Business Intelligence (BI) is natuurlijk uitermate geschikt om financiële gegevens te ontsluiten en op een leesbare manier zichtbaar te maken voor de eindgebruiker. Een van de meest gecomprimeerde weergaven is de balans (en resultatenrekening). Een cijfermatige toelichting is dan vaak een zinvolle aanvulling, zoals een specificatie van investeringen in vaste activa in een bepaald jaar of periode. 

Hiermee gaan we natuurlijk niet op de stoel van professionele software zitten waarmee een jaarrapport en jaarrekening samengesteld kan worden en waarmee een jaarrekening elektronisch gedeponeerd kan worden bij de Kamer van Koophandel. Maar BI biedt wel de mogelijkheid om op een eenvoudige manier de balans en winst- en verliesrekening op een laagdrempelige manier, al dan niet tussentijds, weer te geven aan eindgebruikers.

Standaard modellen
Al lange tijd bestaan er standaard modellen voor weergave van een balans en winst- verliesrekening. Voor vennootschappen zoals een BV of NV kennen we bijvoorbeeld het "Besluit modellen jaarrekening". 

Door de komst van RGS MKB rapportage kunnen we grootboekrekeningen op basis van RGS koppelen aan modellen voor de jaarrekening en andere (externe) rapportages. Als grootboekrekeningen eenmaal gekoppeld zijn aan RGS MKB, of als gewerkt met een rekeningschema dat direct gebaseerd is op RGS MKB, kun je direct vanuit de boekhouding grootboeksaldi exporteren op basis van RGS en via een BI toepassing, zoals Microsoft Power BI, visueel maken voor de eindgebruiker op het niveau van een balans en winst- en verliesrekening.

RGS MKB gaat verder dan RGS
In de basis is RGS MKB een standaard rekeningschema dat tot stand is gekomen op basis van een subset van het standaard RGS. Maar RGS MKB is veel meer dan dat. Hiervoor is al de RGS MKB rapportage genoemd. In relatie tot BI wordt ook verwezen naar RGS MKB kengetallen. RGS MKB kent voor iedere rekening een toelichting en beschikt over meer dan 100 boekingsvoorbeelden. 

Cijfermatige toelichting
Bij de inleiding is al even gesproken over een cijfermatige toelichting op de balans en resultatenrekening. We hebben daarvoor - voorlopig - een tweetal oplossingen, te weten:

1. RGS vaste activa;
   Dit is een standaard formaat om de vaste activa gegevens aan te leveren vanuit boekhoudsoftware. De eerder genoemde balans kan dan eenvoudig aangevuld worden met verloopstaten en een specificatie per actief. Met zaken als aanschafwaarde, restwaarde, boekwaarde, afschrijving, datum aanschaf, datum buiten gebruik stellen. En in het geval van gebouwen ook met WOZ-waarde en bodemwaarde. En wat te denken van brandstoftype bij bepaalde activa voor het verkrijgen van een CO2-voetprint. Wordt er gerapporteerd op commerciële grondslagen dan kun je via een vaste activa administratie wellicht zowel de fiscale- als commeciële cijfers meenemen in je rapportage.
   
   Attendeer je softwareleverancier van boekhoudsoftware op de mogelijkheden van RGS vaste activa. Wat ons betreft hoort een vaste activa administratie, met een export op basis van RGS vaste activa, tot de standaard bagage van een ieder zichzelf respecterend boekhoudpakket. 
    
   Voor meer informatie over RGS vaste activa kunnen softwareleveranciers en gebruikers terecht op de website van STIPAC.  
   
   
2. RGS MKB verloopstaten;
   Hiervoor is al even het begrip 'verloopstaat' genoemd. Dat wil zeggen een overzicht van bij- en afboekingen op bepaalde balansrekeningen. Oftewel het saldoverloop gedurende een boekjaar (of periode). Verloopstaten van bepaalde balansrekeningen worden ook gevraagd bij de toelichting op een jaarrekening.
   Het gaat dan om RGS rekeningen die vallen onder RGS groepen als:
   - Immateriële-, Financiële- en Materiële vaste activa; mede op basis van de hiervoor genoemde RGS vaste activa. 
   - Aandelenkapitaal;
   - Herwaarderingsreserves;
   - Wettelijke reserves;
   - Fiscale reserves;
   - Bestemmingsreserve; zoals bij een Fondswervende organisatie.
   - Voorzieningen;
   - Langlopende schulden;
   - Financiële leaseverplichtingen;
   Kortom: de nodige balansrekeningen die onder bovenstaande groepen vallen.
   
   Verloopstaten opnemen op de toelichting van een jaarrekening is de gewoonste zaak van de wereld. Zo krijgen 'gebruikers' van de jaarrekening meer inzicht in het verloop van relevante posten. 
   En dat zelfde inzicht kan via RGS verloopstaten geboden worden aan eindgebruikers als via BI de balans wordt weergegeven. De werking van RGS verloopstaten is bijzonder eenvoudig en wordt hierna kort toegelicht.

Werking van RGS MKB verloopstaten in een nutshell
Voor welke balansrekeningen verloopstaten van belang zijn is vooraf vastgelegd in RGS MKB. Daar hoef je als softwareleverancier en gebruiker zelf niet over na te denken. Je moet alleen beschikken over boekhoudsoftware die RGS MKB ondersteunt en (grootboek)mutaties kan aanbieden in een (eenvoudig) standaard formaat om te gebruiken in BI-toepassingen. Het gaat dan louter om mutaties (per jaar of per periode) van rekeningen die gekoppeld zijn aan RGS MKB met de indicatie "Verloopstaat". En dat laatste is nogmaals al voorgecodeerd.

Zo voorkom je dat alle grootboekmutaties over bijvoorbeeld een boekjaar aangeboden moeten worden. Een gemiddelde MKB'er heeft al snel een paar honderd verkoop- en inkoopfacturen per jaar. En daar komen dan ook nog alle bankmutaties bij. Je zit dan al snel op duizenden individuele grootboekmutaties. Alleen de grootboekmutaties gebaseerd op de RGS MKB indicatie "Verloopstaat" zal daar slechts een fractie van zijn. Denk aan een tiental of tientallen mutaties voor een gemiddelde MKB ondernemer. Dat laatste zal nauwelijks tot geen invloed hebben op de performance van de software. 

En zo kun je eenvoudig via BI verloopstaten tonen aan de eindgebruiker van relevante balansrekeningen. Feitelijk biedt je de eindgebruiker dan al een stukje jaarwerk, maar dan veel eerder.

Een verloopstaat van een bepaalde rekening ziet er simpel gezegd als volgt uit:

Beginsaldo van de rekening
Mutaties bij en af met eigenschappen per mutaties, zoals de boekingsdatum en omschrijving c.q. toelichting op de mutaties.
Eindsaldo van de rekening.

Meedoen
Op het moment van schrijven van deze blog zijn RGS MKB verloopstaten nog in ontwikkeling. Het gaat dan onder andere om:

1. Het eenmalig toekennen van de indicatie "Verloopstaat" aan de relevante RGS MKB rekeningen;
2. Het, samen met softwareleveranciers en andere geïnteresseerden het standaard formaat voor het aanleveren van de grootboekmutaties bepalen. Het gaat nogmaals om een eenvoudige standaard.
3. Het testen via BI-toepassingen hoe RGS MKB verloopstaten in de praktijk werkt.

Ben je leverancier van boekhoudsoftware, ontwikkelaar van BI-toepassingen, werkzaam op een accountants- of administratiekantoor of anderzijds geïnteresseerd in de ontwikkeling van RGS MKB verloopstaten? En wil je wellicht je steentje bijdragen?
Neem dan even vrijblijvend contact op met Onderzoeksbureau GBNED.

Zie voor contactgegevens onze website voor RGS MKB www.boekhoudplaza.nl 

Wil je echt op de troepen vooruit lopen. Neem dan alvast notie van het volgende:

Audit

Wil je meer controle hebben op de soort van mutatie in een verloopstaat, dan zou je per mutatie een broncode kunnen meegeven, zoals:

Voor vaste activa:
- Investeringen
- Bij overname of fusie verkregen activa
- Desinvesteringen
- Afstotingen
- Omrekeningsverschillen
- Overboekingen
- Overige mutaties

Voor cumulatieve afschrijvingen vaste activa:
- Afschrijvingen
- Afschrijving op desinvesteringen
- Bijzondere waardeverminderingen
- Terugneming van bijzondere waardeverminderingen

Voor cumulatieve herwaardering vaste activa: 
- Herwaardering
- Afschrijving herwaardering
- Desinvestering herwaardering
- Overige mutaties

Tot slot kun je bepaalde balansrekeningen voorzien van een onderverdeling naar:
- Aandeelhouders;
- Bestuurders;
- Commissarissen;
En deze onverdeling weergeven bij de toelichting op bepaalde balansrekeningen.
Al dan niet in combinatie met kostenplaatsen en/of andere boekingsdimensies.