Door Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED

Bron: rapport “Portaalsoftware voor de accountancy”.

Naast het accorderen van documenten, bijvoorbeeld door het zetten van een vinkje door een geautoriseerde gebruiker, vindt ook het digitaal ondertekenen van documenten door cliënten steeds meer plaats. Digitaal ondertekenen wordt daarom genoemd als functie van portaalsoftware voor de accountancy.

Drie vormen van digitaal ondertekenen worden onderscheiden:
Op 1 juli 2016 is de Europese eIDAS-Verordening in werking getreden. In die Verordening wordt onderscheid gemaakt tussen drie vormen van digitaal (elektronisch) ondertekenen:

1. De normale digitale handtekening;
2. De geavanceerde elektronische handtekening;
3. De gekwalificeerde elektronische handtekening.

Alle drie genoemde niveaus zijn in Europa rechtsgeldig. Dat wil zeggen dat ze als bewijs in een rechtszaak gebruikt mogen worden. Dat betekent niet dat in alle gevallen wordt aangenomen dat de handtekening ook daadwerkelijk door de ondertekenaar is gezet, met andere woorden: dat deze authentiek is. Voor de normale digitale handtekening en de geavanceerde elektronische handtekening geld dat jij als ondertekenaar de authenticiteit van de handtekening moet kunnen bewijzen. Alleen de authenticiteit van een gekwalificeerde elektronische handtekening wordt aangenomen, net zoals bij de natte handtekening op papier.
(Bron Blog: Digitaal ondertekenen: weet al u van de hoed en de rand?, Tom van Bolhuis, PKIsigning).

In de volgende tabel is in beeld gebracht in welke mate portaalsoftware genoemde vormen van digitaal ondertekenen ondersteund:

(Juistheid van opgave door leveranciers is niet gecontroleerd. Correcties zijn altijd welkom).
  

Verwijzingen:

1. Rapport “Cybersecurity met authenticatie- en autorisatiemiddelen”. Daar wordt ook ingegaan op de verschillende betrouwbaarheidsniveaus van de elektronische handtekening. In genoemd rapport staan ook separate tools voor digitaal ondertekenen. Die dan op hun beurt gekoppeld kunnen worden aan portaalsystemen.
     
2. Rapport “Portaalsoftware voor de accountancy”. Dat rapport geeft inzicht in de functionaliteit en beschikbare portaalsoftware voor accountants- en administratiekantoren. Ook oplossingen specifiek gericht op online digitaal documentbeheer voor cliënten zijn opgenomen in het rapport. 
     
3. Blog: Digitaal ondertekenen: weet al u van de hoed en de rand?, Tom van Bolhuis, PKIsigning). Deze blog gaat in op vragen als welke niveaus zijn er? Wanneer heb ik welk niveau nodig en bestaat daar wetgeving over of mag ik dat zelf bepalen?