Door Bert-Jan Wiegeraad, SIEL

De vraag wat een boekhoudpakket is, lijkt een open deur maar er bestaan in de praktijk veel verschillende meningen over.

De begrippen 'boekhouden' en 'financiële administratie' worden makkelijk door elkaar gebruikt maar zijn niet automatisch hetzelfde. Boekhouden is een onderdeel van de financiële administratie. Het maken van offertes en het bijhouden van gewerkte uren voor de zelfstandigenaftrek, zijn ook deel van de financiële administratie maar komen niet terug in de jaarrekening.

Als boekhouden slechts een deel is van de financiële administratie, is de vraag: welk deel?

In de praktijk kunnen pakketten een heel verschillend deel van de financiële administratie voor hun rekening nemen en toch het predicaat boekhoudpakket krijgen. Er zijn pakketten waar je uitgebreid grootboekrekeningen in kunt aanmaken, maar waar geen complete jaarrekening uit rolt. Er is rapportagesoftware waar je prachtige jaarrekeningen mee kunt maken maar niet mee kunt factureren. Er zijn pakketten die alleen directe inkomsten en uitgaven kunnen registreren en in een categorie kunnen plaatsen. Daar kun je èn geen facturen èn geen jaarrekening mee maken maar deze worden ook boekhoudpakket genoemd.

Nu zul je wellicht vragen: wat is het probleem?

Het probleem is dat de gemiddelde kleine ondernemer het gehele spectrum van de financiële administratie niet altijd goed overziet maar wel bijvoorkeur met één boekhoudpakket werkt. Veel pakketten dekken echter maar een deel van het spectrum en daar komt de ondernemer vaak pas achter als deze enkele maanden heeft gewerkt met het gekozen pakket en op zoek moet gaan naar een boekhouder om de IB/VPB-aangifte te kunnen doen.

Je kunt boekhoudpakketten in allerlei categorieën plaatsen, maar de meest eerlijke vorm van duiding voor de ondernemer is: hoe compleet is het pakket? Welk deel of welke delen van de financiele administratie kunnen worden bijgehouden en welke niet? Wat heb je nog meer nodig om aangifte te kunnen doen volgens de normen van de belastingdienst?

Een ondernemer begrijpt vaak goed dat een boekhoudpakket handig zo niet noodzakelijk is. Maar als de ondernemer op internet gaat zoeken naar 'boekhoudpakket', dan kan hij/zij vaak niet goed inschatten hoe compleet deze zijn. Bijna alles dat iets met cijfers doet, heet tegenwoordig boekhoudpakket.

Neem ook de btw-administratie. Eenvoudig geredeneerd, is dat het totaal van ontvangen btw minus betaalde btw. Er zijn  boekhoudpakketten die deze rekensom kunnen maken en vervolgens stellen dat hiermee de btw-aangifte kan worden gedaan. De ondernemer wordt enthousiast want dat klinkt eenvoudig. Totdat de ondernemer te maken krijgt met zaken als:

• verlegde btw,
• btw-bijtelling,
• privégebruik,
• correctie voorbelasting wegens gedeeltelijk vrijgestelde prestaties.

Dan is het boekhoudpakket opeens niet meer zo compleet als op de website werd gesuggereerd. Maar hoe kon de ondernemer dat weten?

Er wordt veel gesproken over koppelingen en interoperabiliteit. Dat is op zich een prachtige ontwikkeling maar lijkt tevens de aandacht weg te nemen van de simpele vraag: hoe compleet is het pakket? Als je facturen kunt importeren uit de webshop, is dat reuze handig maar als niet duidelijk is of het gaat om Nederlandse of buitenlandse btw, of de klant btw-plichtig is en of de drempel van 10.000 euro is bereikt, dan heb je er tegenwoordig eigenlijk nog weinig aan. Boekhoud-koppelingen worden met veel marketing-geweld in de markt gezet, maar ook hier weet de ondernemer in de praktijk niet waar hij/zij op moet letten.

De ondernemer moet er in de praktijk helaas zelf achter komen in hoeverre het gekozen boekhoudpakket voor hem/haar een compleet boekhoudpakket is. De mate waarin een pakket compleet is (van offerte tot/met jaarrekening voor het zelfstandig invullen van de aangifte), wordt vaak niet in beeld gebracht. Hippe en coole features wel. Die verkopen beter dan het vage en saaie begrip: compleet.

Zelfstandigheidsfactor
Je zou 'compleet' ook de 'zelfstandigheidsfactor' kunnen noemen. In welke mate kan een ondernemer zelfstandig de administratie bijhouden én een correcte BTW-opgave en aangifte-IB/VPB invullen?

De ondernemer kan echter niet Googlen op 'boekhoudpakket zelfstandigheidsfactor' want dat begrip leeft niet. Dus zoekt de ondernemer op 'boekhoudpakket' maar dat heeft weinig zin want alles is tegenwoordig een boekhoudpakket.

Bert-Jan Wiegeraad, SIEL.

Bijdrage redactie

Een overzicht van online boekhoudpakketten voor ZZP en klein MKB. Met de mogelijkheid te selecteren op meer dan 25 functcies en eigenschappen.