Blogserie: doet uw boekhoudpakket dat ook, door Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED.

Deze blog is niet bedoeld als btw-cursus, dat laat ik graag aan fiscale specialisten over. Deze blog is gericht op relatief eenvoudige praktijksituaties m.b.t. de btw-aangifte. En de ondersteuning daarvan door standaard boekhoudsoftware.

Van standaard boekhoudsoftware (al dan niet als onderdeel van een uitgebreider ERP-systeem) mag verwacht worden dat de btw-aangifte geheel automatisch tot stand komt en ingediend wordt bij de Belastingdienst. En dat begint al met het ontzorgen bij de inrichting van de boekhouding, zeker als sprake is van een online boekhoudpakket.

Veel leveranciers van boekhoudsoftware zullen de vraag "is 100% automatisch btw berekenen en aangifte mogelijk" dan ook met "Ja" beantwoorden. En dat antwoord klopt in verreweg de meeste gevallen ook wel, mits:

Voordat een eerste btw-aangifte samengesteld en verzonden kan worden aan de belastingdienst moeten als eerste de basisgegevens binnen een administratie op orde zijn. Naast het koppelen van grootboekrekeningen aan btw-codes (hoog, laag, nultarief) zal per relatie aangeduid moeten worden of sprake is van btw-verlegd in het binnenland of dat bijvoorbeeld sprake is van een intracommunautaire verwerving of levering (dus binnen de EU). En wat te denken van afnemers in andere EU-landen die niet btw-plichtig zijn (zoals particulieren)? Dan heb je te maken met de EU-regeling btw e-commerce, met btw-afstandsverkopen. Al deze zaken moeten in de basis goed ingeregeld zijn in je boekhoudpakket.

Basis instellingen
Stel je begint met een online boekhoudpakket. Zijn dan onder andere de volgende functies c.q. eigenschappen beschikbaar?

1. Een standaard btw-tabel binnenland, gevuld met btw-percentages per ingangsdatum?
   
   
2. Een standaard btw-tabel EU, gevuld met de btw-percentages per aangesloten EU-land, onderverdeeld naar standaard tarief, verlaagd tarief (laag en extra laag), super verlaagd tarief en parkeer tarief. Zoals de EU het heeft ingedeeld en dan uiteraard per ingangsdatum. Of laat de leverancier van je boekhoudpakket je deze gegevens allemaal handmatig invullen anno 2024.
   
   
3. Een BTW-nummer per relatie waarbij sprake is van intracommunautaire leveringen. En waarbij dit nummer direct automatisch wordt gecontroleerd via de EU-database met alle BTW-nummers. 

Als je bij een of meer van de bovenstaande eigenschappen een 'Nee' moet beantwoorden is jouw boekhoudpakket incompleet als het gaat om de BTW. Geen punt natuurlijk als je alleen Nederlandse leveranciers en afnemers ondersteunt. Maar als je dat later wilt uitbreiden, wees gewaarschuwd.

BTW regelingen
Ik ga er voor nu vanuit dat de berekening van btw in het boekhoudpakket voor alle relevante regelingen (waaronder btw-verlegd binnenland en buitenland (in elk geval de EU), EU-regeling btw e-commerce, btw teruggave bij gebruik van een privé auto en de KleineOndernemersRegeling goed en efficiënt geregeld zijn, zonder onnodige handmatige handelingen. 

Stel je daarbij de volgende vragen:

1. Wordt bij btw verlegd altijd gecontroleerd op aanwezigheid van een geldig btw-nummer?
    
2. Als het gaat om de EU-regeling btw e-commerce en betreffende omzet is maximaal € 10.000 dan berekent u de Nederlandse btw. "Zodra uw omzet meer wordt dan € 10.000, berekent u de btw van het EU-land waar u uw goederen of digitale diensten hebt geleverd", aldus de Belastingdienst. Houdt het boekhoudpakket rekening met deze regelgeving?
      
3. Wordt er bij de KOR-regeling automatisch rekening mee gehouden, met een duidelijke melding aan de gebruiker, als de betreffende omzet boven het grensbedrag komt?

Als je bij een of meer van de bovenstaande eigenschappen een 'Nee' moet beantwoorden is jouw boekhoudpakket incompleet als het gaat om de BTW. Mogelijk spelen bovenstaande regeling voor jou niet en kun je prima uit de voeten met het door jou gebruikte boekhoudpakket.

Laat ik er vanuit gaan dat voor jouw boekhoudpakket alle vinkjes op "Ja" staan.
Je maakt me al behoorlijk nieuwsgierig met welk boekhoudpakket je werkt. 

BTW-aangifte 
Je staat op het punt btw-aangifte te doen. Het boekhoudpakket berekent geheel automatisch de btw-aangifte over de gewenste periode en zet die aangifte meteen klaar om elektronisch in te dienen bij de Belastingdienst.

Btw-aftrek bij belaste en vrijgestelde omzet
Dit noem ik bewust even apart. Voor zover mijn informatie strekt ken ik geen enkel boekhoudpakket dat dit automatisch regelt voor de gebruiker op basis van de verschillende omzetcategorieën voor de btw. In de Wiki "RGS en bepalen van BTW-aftrek bij belaste en vrijgestelde omzet" is een en ander uitgebreid uitgewerkt. Met een voorbeeld op basis van de RGS rekening WBedAdlNbo (46445) "Niet-verrekenbare BTW op kosten". Door deze rekening alleen te gebruiken voor het bepalen van BTW-aftrek bij belaste en vrijgestelde omzet kan deze rekening volgens mij, met de onderliggende boekingen, gebruikt worden als subadministratie voor het aflopen van de betreffende btw verrekening. De vraag is nu welke leveranciers van boekhoudsoftware de gebruiker volledig ontzorgt bij het bepalen van de Btw-aftrek bij belaste en vrijgestelde omzet. Ik houd me in elk geval aanbevolen voor demo's. 

Stel je bij het opstellen en doen van de btw-aangifte de volgende vragen:

1. Allereerst of rekening gehouden wordt met Btw-aftrek bij belaste en vrijgestelde omzet.
     
2. Wordt bij de BTW-aangifte rekening gehouden met een Fiscale eenheid voor de omzetbelasting.
   Waarbij de af te dragen en de te verrekenen bedragen vanuit meerdere administraties automatisch verzameld worden zodat de BTW-aangifte vanuit de Fiscale eenheid ingediend kan worden.
   
   En wordt dit dan direct geboekt in de rekening courant verhouding met de verschillende administraties in de fiscale eenheid?
    
3. Wordt de btw-aangifte automatisch aan de Belastingdienst gezonden vanuit je boekhoudpakket?
   
   
4. Wordt ook een ICP-opgave aangemaakt en automatisch verzonden aan de Belastingdienst?

Welke leveranciers van boekhoudsoftware antwoorden nog steeds met "Ja" op de vraag "is 100% automatisch btw berekenen en aangifte mogelijk", maar dan met inbegrip van genoemde mogelijkheden. 

Ik ben dan ook benieuwd naar boekhoudpakketten die "compleet" zijn als het gaat om de BTW berekening en aangifte. 

Suggesties en opmerkingen zijn welkom via redactie@softwarepakketten.nl.