Softwarepakketten.nl

White papers

Verhogen productiviteit, genereren van advieskansen en het faciliteren van beter digitaal samenwerken

Plaatsingsdatum 08-07-2022
Berichtdatum Voorjaar 2022

Wolters Kluwer Tax & Accounting is in Nederland leverancier van de oplossingen Twinfield Boekhouden, Basecone, Avanzer Aangifte, Alure Online en Twinfield Samenwerken.

Belangrijkste partner van accountants 

De medewerkers van Wolters Kluwer Tax & Accounting, zo’n 2300 mensen in Europa, hebben maar 1 doel voor ogen: zij willen de belangrijkste partner zijn van accountants, administrateurs en fiscalisten. Een partner, die haar klant ondersteunt met relevante (vaktechnische) informatie én slimme softwareoplossingen. Wolters Kluwer is er voor de accountant wanneer hij belangrijke beslissingen moet nemen. 

Daarom gaan we in het ontwikkelen van software vérder dan zorgen dat je taken makkelijker kunt afhandelen. Vanzelfsprekend is het verhogen van productiviteit een belangrijk uitgangspunt; het verwerken van datastromen zoals facturen en bankafschriften kostte begin van deze eeuw nog enorm veel tijd. Inmiddels zorgen onze oplossingen ervoor dat dit soort taken grotendeels door boekhoudrobots wordt uitgevoerd, zodat administrateurs en accountants hier minder tijd aan kwijt zijn – en dat wordt alleen maar nóg minder door de toepassing van nieuwe technieken zoals Artificial Intelligence en Machine Learning. Het uiteindelijke doel van robotic accounting? De gebruiker alleen die uitzonderingen presenteren waarvoor de robot hulp van een mens nodig heeft.  

Het automatiseren van taken die heel vaak terugkomen, levert per saldo natuurlijk de grootste tijdswinst op. Dus daar zetten we in onze ontwikkeling vol op in. Maar de accountant heeft veel meer uitdagingen dan de repeterende taken die veel tijd kosten. Want wat heb je als accountant aan tijdswinst, als de gewonnen tijd als sneeuw voor de zon weer verdampt omdat op een aanpalend terrein jouw aandacht wordt gevraagd? Een situatieschets: 
 
Stel dat je net complexe wetgeving zit te vertalen in een concreet klantadvies. Een klant belt dat zij een (jou onbekende) app wil koppelen aan het boekhoudpakket. Tegelijkertijd krijg je een e-mail dat een collega ziek is waardoor klantwerk moet worden overgenomen, en je weet dat je daarvoor een softwarepakket moet gebruiken waarin je niet goed de weg weet. Om inzicht te krijgen in de taken moet je in de gedeelde online spreadsheet kijken. En als je dan eindelijk die klant belt, dan blijkt de deadline al bijna verstreken waardoor je – net als begin deze eeuw – nog steeds overwerkt en dezelfde piekdrukte hebt. Als na anderhalve maand blijkt dat je daardoor was vergeten je uren te boeken op de klant die je overneemt, dan weet je: je zoekt een softwareleverancier die veel meer te bieden heeft dan het automatiseren van taken.   

Laten we de situatieschets hierboven eens ontrafelen:  

Wetgeving uitzoeken en vertalen naar advieskansen
Het kwam in het nabije verleden wel voor dat accountants dagelijks in de media werd voorgehouden dat zij zichzelf moesten transformeren tot business coaches en dat het geven van advies de belangrijkste inkomstenbron zou worden van de beroepsgroep.
Los van het door jou gewenste tempo begint zo'n transformatie van accountant naar adviseur met het geven van advies over zaken waar je als accountant verstand van hebt. En waarvan de ondernemer toch al verwacht dat de accountant ermee komt.

Wolters Kluwer is al decennialang de kennispartner waar accountants, juristen, artsen en fiscalisten op vertrouwen. Dat medewerkers bij de overheid en Belastingdienst óók graag de Wolters Kluwer uitgaves raadplegen om de laatste fiscale regelingen en uitspraken te analyseren, zegt veel. Vandaag de dag wordt relevante informatie door Wolters Kluwer voornamelijk digitaal ontsloten, en vertaald naar concreet advies waarmee accountants hun klanten kunnen informeren. Zo geven we accountants niet alleen tijd terug, maar ook de handvatten om de advies dienstverlening uit te bouwen.

Koppelbaarheid
Het koppelen van apps aan een boekhoudpakket is tegenwoordig gemeengoed. Twinfield Boekhouden staat bekend om zijn goede koppelbaarheid. Zo bouwen klanten ‘straatjes’ - de ‘best-of-breed' gedachte '- waarin gespecialiseerde apps aan elkaar gekoppeld worden en tezamen een heel klantproces softwarematig ‘afdekken’. Om zulke straatjes te bouwen is zowel technische als functionele kennis erg handig, functioneel omdat logica aan elkaar moet worden gekoppeld.

Best-of-suite
Daarom voegen we ‘best-of-suite' toe voor de accountant. In de best-of-suite gebruiken we dezelfde koppelbaarheid om gespecialiseerde oplossingen écht met elkaar te integreren, en steeds verdergaand. In zo'n integratie is het koppelen van logica al voor je gedaan is. Een goed voorbeeld van een koppeling tussen 2 van die gespecialiseerde oplossingen van Wolters Kluwer is de koppeling van Twinfield Boekhouden aan Avanzer Aangifte voor de IB- of Vpb-aangifte.

Deze koppeling werkt op basis van RGS, en zo stimuleren we onze klanten niet alleen tot het adopteren van deze nationale standaard, we geven ook direct tijd en gemak terug. Als je RGS hebt geïmplementeerd, hoef je niet na te denken over hoe de koppeling inhoudelijk te werk zal gaan. Dat is namelijk precies wat RGS regelt.

En de best-of-suite gedachte gaat vérder. Naast verder gaande integratie, krijgen de verschillende pakketten steeds meer dezelfde ‘look & feel’, zodat navigeren makkelijker wordt. Daarnaast zullen zaken als koppelbaarheid, reporting, doorgaande processen en natuurlijk AI van toepassing worden op de gehele Wolters Kluwer suite.

Beter digitaal samenwerken
Twee van de drie strategische pijlers in de productontwikkeling van Wolters Kluwer zijn al genoemd: verhoog productiviteit, en het genereren van advieskansen. De derde is het faciliteren van beter digitaal samenwerken.
Het voorbeeld rept over een zieke collega, werk dat moet worden overgenomen, waarvoor je in een spreadsheet moet kijken, klantwerk dat al tegen de deadline aanzit en vergeten uren te boeken.

Zo'n situatie kan niet ontstaan wanneer je ‘in control’ bent met de practice managementoplossing van Wolters Kluwer. Met Alure Online en Twinfield Samenwerken kunnen het kantoorproces en communicatie met klanten naadloos op elkaar aansluiten. De taken die je onderweg wilt uitvoeren zullen met behulp van een app worden afgehandeld. Taken die je liever op kantoor uitvoert, voer je op kantoor uit.
Je betrekt de klant in het proces, wat vele voordelen biedt voor het kantoor en de klant. Klanten waarderen de transparantie en de eigentijdse communicatie met het accountantskantoor. Het kantoor heeft hier dan weer gemak van doordat klanten geïnformeerd worden over uit te voeren taken, en verstrekte informatie eenvoudig via de app automatisch in het Alure Online klantdossier wordt verwerkt, plus dat het klantteam wordt geïnformeerd via Alure Online; uiteraard alles instelbaar en naar kantoor wens.
   

Verdieping: Slim Practice Management met Alure en Twinfield Samenwerken

Laten we beginnen bij de medewerkers van je kantoor. Zij verrichten verschillende soorten werkzaamheden voor diverse klanten. Hetzelfde type werkzaamheden wil je natuurlijk gemakkelijk aan meerdere klanten kunnen aanbieden, maar wel op een eenduidige manier. Daarnaast wil je medewerkers efficiënt inplannen en controleren of de verschillende werkzaamheden tegen het juiste tarief worden gefactureerd. Tegelijkertijd wil je wellicht ook vrijheid in je facturatie, terwijl je wel het gevoel hebt de interne processen op orde te hebben.

Kracht van de combinatie
Het zal duidelijk zijn dat het planbord aan de muur hiervoor allang niet meer voldoet. Daarom is er nu de combinatie tussen Alure Online en Twinfield Samenwerken: deze pakketten zijn nu zodanig op elkaar aangesloten dat beiden elkaar optimaal aanvullen. We laten in onderstaand voorbeeld zien wat de kracht van deze combinatie is door middel van een dienst als ‘het verzorgen van de btw-aangifte’. Om deze dienst aan te bieden, moeten verschillende taken worden afgehandeld om tot het resultaat (de ingediende aangifte) te komen.

Een voorbeeld: de btw-aangifte:

Taken die deel uitmaken van de dienst ‘verzorgen van de btw-aangifte’ zijn bijvoorbeeld: ervoor zorgen dat alle verkoopfacturen over de betreffende periode zijn vastgelegd en het controleren van de administratie over deze periode.

Taken voor de accountant én de ondernemer
Het vastleggen van alle verkoopfacturen is bij uitstek een taak die je als accountant bij de ondernemer moet neerleggen. Hij of zij heeft het beste inzicht in wat er afgelopen periode verkocht is. Het controleren van de administratie is daarentegen een taak die we juist bij de accountant neerleggen.

De ondernemer betrekken in je proces
Met de combinatie van Twinfield Samenwerken en Alure kun je vanaf nu de ondernemer in het proces betrekken en hem/haar de taak van de verkoopfacturen geven. Tot voor kort verschilde de manier waarop ondernemers worden herinnerd aan hun taak vaak nog per klant: de ene klant zweert bij Whatsapp, de andere is een verstokt e-mailer. Met de combinatie van Alure en Twinfield Samenwerken rekenen we af met:

  • het overal vandaan plukken van documenten en berichten;
  • het op diverse – voor collega’s niet inzichtelijke – manieren van communiceren met klanten;
  • extra werk door typen en kopiëren van bijvoorbeeld documenten.

Transparant werken en meer inzicht
De ondernemer gebruikt de Twinfield Samenwerken ondernemersapp, en de accountant heeft een accountants-app. Beiden zien alle taken in het proces. De ondernemer gebruikt de app voor het delen van documenten, om vragen te stellen, zijn taken te zien met bijbehorende deadlines en voor het gereed melden van taken die zijn afgerond. De koppeling tussen Twinfield Samenwerken en Alure zorgt er voor dat de taken in Alure gereed worden gemeld. En als de ondernemer de deadline overschrijdt, is er bij hem en de klant een beter inzicht in het proces dat stokt. En voordat het stokt krijgt de klant en ondernemer een herinnering van de actie die moet worden uitgevoerd. Een neveneffect van deze transparante manier van taken verdelen, is dus dat de ondernemer beter inzicht en begrip krijgt welke werkzaamheden de accountant precies voor hem uitvoert. Dit inzicht is de basis voor een betere vertrouwensband.

Onderweg of op kantoor
Met de koppeling tussen Twinfield Samenwerken en Alure geven we concreet invulling aan de middellange termijn ontwikkelkalender (‘roadmap’) van Alure Online. De zeer rijke functionaliteit van Alure, die de gebruiker optimaal ondersteunt bij de kantoorwerkzaamheden, combineren we met de cloudoplossing Twinfield Samenwerken. Met deze integratie als basis kunnen we een onderscheid maken tussen taken die onderweg, met de klant of juist op kantoor worden uitgevoerd.

Waarom Alure en Twinfield Samenwerken combineren?
We gaven de meerwaarde hierboven al aan: het betrekken van je klant in het proces, het inzicht in elkaars taken en de transparante werkwijze vormen de basis voor een betere samenwerking met je klant. Deze betere samenwerking is een perfecte basis om je dienstverlening uit te breiden en meer advieswerkzaamheden aan te bieden.

Maar ook voor het eigen proces binnen je accountants- of administratiekantoor biedt de combinatie van Twinfield Samenwerken en Alure voordelen. De eenduidige werkwijze, de communicatie via nog maar 1 medium, en het vullen van dossiers vanuit 1 toepassing geven rust en tijdswinst. Ook is de communicatie veiliger, omdat je stopt met het e-mailen van vertrouwelijke documenten. Deze worden via de Samenwerken app aangeboden en automatisch als nieuwe documenten in Alure opgenomen. Als je met de ondernemer belangrijke informatie uitwisselt, bijvoorbeeld rondom financiële transacties, dan komt de chat automatisch in het klantdossier.

Welk systeem doet nu wat?

  • Automatische taken gaan enerzijds via Alure en anderzijds via Samenwerken.
  • Totaaloverzicht staat in Alure, aangezien taken die via Samenwerken automatisch doorgegeven worden ook automatisch in Alure worden toegevoegd.
  • Details over wat de medewerker vandaag in welke volgorde moet afhandelen staan in Twinfield Samenwerken.
  • Totaaloverzicht van werkzaamheden, planning van medewerkers, budget en monitoring daarvan gebeurt in Alure.
       

Vooruitblik

Hoe ziet dan de gebruikerservaring eruit voor de gebruiker van de Wolters Kluwer suite op de middellange termijn? Een gebruiker logt in met haar laptop, tablet of telefoon en landt in haar persoonlijk ‘werkomgeving’ waar zij een overzicht heeft over haar openstaande taken, inkomende berichten en haar zelf ingerichte dashboards die worden gevuld met data van de onderliggende Wolters Kluwer- en partnerapplicaties waar zij geabonneerd op is. Vanuit de werkomgeving kan ze alle applicaties benaderen zoals factuurverwerking, boekhouden, btw, IB/Vpb en de reportage tool finsit. Als er vragen zijn is er een uitgebreid support center beschikbaar met de kennisbank, e-learning programma’s en de mogelijkheid om vragen te stellen met onze nieuwe chatbot AVA.

Als we naar het toekomstige accounting proces kijken, worden de binnenkomende informatiestromen (financieel en niet-financieel) realtime automatisch gedocumenteerd, geboekt, afgeletterd en verwerkt, en daarbij automatisch gecontroleerd/geanalyseerd op onvolkomenheden, onregelmatigheden en mogelijk advies.

Hierdoor zal de werkwijze van een kantoor veranderen naar een situatie waar een 'data processor’ monitort dat alle data volledig en juist is, de accounting professional zorgt voor compliance en fiscale optimalisatie, waarbij de vennoot of adviseur toegevoegde levert aan de klant door middel van advies en het hele accounting proces transparant is voor de klant en alle belanghebbenden. Alle informatie komt samen in een 360 graden overzicht van die klant.

Wolters Kluwer is uniek in de markt door de combinatie van zowel hoogwaardige content over wet- en regelgeving en compliance en een optimaal proces vanuit de accounting software. Dit stelt ons in staat om al vanaf de input van data verbanden te leggen en te ondersteunen met mogelijk vergelijkbare fiscale zaken, relevante documenten en arresten zodat iedereen de juiste informatie direct en proactief ter beschikking krijgt.

De ontwikkel focus van Wolters Kluwer voor de komende jaren kan kort worden samengevat in een aantal steekwoorden: robot accounting, 360 graden samenwerking met de klant, ondersteunen van de proactieve advisering door de accountant en het koppelen van fiscale content ter ondersteuning.

Meer over Wolters Kluwer en Twinfield.
  

Categorie(n) Branche > Accountantskantoren > Software advies, Soort > Practice management software (en uren), SAAS, Cloud Computing, Branche > Accountantskantoren, RGS (ReferentieGrootboekSchema), Soort > Boekhoudsoftware
Bronvermelding Wolters Kluwer Tax & Accounting

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.

Terug

 



AFAS Software


KING Software


Onerzoeksbureau GBNED