Orders en facturen werden tot nu toe door meerdere e-facturatie brokers verstuurd en verwerkt. Vanuit de visie dat elke leverancier en cliënt erop moet kunnen vertrouwen dat haar / zijn gegevens bij UWV veilig zijn, zorgt UWV voor een duurzame en veilige verwerking van orders en facturen. Een efficiënter e-facturatiesysteem helpt daarbij. UWV stapt daarom over naar één nieuwe broker, mede als gevolg van de aflopende contracten van de huidige brokers en ondersteuningspakketten.

Doelstellingen UWV
UWV heeft een aantal doelstellingen op het gebied van e-facturatie, die in de aanbesteding duidelijk naar voren kwamen. Zo wil UWV hun e-facturatiegraad verhogen, ofwel zoveel mogelijk e-facturen ontvangen van hun leveranciers. Bij voorkeur via het veilige e-facturatienetwerk Peppol.

Dit is een onderdeel van en enabler voor de overkoepelende wens zoveel mogelijk e-facturen te verwerken via Straight Through Processing (STP). Dat betekent dat de facturen volledig automatisch kunnen worden verwerkt in de administratie. Het is belangrijk dat de leverancier alle in het proces benodigde gegevens ook daadwerkelijk elektronisch aanlevert. Bij order-based facturen is hierbij een succesvolle match tussen order en factuur essentieel. Deze doelstelling sluit volledig aan bij de missie van eConnect: een automatische administratie voor alle organisaties.

I-hai Chu (Manager Bureau Bestellen tot Betalen bij UWV) is als lid van het projectteam nauw betrokken bij het vinden van een geschikte vervanger voor de huidige brokers. 'Het was een spannend traject. Na het publiceren van de aanbesteding konden de marktpartijen die geïnteresseerd waren in de opdracht, ons vragen stellen en hun aanbod op papier zetten. Vervolgens kozen we uit alle aanbieders de beste kandidaat en daarbij toetsten we dan of hun voorstel op papier, ook voor ons in de praktijk zou werken".

eConnect wint aanbesteding
Uit de verschillende partijen is eConnect als winnaar naar voren gekomen. Rob Frederiks (Manager Crediteuren bij UWV) zegt hierover: "eConnect bleek alles in huis te hebben waar we naar zochten; een beter resultaat en een betere partner hadden we ons niet kunnen wensen".

eConnect gaat UWV de komende jaren helpen bij het verwerken van inkomende facturen, uitgaande orders en uitgaande verkoopfacturen. Leveranciers van UWV worden geholpen bij het versturen van e-facturen, ook wel het onboarden genoemd. Daarnaast wordt er gewerkt met een OCR-oplossing voor de verwerking van pdf-facturen, inclusief een validatieportaal waarin UWV-collega’s controles en correcties kunnen doen. Johan Schaeffer, directeur van eConnect: "We helpen UWV de komende jaren graag met hun ambitie om facturatie veiliger en efficiënter te maken. We willen graag een automatische administratie voor elke organisatie. Daar zetten we ons inmiddels al 10 jaar succesvol voor in."

Meerjarenplanning
UWV zit vol ambities en heeft een financiële meerjarenplanning (2022-2026) opgesteld. Een belangrijke pijler is het bouwen van een fundament voor efficiënter factureren. Er wordt daarnaast een betere toegankelijkheid voor leveranciers gecreëerd door aansluiting van verschillende voorkeurskanalen. En wordt gefragmenteerde factuurverwerking gekanaliseerd door gebruik te maken van één broker. Door de samenwerking met eConnect worden deze ambities de komende jaren gerealiseerd.