Blog door Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED.

Accountants-, administratie- en belastingadvieskantoren spelen een belangrijke rol bij het voeren van de administratie voor ondernemers. De gegevensuitwisseling door ondernemers met externe partijen loopt niet zelden via de softwaresystemen van genoemde kantoren. Denk aan het deponeren van een jaarrekening bij de KvK en Belastingaangiftes als BTW, ICP-opgave, Loonheffing, IB en VPB aan de Belastingdienst.

Je kunt stellen dat het kantoor een functie heeft als "digitale hub" (knooppunt) voor ondernemers met uitvoerende instanties.

Bovenstaande betekent dat een ondernemer zich minder hoeft te verdiepen in de vele koppelingen met andere partijen. Maar naast genoemde elektronische gegevensuitwisseling met de KVK en de belastingdienst zijn er ook nog:

• De BTW-aangifte in andere EU-landen; via de EU-regeling btw e-commerce. Met btw-afstandsverkopen en Unieregeling via het eenloketsysteem (OSS) van de Belastingdienst.
• UWV;
• Pensioenfondsen;
• Verzekeringsmaatschappijen;
• Arbodiensten;
• Incassobedrijven;
• Banken;
• Klanten van ondernemers; 
• Leveranciers van ondernemers.

Allen als het gaat om elektronische gegevensuitwisseling. 

Ook werken kantoren en ondernemers samen als het gaat om elektronische gegevensuitwisseling. Denk bijvoorbeeld aan eHerkenning waarbij de ondernemer een eHerkenningsmiddel heeft voor authentificatie en autorisatie en het kantoor een machtiging door de ondernemer van dat zelfde middel. Of bij de automatische bankkoppeling waarbij de ondernemer, via boekhoudsoftware, het kantoor toestemming geeft om elektronische bankafschriften op te halen en te verwerken in de boekhouding.

Casus eFactureren
Stel een ondernemer doet zelf de facturering, via een branchegerichte toepassing of een aparte factuurtoepassing. E-facturen in UBL-formaat worden zoveel mogelijk via Peppol verzonden aan afnemers die ook op Peppol aangesloten zijn. Factuur retourberichten via Peppol worden ook in deze toepassing afgehandeld. De ondernemer beschikt in dat geval over een Peppol-ID, in verreweg de meeste gevallen het KVK-nummer. Maar ook het IBAN, BTW-nummer of GLN is mogelijk.als Pepppol-ID.  

De boekhouding is uitbesteed aan een kantoor dat in elk geval inkomende facturen afhandelt, de betalingen boekt via een automatische bankkoppeling t/m het samenstellen van de jaarrekening en de genoemde aangiftes aan de Belastingdienst.

Enkele aandachtspunten zijn dan:

• Allereerst is dan van belang dat de (verkoop)facturen van de ondernemer, automatisch, terecht komen in de boekhoudomgeving waar het kantoor mee werkt. Zodat betaling en factuur eenvoudig op één scherm getoond kunnen worden en ook de bewaarplicht goed is geregeld. Een bijkomend aandachtspunt is hoe een UBL-factuur direct leesbaar wordt gemaakt in het boekhoudsysteem van het kantoor (als er geen PDF-bijlage aanwezig is).
   
• Op welke wijze komen inkoopfacturen van de ondernemer in het boekhoudsysteem van het kantoor terecht? 
  Met name als sprake is van E-facturen in UBL-formaat die via Peppol ontvangen worden. Een aanvullende vraag is welk Peppol-ID leveranciers gebruiken om facturen aan de ondernemer te zenden?
  
  Houdt bij het antwoord geven op deze laatste vraag rekening met het feit dat voor uitgaande facturen het KVK-nummer als Peppol-ID in gebruik is via de eerder genoemde, aparte factuurtoepassing die de ondernemer in gebruik heeft. En dat de factuur toepassing los staat van het boekhoudpakket bij het kantoor waarbinnen inkoopfacturen afgehandeld worden.  

Praktijkvoorbeelden en suggesties
Ik ben op zoek naar praktijkvoorbeelden en suggesties, zoals over de casus eFactureren als met andere genoemde partijen waarbij het kantoor een functie heeft als "digitale hub". Graag maak ik daar op deze website melding van. 

Praktijkvoorbeelden en suggesties kunnen gemeld worden aan info@gbned.nl o.v.v. "Kantoor als digitale hub".