Blog door Mark Huijzers, Product Manager Minox.

Als we spreken over innovatie binnen accountancy en administratiekantoren, dan komen altijd twee belangrijkste drijfveren naar boven: efficiënter data verwerken en meer waarde creëren voor de clientèle. Gelukkig snijdt bij Robotic Accounting het mes aan twee kanten. Verwerking wordt in steeds hogere mate geautomatiseerd, hierdoor zijn administraties vaker actueel en wordt een solide basis voor meerwaarde gecreëerd. Niet alleen omdat klanten tijdig financieel en fiscaal advies krijgen, maar ook omdat additionele diensten operationele efficiëntie bieden.

Veel kantoren hebben stappen gezet in de richting van gerobotiseerd boekhouden, maar ervaren niet altijd de efficiëntie en meerwaarde die beoogd is. Verrassend genoeg is de mens doorgaans de sleutel tot het succes van gerobotiseerd boekhouden.

Het voeren van een boekhouding is geen doel op zich, maar een middel om een onderneming cijfermatig onder de loep te kunnen nemen. In het verleden focuste MKB-kantoren vooral op het periodiek ontlasten van de administratieve vastlegging en het opstellen van verplichte rapportages. Terwijl deze dienst van onverminderd belang is, biedt de huidige generatie boekhoudsoftware kansen om meer uit een administratie te halen. De gewonnen efficiëntie zorgt niet alleen voor minder werkdruk, maar zorgt ook dat een administratie vaker bijgewerkt is, dus beter de realiteit van de onderneming vertegenwoordigt. Dit inzicht helpt klanten betere beslissingen te nemen en efficiënter debiteuren beheren, slimmer inkopen en tijdig betalen. Hierdoor verandert ook het paradigma bij ondernemers over het voeren van een administratie; van een noodzakelijke kostenpost naar een duurzame investering.  Maar dan rijst de vraag: waarom halen anno 2022 nog zoveel kantoren hun omzet vooral uit administratieve werkzaamheden?

Status quo
De meest voorkomende reden die we in de praktijk zien, is dat het gros van de administraties onvoldoende actueel is om inzicht te verschaffen. De technologie is daar, maar het interne proces is onveranderd en houdt vast aan de traditionele periodieke cadans. Dit proces wordt vaak ondersteund met de bekende ‘lijstjes’. Als er gepoogd wordt om frequenter bij te werken, raakt men snel het overzicht kwijt. Als resultaat verliest men vertrouwen in de automatisering en is een kantoor veel tijd kwijt aan controle, waardoor de efficiëntie achter blijft.

Dit proces wordt ook in stand gehouden door de client; de ondernemer ziet niet voldoende meerwaarde aan dagelijks aanleveren, waardoor de informatie vaak laat en onvolledig wordt aangeboden.

Om deze status quo te doorbreken is het essentieel om zowel de medewerker en de client mee te nemen in een veranderproces.

‘In control’ zijn
De traditionele werkwijze voor administratieverwerking is doorgaans strak gepland en geborgd via checklijsten. Deze mate van overzicht en controle geeft de medewerker vertrouwen. Robotic accounting resulteert in een continue instroom en verwerking, waardoor het planbord en de checklijsten uit het raam kunnen. Om toch inzicht en controle te houden is het van groot belang dat kantoren investeren in een administratiemonitor; tooling die helpt om realtime inzicht te geven in de werkvoorraad, verplichtingen en uitzonderingen over alle administraties heen.

Een dergelijke monitor kan ook een inzicht geven in de benodigde tijdsbesteding en voortgang bewaken, waardoor een medewerker zelf in controle blijft van zijn planning. Het wordt zo ook makkelijker om werkdruk te verdelen over werknemers, zodra iedereen inzicht heeft in de gehele werkvoorraad. Dit vergroot wel de noodzaak van goede communicatie. Een goede administratiemonitor voorziet daarom ook in communicatiemiddelen om in de context van een klant informatie uit te wisselen.

Er zijn verschillende oplossingen in de markt om realtime de status van administraties in te zien. Ook Minox biedt het Accountancy Dashboard, waardoor medewerkers direct inzicht krijgen in de actuele werkvoorraad, deadlines, verwachte verwerkingstijd en daarover kunnen communiceren met klanten. En omdat de administratiemonitor volledig is geïntegreerd in het boekhoudpakket, kan direct worden genavigeerd naar de uitzonderingen die aandacht behoeven.

Voorbeeld van een administratiemonitor in Minox 

Coöperatieve klanten
Ondernemers worden gedreven door hun passie voor het werk dat ze doen. Vaak behoort de administratieve vastlegging niet tot deze passie en wordt als ‘noodzakelijk kwaad’ gezien. Dit is om eerdergenoemde redenen een gemiste kans. Medewerking van de klant is wel essentieel om robotic accounting tot een succes te maken, dus hoe krijg je een klant in beweging? Vooral door zijn medewerking laagdrempelig te maken en direct om te zetten in waarde voor zijn of haar onderneming. Laagdrempelig betekent: bonnen en facturen snel en eenvoudig via een mobiele app indienen, of e-mails doorsturen naar een ‘scan & herken’ mailbox.

Ook het koppelen van de andere gebruikte systemen met het boekhoudpakket is een must. Dit scheelt de ondernemer tijd. Maar dan komt het belangrijkste: direct meerwaarde creëren. Zoals eerder gesteld is er op allerlei vlakken meerwaarde te realiseren. Denk bijvoorbeeld aan het klaarzetten van betaalopdrachten in een app voor de ondernemer (met directe betaling bij elke bank vanuit de app met PSD2). Een app als Bizcuit is te koppelen met ieder boekhoudpakket en biedt naast deze PSD2-bankkoppelingen ook Scan & Herken, erg handig.

Een andere grote meerwaarde is debiteurenbeheer. Omdat de boekhouding actueel is, kan het aanmanen van debiteuren in hoge mate procesmatig geautomatiseerd worden. Dit scheelt ondernemers uren werk per maand. Minox biedt Debiteurenbeheer als module aan, maar er zijn ook specialistische oplossingen verkrijgbaar zoals Payt.

Ten slotte is inzicht belangrijk. Dat betekent niet het aanbieden van enkele standaard ratio’s, maar het om het beantwoorden van vragen die spelen bij de ondernemer. Het is hierbij dus van belang om goed te begrijpen welke doelen de ondernemer heeft en een BI-dashboard te bieden met indicatoren die hem helpen zijn doelen te bereiken. Als administraties RGS-gekoppeld zijn, wordt het maken van dergelijke inzichten een eitje; oplossingen als Speedbooks en Visionplanner zetten elke administratie zonder tussenkomst van brugstaat direct om in diepgaande analyses. Ook hier biedt Minox de eigen RGS analyzer om KPI’s in te stellen en te volgen. Dergelijke diensten maken ondernemers succesvoller, waardoor ze met liefde dagelijks hun financiële informatie aanleveren.

Voorbeeld van een BI-dashboard in Minox

Opwaartse spiraal van samenwerking
Als medewerkers comfortabel dagelijks administraties up-to-date kunnen houden en klanten gewend raken aan het dagelijks aanleveren omdat ze waarde voor zichzelf creëren, dan zal de piekbelasting op de afdeling zienderogen afnemen en zal ook de tijdsbesteding aan het jaarwerk voor veel ondernemingen zo gepiept zijn. De gewonnen kostenbesparing kan geïnvesteerd worden in de klant. Deze zichtbare meerwaarde van inzicht en operationele efficiëntie vergroot de vertrouwensband met de klant en opent de deur voor intensievere samenwerking en daarmee een verbreding van je dienstaanbod. De synergie tussen de interne organisatie en de klant creëert een opwaartse spiraal, waarbij onderaan de streep iedereen beter wordt.

Natuurlijk verschilt ieder kantoor. In grootte, marktfocus en ambities. Ook als het gaat om de selectie van de juiste (software)oplossingen is er niet één best-practice, maar een wereld aan opties. Om deze business case echt te kwantificeren en de voordelen voor jouw kantoor door te rekenen, komen we daarom graag met je in contact.