Bijdrage door Arie van Klompenburg, Davista

Standaard financiële dashboards
Wil je als accountants- of administratiekantoor serieus genomen worden, dan moet je je klanten financiële dashboards kunnen bieden. Dat is de gedachte waarmee veel kantoren besluiten om een dashboard-tool in te zetten.

Vaak worden de standaard dashboard-tools gebruikt waarmee je de grootboekinformatie in de vorm van een dashboard kunt presenteren. Dus resultatenrekening, balans en nog een paar kengetallen zoals omzet en brutomarge.

Als deze dashboards per maand of kwartaal achteraf worden gepresenteerd, dan is dit eigenlijk vergelijkbaar met de vroegere PDF- of papieren rapportage. Het verschil met vroeger is dan in feite alleen een nieuw jasje en wat meer grafieken.

Standaard financiële dashboards niet relevant genoeg
Een veel gehoorde klacht is dat de dashboards niet door de klant worden bekeken. Blijkbaar zijn ze niet relevant genoeg voor de klant. De dashboard-tool bereikt niet het gewenste doel.

Of een rapportage nu op papier, op PDF of in een dashboard wordt gepresenteerd; als het niet relevant is voor de dagelijkse operationele business van de klant, dan zal hij/zij het een keer bekijken en vervolgens weer verder gaan met de orde van de dag.

Een standaard dashboard is generiek, je kunt daarom zeggen dat het per definitie niet relevant genoeg is. Het geeft algemene informatie over de resultaten van de afgelopen periode, maar het zet meestal niet aan tot actie op strategisch of operationeel niveau. Daarvoor ontbreekt simpelweg het detailniveau om dergelijke acties te kunnen ondernemen.

Maak financiële dashboards klantgericht
Hierna vergelijken we twee soorten dashboards, beide geven inzicht in de omzet.

In het eerste dashboard ‘Omzet realisatie’ wordt de omzet per periode en per soort getoond. Dit zijn veelgebruikte overzichten in de standaard financiële dashboards. Voor de ondernemer is dit nog steeds een achteruitkijkspiegel, je ziet welke omzetten je gegenereerd hebt, maar het zet nog niet aan tot actie. Er is weinig aanleiding om dit dashboard vaker dan een paar keer per maand te bekijken.

Bron: Template Omzet

In het tweede dashboard ‘Klanten’ wordt ook inzicht gegeven in de gerealiseerde omzetten. Maar hier is een extra detaillering van de omzet per regio, per klant en per artikel aanwezig. Dit dashboard geeft al meer mogelijkheden om concrete acties te ondernemen op een regio, een klant of een artikel waar de omzet achterblijft ten opzichte van vorig jaar. Of nog meer in detail: door te kijken naar de artikelomzet van één bepaalde klant en in gesprek te gaan met deze klant om zo de oorzaak van achterblijvende omzetten te achterhalen en weg te nemen.

Bron: Template Klanten

Maak financiële dashboards actiegericht
Door in een financieel dashboard een extra verdieping aan te brengen naar operationeel niveau zorg je ervoor dat een dashboard relevant wordt. En daardoor ook door de klant bekeken wordt. Dat noemen we een actiegericht financieel dashboard.

Welk operationeel niveau van belang is, is per klant verschillend. Elke onderneming heeft andere performance drivers die tot omzet leiden. Daarom is dit ook maatwerk per klant. In Power BI heb je de mogelijkheid om een dashboard naar wens in te richten en ben je niet beperkt tot alleen de grootboekinformatie. In het datamodel van het dashboard kun je extra gegevens toevoegen, zoals bijvoorbeeld verkoopfacturen, klanten en artikelen.

Overigens hoeft dat niet te betekenen dat elk Power BI dashboard meteen volledig maatwerk is voor elke klant. Je kunt werken met een ‘kantoortemplate’ in Power BI waarin de generieke financiële informatie (balans, resultatenrekening, etc.) aanwezig is. Vervolgens kun je dit per klant uitbreiden met relevante klant-specifieke gegevens en actiegerichte overzichten.

Maak financiële dashboards toekomstgericht
Veelal kijken financiële dashboards terug in de tijd, met gerealiseerde cijfers. Het vooruitkijken is vaak beperkt tot een begroting en soms een forecast waarin de realisatie en de resterende begroting worden opgeteld. Het vertelt nog niet of de begroting de komende maand ook gehaald gaat worden.

Een cashflow prognose is een mooi voorbeeld van een toekomstgericht financieel dashboard, zeker als daarin ook de huidige operationele stand van zaken is verwerkt.

Bron: Template Cashflow Prognose

In deze cashflow prognose zijn bijvoorbeeld niet alleen het actuele banksaldo en de openstaande debiteuren / crediteuren verwerkt, maar ook de actuele stand van de verkooporders en inkooporders. Je kunt namelijk wel begroot hebben dat je deze maand 200K omzet gaat draaien, maar met een levertijd van 2 weken moet je daarvoor aan het begin van de maand al wel 100K aan verkooporders gescoord hebben. Anders ga je je begroting waarschijnlijk niet halen.

En ben je voor het behalen van je levertijd afhankelijk van leveranciers, dan is het belangrijk om rekening te houden met de verwachte levertijden in de logistieke keten van je toeleveranciers. Een verkooporder kan wel in het systeem staan, maar zal pas tot omzet leiden als de levering ook daadwerkelijk heeft plaatsgevonden.

Dit zijn allemaal operationele factoren die effect hebben op je financiële dashboard. Door dergelijke operationele data aan je financiële dashboard toe te voegen maak je het klantgericht, actiegericht en toekomstgericht. En daarmee wordt het een relevant financieel dashboard die de klant wél gebruikt.

Bijdrage door Arie van Klompenburg, Davista