Ruim 600 accountants- en administratiekantoren werken momenteel met de oplossingen van Hix. Wanneer we met deze kantoren en ook de vele kantoren spreken die graag gebruik van ons willen maken, horen we vaak dezelfde frustraties. Veel van deze frustratie zit in het gedrag van klanten en dan met name de gebrekkige aanlevering van documenten. Of het nu gaat om vergeten facturen of de documenten t.b.v. een IB-aangifte of Jaarrekening, er gaat veel tijd verloren in de opvoeding en het najagen van klanten.

Uiteraard is het opvoeden van klanten hierin enorm belangrijk en mag je als kantoor ook wel wat strenger zijn. Toch is het prettig als je daarnaast goede software hebt die het proces voor zowel collega’s als klanten eenvoudiger, sneller, overzichtelijker en gebruiksvriendelijker maakt.

Met onze software is het eenvoudig om zelf templates te maken van vragenlijsten die je regelmatig naar klanten stuurt. Deze kun je helemaal naar wens zelf inrichten. Uiteraard kun je er ook voor kiezen om vanuit verschillende templates, die we i.s.m. onze klanten hebben gemaakt, te starten.

Vervolgens kun je heel eenvoudig de template selecteren vanuit het Hix Questions menu en naar wens bepaalde onderdelen uitvinken. Ook is het mogelijk om per vraag specifieke opmerkingen toe te voegen. Maak je vervolgens voor deze klant nog een keer dezelfde template aan (bijvoorbeeld volgend jaar) dan worden de instellingen en opmerkingen van de vorige keer eenvoudig overgenomen.

De templates versturen we gewoon mee met de openstaande vragen die je vanuit je (inmiddels bijna 20) gekoppelde boekhoud-, salaris- scan & herken of fiscale pakket aanmaakt. Voor je klant dus in de bekende huisstijl van jouw kantoor en gewoon eenvoudig via email of WhatsApp for business. Geen gebruikersnaam en wachtwoorden waarover de klant kan bellen, maar eenvoudig toegang tot alle vragen via sms of authenticator app.

Eenmaal geopend kan de klant alle vragen beantwoorden en documenten (tot 10 per vraag) uploaden op de juiste plek. Door eenvoudig de vragenlijst tussentijds op te slaan kan jouw klant in zijn of haar eigen tempo de documenten bij elkaar zoeken en de vragenlijst compleet maken.

Via de verstuurde email blijft de vragenlijst onbeperkt toegankelijk. Bovendien blijven we de vragenlijst meesturen met de andere openstaande vragen, zolang de klant de vragenlijst nog niet definitief verstuurd heeft.

Uiteraard kun jij als accountant eenvoudig de status van de vragenlijst, de antwoorden en aangeleverde documenten van de klant tussentijds inzien. Ook is het mogelijk om de antwoorden op de vragen en de documenten eenvoudig te versturen naar jouw gekoppelde Document Management Systeem, zodra de vragenlijst door jouw klant definitief verstuurd is en door jou akkoord bevonden.

Onze software voorkomt niet dat je klanten moet blijven opvoeden. Wel zorgt het ervoor dat je niet harder, maar slimmer kan werken. De komende tijd werken we bovendien aan een nog overzichtelijkere interface en een aantal nieuwe features, waaronder conditionele vragen en het inplannen van vragenlijsten.