Door Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED

Elektronisch factureren bestaat uit de volgende functies:

1. Het vesturen van elektronische facturen;
2. Het ontvangen en verwerken van elektronische facturen; aangeduid als elektronische factuurverwerking.
3. Het versturen van factuur retourberichten;
4. Het ontvangen van factuur retourberichten.

Bij elektronisch factureren is sprake van een standaard berichtformaat, waardoor er 100% herkenning is van ontvangen facturen. Het meest gebruikte berichtformaat voor elektronisch facturen in Nederland is UBL. Steeds meer overheden en (met name grote) ondernemingen verplichten hun leveranciers om elektronisch facturen te sturen in UBL-formaat. De overheid heeft hierbij ingezet op Peppol als netwerk. Als een leverancier een elektronische factuur stuurt in UBL-formaat via Peppol kan deze automatisch verwerkt worden. Dat betekent beduidend minder handwerk en voorkomt vertraging bij de afhandeling van inkomende facturen. Na de overheid zijn er ook steeds meer ondernemingen die inzetten op het ontvangen van elektronische facturen via Peppol. Op zich een heel logische keuze.

Dit laatste betekent dat ook MKB-leveranciers gedwongen worden over te gaan tot het versturen van elektronische facturen in het UBL-formaat via het Peppol-netwerk. Voor veel MKB’ers een overgang van facturen per email als PDF-bijlage, standaard mogelijk in 95% van factuur- en boekhoudsoftware in het MKB. Het meesturen van een factuur in UBL-formaat per email is in een meerderheid van de software ook aanwezig. En veel software kan ook de ontvangst van een elektronische factuur in UBL per email automatisch afhandelen.   

De overgang naar Peppol is nog geen standaard in alle boekhoudsoftware voor het MKB en kan ook extra kosten met zich meebrengen. Daar staat tegenover dat als een ondernemer aangesloten is op Peppol deze daarvan zelf ook kan profiteren voor het ontvangen en afhandelen van elektronische facturen. Best handig omdat Peppol ook met retourberichten werkt waardoor ook MKB’ers de status van hun facturen bij afnemers kunnen volgen. En Peppol werkt met een elektronisch adresboek waarbij zowel afzender als ontvanger van een factuur is gecontroleerd.

Er zijn overheden en ondernemingen die leveranciers verplichten om facturen via Peppol aan te leveren, maar dat op hun beurt zelf niet doen. Deze partijen blijven gewoon:

• Facturen per email verzenden als bijlage in PDF;
• Facturen digitaal aanbieden op een portaal waarop een ondernemer dan eerst moet inloggen en diverse handelingen moet verrichten om een factuur te downloaden.
• In het ergste geval facturen sturen per post.

In alle drie de gevallen onnodig tijdrovende handelingen voor de ondernemer of zijn administrateur.

Als je zelf niet elektronisch kunt facturen aan bijvoorbeeld de rijksoverheid in UBL-formaat via Peppol dan laten ze je een factuur handmatig overtypen in een portaaltoepassing. Een PDF-formaat is dan niet meer welkom en ook een factuur in UBL-formaat per email wordt geweigerd.

Laat MKB meeprofiteren
Om elektronisch factureren op grote schaal van de grond te krijgen ben ik het er mee eens dat ondernemers onder bepaalde condities verplicht kunnen worden elektronisch te factureren via bijvoorbeeld het UBL-formaat en Peppol. Maar dan wel onder de volgende voorwaarden:

1. Een partij kan alleen elektronisch factureren afdwingen als die partij zelf ook elektronisch factureert op een wijze die aansluit bij betreffende ondernemers. Dat zal in veel gevallen ook via het UBL-formaat en Peppol zijn.
2. Partijen die elektronisch factureren afdwingen via Peppol zorgen daarbij zelf voor het versturen van factuur retourberichten. Zodat ondernemers automatisch, via de Peppol-koppeling binnen hun eigen boekhoudsoftware, op de hoogte worden gehouden van de factuurstatus bij de afnemer. Zoals:
   - Is de factuur opgenomen in de boekhouding bij de afnemer?
   - is de factuur goedgekeurd door de afnemer?
   - Is de factuur afgekeurd en met welke reden?
   - Is de factuur betaald?
   Stel dat het nummer van een inkooporder ontbreekt op een factuur dan kan de leverancier een nieuwe factuur sturen met het gewenst nummer dat dan gemeld is via het factuur retourbericht. Effectief en efficiënt. Wat wil je nog meer.

Het afdwingen bij leveranciers om elektronisch te factureren en dat zelf niet doen als overheid of andere partij vind ik niet van deze tijd en ook niet de juiste weg om elektronisch factureren echt van de grond te krijgen. Aan betrokken ministeries doe ik de oproep om het MKB de aandacht te geven die het verdient bij hun initiatieven op het gebied van elektronisch factureren. Ik ben ervan overtuigd dat dat zijn vruchten gaat afwerpen.

Meer over eFactureren:
Rapport "Gids Elektronisch factureren"..