Blog door SurePay

Fraudeurs hebben het zeker niet alleen gemunt op de wereld van het grote snelle geld. Ook bij ‘eenvoudige’ salarisbetalingen kunnen ze op grote schaal schade aanrichten. Werkgevers hebben hierbij een verantwoordelijkheid om rekeninginformatie dubbel te checken en dat kan omslachtig zijn. Maar, daar is een oplossing voor.

Waarom moeten werkgevers direct actie ondernemen om salarisfraude en fouten tegen te gaan?
Wanneer je salaris uitbetaalt aan je werknemer, mag dat alleen als de werknemer een bankrekening heeft. De Wet Aanpak Schijnconstructies (WAS) schrijft dit voor, want zo kan gecontroleerd worden dat werkgevers in ieder geval het minimumloon betalen.

Je bent als werkgever dus verplicht om te controleren dat je werknemer een eigen bankrekening heeft. Wanneer medewerkers geen bankrekening hebben, gegevens niet willen doorgeven of het geld willen laten overmaken naar een rekening die niet (ook) op hun naam staat, kan dit leiden tot grote boetes voor werkgevers.

Om deze boetes te voorkomen, doen werkgevers hun best om vooraf te controleren dat de doorgegeven rekening ook echt bestaat. En dat alle gegevens kloppen. Als extra controle wordt dan ook regelmatig gevraagd om een kopie van een bankafschrift.

De controle van de bankrekening lijkt een omslachtige procedure, maar is zeker nodig. Niet alleen vanwege de wetgeving, maar ook om kosten door fouten of fraude te voorkomen:

• Fouten (bij de onboarding)
  De controle van de bankrekening bij de eerste salarisuitbetaling is van groot belang. Een verkeerd cijfer invoeren bij de onboarding door de nieuwe medewerker of de salarisadministratie, kan ook betekenen dat geld op een verkeerde rekening terecht komt. Met alle gevolgen van dien, want in de praktijk is het niet altijd even eenvoudig om verkeerd gestort geld, bij de ontvanger terug te vragen.
    
• Salarisfraude
  Zeker bij grote organisaties neemt het aantal gevallen van salarisfraude flink toe. Het idee erachter lijkt, zoals bij veel fraudemethoden, bijna te simpel voor woorden. Maar misschien is het juist daardoor zo effectief. De fraudeurs doen er alles aan om salarisadministrateurs om de tuin te leiden, zodat het geld op hun rekening terecht komt (in plaats van op de rekening van de medewerker).

Wat is salarisfraude?
Hoewel de scenario’s in de praktijk zullen verschillen, zijn de basisstappen bij salarisfraude meestal als volgt:

1. De fraudeur zoekt op bijvoorbeeld LinkedIn wie er binnen een grote organisatie de salarisadministratie verzorgt.
   Vervolgens kan de fraudeur ook via LinkedIn vaak eenvoudig opzoeken welke medewerkers voor een organisatie werken.
     
2. Nu worden door de fraudeur e-mailadressen aangemaakt met de gegevens van medewerkers.
   Vanaf dit valse mailadres wordt een wijziging van de rekeninggegevens doorgegeven aan de salarisadministratie.
   Als de salarisadministratie nietsvermoedend de rekeningwijziging doorvoert, wordt het geld gestort op de rekening van de fraudeur.

Vooral bij grote organisaties kan het enige tijd duren voordat dit soort fraude wordt opgemerkt. Het levert schade op voor het bedrijf, maar kan ook werknemers direct in de financiële problemen brengen.

Hoe kun je salarisfraude voorkomen (ook en vooral met de IBAN-Naam Check)?
Salarisfraude lijkt bijzonder lastig te voorkomen wanneer het gebeurt bij bijvoorbeeld de omvangrijke salarisadministraties van grote uitzendorganisaties of multinationals. Het kan veel tijd in beslag nemen om iedere rekeningwijziging ‘handmatig’ controleren door bijvoorbeeld nogmaals telefonisch of schriftelijk contact op te nemen met een werknemer. Of door nogmaals een rekeningafschrift, of kopie van de bankpas op te vragen. Daarbij is deze ‘handmatige’ controle ook foutgevoeliger dan een geautomatiseerde controle.

De IBAN-Naam Check kan bij de controle van rekeningnummers direct een efficiënte oplossing bieden. Want hiermee wordt volledig geautomatiseerd gecheckt of de rekening überhaupt op naam staat van de betreffende medewerker. Zo voorkom je fouten, en wordt de belasting voor je medewerkers geminimaliseerd. 

Hoe kan de IBAN-Naam Check snel en eenvoudig oplossingen bieden voor jouw salarisadministratie?
Bij SurePay werken we al jaren om het betalingsverkeer nog veiliger te maken. Dat doen we door de IBAN-Naam Check voor je uit te voeren, ook voor bedrijven. Bij privébetalingen is de IBAN-Naam Check (van SurePay) al bij alle Nederlandse banken in het betaalsysteem geïntegreerd. Voor zakelijke betalingen, zoals salarissen kunnen bedrijven ook zelf een IBAN-Naam Check integreren door middel van een API, of doe direct een IBAN-Naam Check via onze portal.

Net als De Jongens van HR:

Meer informatie over de IBAN-Naam check.