Blog door Sam van der Wagen, Viona

Automatiseren is hot. De afgelopen jaren kan je geen blog of vakblad openen zonder hiermee geconfronteerd te worden. Een vorm van automatiseren waar je minder vaak over leest is Robotic Process Automation (RPA). Door RPA toe te voegen aan je organisatie kan je automatiseren zonder te koppelen, waardoor je al snel virtuele assistenten hebt die je helpen met de saaie, repetitieve taken.

Wildgroei aan software
Automatiseren wordt vaak één op één geassocieerd met koppelingen. Alle grote financiële  pakketten hebben hier ook goede mogelijkheden toe. Toch betekent dit niet dat alle processen op deze manier zomaar te automatiseren zijn. API’s bevatten niet altijd alle velden, daarnaast kan je alleen data ophalen of terug sturen. Om daadwerkelijk handelingen uit te voeren met deze data is vaak een tussenoplossing of maatwerk nodig.

Een bijkomende factor is dat er de laatste jaren alleen maar meer softwarepakketten worden gelanceerd. Hierdoor is het werk voor administrateurs en accountants er niet makkelijker op geworden. Om de administratie van je klanten te voeren moet in steeds meer pakketten de weg weten of er moet nog meer geïnvesteerd worden in nieuwe koppelingen om deze in centrale systemen te krijgen. Vaak zijn deze koppelingen ook niet meteen voorhanden.

Nog een probleem met koppelingen is dat ze vaak duur en inflexibel zijn. Daarnaast is de doorlooptijd om ze te implementeren lang. Voor een paar administraties of een klein pakket loont het dan ook vaak niet deze koppeling te maken waardoor er nog meer repeterend werk met de hand moet worden uitgevoerd. Hierdoor is er minder tijd over om met waarde toevoegende activiteiten voor de klant bezig te zijn.

Nieuwe benadering tot automatiseren
Er wordt al veel geautomatiseerd en veel boekhoudpakketten hebben ook eigen mogelijkheden om delen van processen binnen het pakket te automatiseren. Alleen zitten hier nog vaak processtappen voor of na die niet mee geautomatiseerd kunnen worden. Denk hierbij aan het aanbieden van een rapport aan een klant in een beveiligde omgeving, of het vragen om input van een leverancier. Ook kunnen deze automatiseringen vaak niet gebruik maken van bestaande koppelingen. Lang was er geen goed alternatief, maar dat verandert nu met de opkomst van RPA.

“RPA staat voor Robotic Process Automation, en heeft een hele andere benadering tot automatiseren. In plaats van databases te koppelen om gegevens uit systemen te krijgen bootst RPA het gedrag van de gebruiker na. Dit is op bijna elk systeem toe te passen” legt Sam van der Wagen, medeoprichter van VionA, uit. “Het is ook snel te implementeren, en kan ook veel meer dan alleen maar data ophalen en wegschrijven. Zo kun je hele procesflows met logica en business rules automatiseren, maar bijvoorbeeld ook E-mails versturen om informatie uit te vragen bij klanten / leveranciers of ze updates sturen, werken met spreadsheets of werklijsten afwerken. De robot kan deze informatie daarna ook weer oppakken en verwerken”

De grootste voordelen van werken met RPA zijn dat de processen snel en foutloos worden uitgevoerd, wanneer je maar wilt, en tegen grofweg een derde  van de prijs waar een persoon het voor doet. Het komt ook het werkgeluk ten goede. Omdat het de saaie, repeterende taken zijn die zich goed lenen om te automatiseren. Hierdoor blijft er weer meer tijd over voor de uitdagende taken. Je kunt een RPA robot dan ook meer zien als een virtueel assistent die met je mee werkt in plaats van een IT oplossing.

Praktijkvoorbeelden in accountancy / boekhouding
In de accountancy zijn veel toepassingen voor RPA doordat er veel repeterende taken met de hand worden uitgevoerd.  Een voorbeeld van een robot die veel tijd bespaart gaat dagelijks alle beheerde administraties na of er nog belangrijke facturen zijn binnengekomen. Indien deze binnen een bepaalde vervaldatum vallen stuurt de RPA robot een e-mail met een directe link naar de factuur. Voorheen moesten honderden administraties regelmatig met de hand doorgenomen worden. Hierbij was er bij 80% van deze administraties geen actie nodig. Zonde van de tijd!

Er zijn nog veel meer voorbeelden, zoals een robot die rapportages maken met informatie uit verschillende bronnen, omzet naar PDF en klaar zet in een online portal voor klanten. Je kunt ook loonstroken vanuit een verloningspakket aan de boekhouding laten toevoegen en de bedragen laten controleren, of een robot die boekhoudingen naloopt of de BTW aangifte is gedaan. Ook kan je een robot de uren uit een urenregistratiesysteem over laten nemen in je boekhoudpakket, inclusief e-mail met overzicht van de geschreven uren van de afgelopen week.

RPA implementeren
Je hakt de knoop door, je gaat aan de slag met RPA, maar dan? Hierin kan je de keuze maken om zelf RPA software aan te schaffen, intern de kennis ontwikkelen die nodig is om de informatie te verzamelen, de robots te bouwen en onderhouden. Dit moet echter niet worden onderschat. Zoals met de meeste zaken in het leven begint ook het automatiseren van een proces met RPA met een goede voorbereiding. Het is cruciaal om het bestaande proces goed te doorgronden, waar nodig te verbeteren en dan pas over te laten nemen door een RPA robot. Dit betekent dat je deze proces competenties ook in huis moet hebben, naast de technische kennis voor het bouwen van de robots.

Een nieuw, interessant alternatief is het afnemen van RPA automatiseringen als een dienst.  Hierbij wordt het hele traject, van het beoordelen welke processen geschikt zijn, het verbeteren en optekenen ervan, het bouwen van de robot en het onderhoud, als een dienst aangeboden voor een vast bedrag per maand. Deze kosten kunnen makkelijk worden afgezet tegen de besparing dat de robot oplevert.

Meer informatie
VionA biedt automatiseringen aan als een dienst. Hiervoor gebruikt zij voornamelijk RPA technologie. VionA heeft expertise in het verbeteren van processen en de capaciteit om de oplossingen te vertalen naar digitale virtuele assistenten. Ze gaat samen met de klant op zoek naar de processen met de grootste impact voor de organisatie, waarna de oplossing binnen enkele weken vakkundig gebouwd en opgeleverd wordt. Daarna hoeft de klant hier niet meer naar om te kijken en kan zich bezighouden met andere werkzaamheden.

Neem gerust vrijblijvend contact op met Sam van der Wagen, sam@viona.nl.