijn computer. Dit zorgde enigszins voor overzicht en voorkwam het zoeken en dientengevolge verlies van kostbare, indirecte tijd. Door Taxvice heb ik maximaal inzicht en staan alle e-mails, documenten en bewijsstukken op één plek. Van inventarisatie, analyse en overweging tot de uiteindelijke beslissing, alles is zichtbaar op het canvas. Dit canvas helpt mij enorm in het adviestraject. Door inzicht in de verschillende stadia van het advies, houd ik overzicht. Door met beeldbellen of in een persoonlijk gesprek het canvas met een cliënt te delen en daarbij de belangrijke punten te benadrukken met een andere kleur, is het voor mij mogelijk om het adviesgesprek goed te sturen. Heb ik het advies rond, dan is het adviesdocument door een export van de overwegingen en beslissingen een peulenschil". 

2. Betere borging van kwaliteit en aansprakelijkheid

Kwaliteit is een belangrijke hygiënefactor in je advieswerk naar de klant toe. Dit wordt door 75% van de respondenten erkent in het onderzoek. Tax Tech helpt bij het éénduidig vastleggen van alle stappen in de workflow, zodanig dat vastlegging en kwaliteitsborging mede dankzij 4-ogen principe gedekt zijn. Hierin is belangrijk dat het workflow ondersteunende systeem voldoende structuur biedt, zonder dat de gebruiker dit ervaart als een ‘keurslijf’. Dat maakt Tax Tech een vorm van kunst. Standaardisatie toepassen in een creatief werkproces is niet altijd even makkelijk, maar wel mogelijk!

Taxvice (Sdu) biedt ondersteuning op het gebied van vastlegging en kwaliteitsborging. Zo doorloop en documenteer je feiten, overwegingen en beslissingen aan de hand van het clientdossier. Met jouw bouwstenen genereert Taxvice vervolgens een korte uiteenzetting van het advies aan de hand van het door jou opgestelde dossier. Alle gegevens worden gedocumenteerd zodat je inzichtelijk kan maken hoe besluitvorming plaats heeft gevonden.

Praktijkervaring Ron Meijer: "s ochtends begin ik de dag met het openen van Taxvice. Zo kan ik elk contact direct vastleggen. Ik wil geenszins discussie met bijvoorbeeld een inspecteur (4e tranche AWB) of een op spreekwoordelijk oorlogspad zijnde cliënt. Door het kunnen borgen slaap ik een stuk fijner en natuurlijk bevestig ik de belangrijke contactmomenten schriftelijk. Krijg ik een vraag, dan kan ik de overweging en beslissing eenvoudig duiden. Goed te vermelden is het eerdergenoemde canvas. Dit zorgt, zoals ik eerder schreef, voor structuur". 

3. Data-optimalisatie en meer structuur

Volgens 63% van de ondervraagden in het Sdu-onderzoek is data-optimalisatie en meer structuur een belangrijke plus. Tax Tech zorgt ervoor dat kantoordata kwalitatief juist is, goed gestructureerd en up-to-date is, om zo te voorkomen dat er onjuiste conclusies worden getrokken. Data is de basis van Tax Tech. Daarom is het van wezenlijk belang nú direct te beginnen om de data op orde te brengen. Maar wat is data eigenlijk? En hoe kunnen we deze data het beste opslaan? We lichten dit toe aan de hand van belangrijke terminologie in de Tax Tech.

• Data: het woord data is een meervoudsvorm: het is het meervoud van het Latijnse woord datum in de (letterlijke) betekenis ‘gegeven’; data betekent dus ‘gegevens’. Rondom personen en bedrijven wordt veel data verzameld. Deze data ligt in verschillende systemen vast bijvoorbeeld CRM-, aangifte- of jaarrekeningsystemen. Daarnaast ook in e-mails, Excel sheets, Word documenten, notitieblokjes en óók nog altijd in de hoofden van de professionals zelf.
    
• Standaardisatie: om data in te zetten voor Tax Tech is het belangrijk dat systemen de data goed begrijpen. Daarom zijn er belangrijke standaarden wereldwijd geïntroduceerd, zoals XBRL voor aangiftedata en SBR voor rapportage doelstellingen.
    
• Datawarehouse: een datawarehouse is een verzameling van gestructureerde data. In een datawarehouse komt data van personen of bedrijven, ofwel klanten, uit verschillende systemen in samen op één centrale plek.  

Om toekomstbestendig te kunnen werken is het op orde brengen van de datahuishouding, waarmee we bedoelen dat data moet samenkomen in één gestructureerd systeem (datawarehouse) noodzakelijk. Advice Intelligence doet dat. Deze oplossing koppelt  CRM en financieel/fiscale pakketten aan signaleringen en berekeningen. Hierdoor ben je in staat om vroegtijdig kansen en bedreigingen te signaleren en kun je proactief adviseren naar jouw klanten.

4. Betere communicatie en samenwerking tussen verschillende disciplines

Tax Tech geeft overzicht, inzicht en antwoord op vele vragen:

• Wat speelt er allemaal rondom de klant?
• Wie van mijn kantoor is daar mee bezig?
• Wanneer is het belangrijk om actie te ondernemen?
• Welke (juridische) mijlpalen moeten er in de gaten worden gehouden?
• Hoe kan ik mijn collega helpen om de klant beter te bedienen?

Met een eenduidig en actueel beeld van de klant, is iedereen binnen het kantoor met zijn/haar eigen expertise snel in staat vragen van de klant te beantwoorden. Samenwerken wordt ook makkelijker op basis van een eenduidig klantbeeld in combinatie met inzicht wie waar mee bezig is en waar welke kennis voor handen is.

Hoe beter de workflow rondom de wens van de klant is ingericht, hoe beter de service. Taxvice geeft op klantniveau aan de hand van een dashboard inzicht in de status en voortgang van het dossier (contact, dossiers, taken). Zo is het mogelijk om als kantoor op alle niveaus in de organisatie met elkaar, samen voor de klant te werken.

Praktijkervaring Ron Meijer: "een mooi voorbeeld is de volgende; door het canvas te delen en de bijgeleverde PowerPoint presentaties actief te gebruiken, ontvangt de cliënt het advies makkelijker. Ik doel op het feit dat beeld beter door de gesprekspartner opgenomen wordt dan lappen tekst die niet vaak worden gelezen".

5. In staat zijn proactief te adviseren

Last but not least, bij Tax Tech draait het uiteindelijk allemaal rondom proactiviteit. Een accountant of adviseur kan nóg klantgerichter zijn en nóg meer business genereren als hij/zij in staat is om op basis van klantdata de klantvraag voor te zijn. Maar hoe kun je klantdata inzetten en proactief adviseren? Het antwoord hierop is de toepassing van Data Science.
Data Science is de verzamelnaam voor intelligentie die je toepast op data. Dat kan een vraag aan het datawarehouse zijn, bijvoorbeeld ‘geef mij alle cliënten met een schuld aan de bv van boven de €500K. Of ik wil alle cliënten zien die een bepaald vermogen hebben’. Bij Data Science is de professional zelf aan zet om de juiste vragen te formuleren en te stellen aan het datawarehouse. Vervolgens moet hij/zij de uitkomst interpreteren en daarop actie ondernemen.  

Advice Intelligence van Sdu is een goed voorbeeld van een Data Science toepassing. Fiscale-, financiële- en adviesdata rondom een klant wordt gecombineerd in één uniform gestructureerd datawarehouse. Via Robot Process Automation (RPA) of via Application Programming Interfaces (API) wordt klantdata uit fiscale/financiële systemen en Taxvice gecombineerd. Zo kunnen er vragen (queries) op het datawarehouse los worden gelaten en signaleert Advice Intelligence voor jou welke klanten geraakt worden en geeft het aan welke actie je moet ondernemen. 

Tot slot

Tax Technology is de belangrijkste stap naar een toekomstbestendige adviespraktijk. Naast het op orde brengen van de data is het noodzakelijk om als kantoor een cultuuromslag te maken van reactief naar proactief adviseren. Systemen, mensen, middelen en verdienmodellen dienen in goede harmonie mee te groeien in de technische mogelijkheden.

*)  Bron: Onderzoek belemmeringen bij innovatie door Sdu onder 169 respondenten. De doelgroep bestaat voor 74% uit man, werkzaam als accountant, fiscalist, belastingadviseur, fiscaal jurist, vennoot/partner of relatiebeheerder. Omvang kantoor: 45% > 50FTE, 17% 1-5FTE, 38% 5-50 FTE  

Einde blog