Softwarepakketten.nl
erp software prodin
EXACT Software
VISMA E-accounting
E-boekhouden

Bijdrage van Bloggers (blogs)

Jheronimus Accountants deelt ervaring met het automatisch afhandelen van inkomende facturen

Plaatsingsdatum 20-03-2022
Berichtdatum Maart 2022

Blog op basis van een post op LinkedIN door Nico Prevoo, oprichter van Jheronimus Accountants

Voor het zoveel mogelijk automatisch afhandelen van inkomende facturen (voor klanten) gebruik ik de software van Zenvoices. Deze software heeft de mogelijkheid om te bekijken hoe goed de verwerking van facturen is over de verschillende administraties. Van daaruit kun je als kantoor bekijken waar verbetering mogelijk is in de automatische verwerking.

Voor mijn kantoor dus ook een moment om daar naar te kijken. Daarin neem ik jullie graag mee.

De statistieken (op basis van ruim 10.000 verwerkte facturen) van het afgelopen jaar (2021):

  1. 21,8% van de facturen wordt volledig automatisch verwerkt (kijkt dus niemand meer na tijdens de verwerking);
      
  2. 73,7% wordt volledig goed herkend door Zenvoices (op 26,3% van de facturen vindt dus nog een handmatige correctie plaats);
      
  3. 70,4% is de gemiddelde herkenningsscore (de werking hiervan wordt toegelicht op de website van Zenvoices).

Deze scores worden beïnvloed door met name:

  1. De automatisering van facturen kan nog beter ingericht worden;
      
  2. Papieren facturen en bonnen die gescand worden zorgen voor een lagere score op de juistheid van de herkende gegevens, maar ook het gebruik van niet-uniforme termen maakt dit lastig;
      
  3. Bepaalde leveranciers verstrekken gewoon slecht ingerichte facturen waarvan gegevens niet goed leesbaar zijn.

Wat gaan we als kantoor daaraan verbeteren?

  1. De automatisering van facturen gaan we structureel mee aan de slag (doen we al, maar nog niet bij alle administraties optimaal).
      
  2. De kwaliteit van de onderliggende facturen hebben we als kantoor geen invloed op. Wel brengen we bij onze klanten het elektronisch ontvangen van facturen onder de aandacht. Het gaat dan om het ontvangen van facturen in UBL-formaat via Zenvoices. Wij vragen aan de klanten om bij hun leveranciers actief te vragen naar facturen in UBL-formaat.

    Als alle leveranciers facturen sturen in UBL-formaat kunnen we volgens mij naar een 100%-score wat betreft factuurherkenning. Maar, om heel eerlijk te zijn, heb ik daar nog een hard hoofd in. Als eenmaal de grotere leveranciers zoals KPN of Vodafone daarin al meegaan, dan komt het vliegwiel wel op gang. Maar nu moeten we facturen nog (teveel) handmatig afhandelen.

    En nee, een andere scanoplossing ga ik niet gebruiken. Want ik heb ze allemaal wel geprobeerd en ik durf te stellen dat geen enkele tegen Zenvoices op kan. Zelfs niet de oplossingen waar er iemand aan de andere kant van de wereld meekijkt.

Via mijn overeenkomstige post op LinkedIN heb ik gevraagd naar ervaringen met inkomende factuurverwerking. Dat leverde onder andere volgende reacties op:

  1. Mooie resultaten Nico. Als we nu allemaal onze eigen klanten op Peppol zetten, dan gaat de herkenningsgraad naar 95% of meer. Maar wij moeten het doen. Hoeveel van je klanten zitten op Peppol? Want jouw klanten zijn de leveranciers van mijn klanten en andersom”.
     
  2. Mooie resultaten Nico! Wij focussen erop om het percentage ‘automatisch naar de boekhouding gestuurd’ gelijk te krijgen aan het percentage ‘goed herkend’.
     
    Over al onze administraties gaat 70% volautomatisch en nog steeds zijn er administraties (vooral de nieuwere) waar verbetering mogelijk is. Dat kan je in Zenvoices per administratie zien, maar binnen zo’n administratie ook weer per relatie. Zo kan je heel goed finetunen
    ”.
     
  3. Zeer mee eens. Wij moeten nu in een aantal situaties Zenvoices programmeren om een aantal situaties nog beter te verwerken. Dat kost tijd aan de voorkant, maar is het absoluut waard. Daarnaast is de informatie die je kan meesturen (periode bijvoorbeeld) zeer handig als je later door het grootboek heen gaat”.

Wil jij alle reacties zien (en reacties op reacties) of ook je ervaring delen, ga dan naar mijn post op LinkedIN.


Redactie (Softwarepakketten.nl / ICT Accountancy):

Ben jij net als Nico Prevoo open over jouw ervaring met het gebruik van bepaalde softwaretoepassing(en) op jouw kantoor en bereid om die ervaring te delen met vakgenoten. Dan plaatsen we ook graag jouw bijdrage op deze website.
  

Categorie(n) Branche > Accountantskantoren, Robotic (accounting), Soort > (Elektronisch) factureren, UBL en Peppol
Bronvermelding Jheronimus Accountantskantoor
Internet URL Jheronimus Accountantskantoor

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.

Terug

Kleisteen

Informer Software


KING Software


Timewriter


Onerzoeksbureau GBNED