In deze drukke tijd wist Susan Kuipers van Thuishulp Heuvelrug gelukkig even tijd vrij te maken voor een interview over hun ervaringen met Checks. Deze organisatie maakt sinds een aantal maanden gebruik van softwarepakket Checks voor het maken van de personeelsroosters.

Thuishulp Heuvelrug is een organisatie die inwoners uit diverse gemeenten in de regio Utrecht Zuidoost met huishoudelijke hulp ondersteunt.

Susan is werkzaam als freelance planner bij de organisatie en verantwoordelijk voor het maken van de personeelsplanning, samen met nog een collega. De organisatie werkt veel met freelancers maar heeft ook mensen in loondienst.

Waarom hebben jullie voor Checks gekozen?
‘Eerder gebruikten we Excel voor het maken van de roosters. Alles ging handmatig en de planning maken was daardoor intensief. Ons bedrijf is in de tussentijd ook gegroeid waardoor een goed softwarepakket voor personeelsplanning nodig werd. We zijn toen op zoek gegaan naar een geschikte applicatie en op advies van een andere leverancier met Checks in contact gekomen. Op basis van het fijne contact met Hauke Sie zijn we vervolgens snel met Checks aan de slag gegaan.’

Hoe gebruiken jullie Checks?
‘We gebruiken als planners zowel het Checks planbord en MyChecks veel. MyChecks ziet er op het eerste oog overzichtelijker uit maar het planbord van Checks werkt ook super fijn. Daar kan ik goed mee knippen en plakken in de planning. MyChecks gebruiken we vooral als we even snel willen kijken of een kleine wijziging willen doorvoeren, bij ziekte bijvoorbeeld. Maar als ik er echt goed voor ga zitten, zoals bij het maken van de vakantieplanning, dan gebruik ik het Checks planbord.

We maken een jaarrooster in Checks, dat we uitrollen en dan per maand publiceren voor de medewerkers. Onze mensen hebben over het algemeen vaste cliënten maar soms komen er meer uren bij of valt er een cliënt weg. We hebben een roulatierooster gemaakt voor het hele jaar en een apart zomerrooster voor de maanden juli en augustus.

Vooral de vakantieplanning is voor ons een uitdaging omdat er dan natuurlijk meerdere hulpen met vakantie gaan. Ik kan wel makkelijk in MyChecks zien we er dan welke dag beschikbaar is en deze persoon dan vervolgens inplannen in Checks. Daarbij hebben we Checks met kleuren ingericht zodat we snel kunnen zien wie er met verlof is en wie de vervanger is bij een bepaalde cliënt. Dit doen we ook met ziekte.’

Is er interactie met medewerkers via de software?
‘Er is veel interactie met de medewerkers via de ChecksApp. Ze kunnen op de App het eigen rooster inzien en zelf verlof aanvragen. Soms gebruiken we ook de werkvraag in Checks. Bij ziekte en verlof benaderen we medewerkers of ze kunnen intekenen op een openstaande dienst in de ChecksApp. We werken ook veel met studenten dus voor hen is dit ook praktisch .
Als er een medewerker vervangen wordt, dan is dit ook duidelijk te zien in Checks. Daarmee is voor iedereen helder wie dan de hulp is voor die dag.

Ook kunnen we per werkplek specifieke informatie toevoegen in Checks. Dat is bijvoorbeeld informatie over het werkadres of bijzonderheden over de cliënt zelf. De medewerkers kunnen dit via de ChecksApp inzien.’ Dit laatste is relatief nieuwe functionaliteit in Checks waar alle klanten nu gebruik van kunnen maken.

Wat zijn de voordelen van Checks?
‘Checks is een fijn systeem, al moesten we in het begin een beetje wennen. Het planbord is wat complex maar we kunnen er goed mee uit de voeten. Het knippen en plakken werkt heel fijn. Het maken van de zomerplanning gaat ook heel goed in Checks. MyChecks werkt prettig voor de simpele zaken die we even snel willen aanpassen, bijvoorbeeld bij vakantie en ziekte.
De ChecksApp voor de medewerkers is erg fijn. De mensen hebben gelijk overzicht wie waar naartoe gaat. Ook als iemand een half uur langer werkt, kunnen ze dit zelf aanpassen. Zaken als verlof doorgeven kan ook via de ChecksApp.’

Hoe gaat de samenwerking met Integral?
‘Jullie consultant Esther Renes helpt ons heel goed. De samenwerking is prima, ook als onze contactpersoon Esther er niet is. Vragen worden snel opgepakt en we krijgen direct reactie bij vragen.’

“Ik zou Checks zeker willen aanbevelen aan andere thuishulporganisaties.”