Artikel door Easy2Analyse 

RGS biedt de mogelijkheid om te werken met een standaard rekeningschema. De Auditfile Financieel in combinatie met RGS biedt een waardevolle bron aan informatie en inzichten. Vanuit het perspectief van de audit is het daardoor mogelijk om zonder meer analyses op de data van jaarrekeningrubrieken geautomatiseerd uit te voeren.

Maar ook als (nog) niet met RGS wordt gewerkt is er toch een mogelijkheid om analyses op jaarrekening rubrieken uit te voeren.
We komen dan tot de volgende 2 mogelijkheden:

1. RGS in Auditfile Financieel
   Als RGS is opgenomen in de Auditfile Financieel voorziet Easy2Analyse in de mogelijkheid om direct standaard analyses uit te voeren. Dankzij RGS zijn alle grootboekrekeningen te herleiden naar jaarrekeningrubrieken en kan de gebruiker direct aan de slag met de volledige set aan standaard analyses van Easy2Analyse.
   Sommige boekhoudpakketten ondersteunen helaas RGS nog niet of gebruikers/accountants zien de toegevoegde waarde er niet van. Maar er lijkt wel wat verandering in te komen.  

2. Geen RGS in Auditfile Financieel
   Als de RGS code in de Auditfile Financieel ontbreekt biedt Easy2Analyse toch een mogelijkheid om analyses op jaarrekening rubrieken uit te voeren. Dit kan door het koppelen van de grootboekrekeningen uit de auditfile financieel met de jaarrekening rubrieken in Easy2Analyse. Simpel drag en drop. Daarna kunnen analyses worden uitgevoerd op bijvoorbeeld liquide middelen, omzet, inkopen en kosten, debiteuren en crediteuren. Ook kengetallen als liquiditeit, solvabiliteit en rentabiliteit kunnen dan in Easy2Analyse worden berekend. Het koppelen van de rekeningen hoeft per entiteit maar één keer worden uitgevoerd. Is wel even een klusje maar wel elk jaar herbruikbaar en daardoor te overwegen als nog niet overgeschakeld is op RGS.

In Easy2Analyse is het overigens ook mogelijk om brugstaten te gebruiken. Het Caseware model voor de brugstaat is standaard ingebouwd. Door de mogelijkheid om bestanden te koppelen kan echter elke brugstaat in Easy2Analyse worden ingelezen en gekoppeld aan een grootboekrekeningschema. Met die brugstaat zijn dan ook alle analyses beschikbaar.

In de bijlage hierna staan een aantal voorbeelden van analyses die mogelijk zijn in Easy2Analyse op basis van een Auditfile Financieel. Met RGS of door het koppelen van de grootboekrekingen met de in Easy2Analyse gedefinieerde jaarrekening rubrieken zoals hiervoor aangegeven.

Bijlage
Voorbeelden van analyses die dankzij RGS kunnen worden gestandaardiseerd

Onderstaand een aantal voorbeelden die een indicatie geven van de mogelijke analyses in Easy2Analyse. maar zeker geen compleet overzicht. 

In Easy2Analyse zijn ruim 150 standaard analyses beschikbaar, waarvan een deel gebaseerd op jaarrekening rubrieken. Als RGS aan de financiële administratie is gekoppeld kan dat tot significante tijdwinst leiden bij het uitvoeren van deze analyses. 

Dankzij RGS wordt een probleem opgelost waar praktisch ieder generiek financieel data analyse pakket mee te maken krijgt: hoe kunnen grootboekrekeningen worden geduid? Nederland kende vóór RGS geen standaard grootboekrekening schema en/of -omschrijving, dus of een rekening deel uitmaakt van de balans of resultatenrekening is ongewis, laat staan onder welke jaarrekening rubriek zoals omzet, inkopen of vaste activa een rekening valt. Dus puur op basis van het rekeningschema is het niet mogelijk om uitspraken te doen over bijvoorbeeld de winstgevendheid of continuïteit. 

RGS brengt daar verandering in met een limitatieve opsomming van alle relevante jaarrekening rubrieken waaraan de grootboekrekeningen kunnen worden gekoppeld. Als deze koppeling is aangebracht in de financiële administratie kan op basis van de RGS indeling praktisch een complete set aan standaard analyses worden uitgevoerd die direct inzicht geven in de gezondheid van een onderneming. 

Om inzicht te geven in wat voor soort standaard analyses of overzichten we het hier hebben volgen hieronder een aantal voorbeelden van standaard analyses die beschikbaar zijn in Easy2Analyse:

• Toevoegingen en afnames van vaste activa: aan de hand van dit overzicht wordt duidelijk welke investeringen in vaste activa hebben plaatsgevonden en kan de afname van de waarde worden verklaard.
     
• Oplopende voorraden: Als meer aan voorraad wordt aangekocht dan verkocht loopt de voorraad op en dreigen mogelijke afwaarderingen. Verder kan het oplopen van de boekhoudkundige voorraad wijzen op een mogelijk intern misbruik: er worden wel voorraden aangekocht, maar de verkopen worden niet geboekt.
    
• Negatieve kas: In theorie is het onmogelijk dat het kassaldo minder bedraagt dan 0. Toch komt het voor dat het boekhoudkundig saldo negatief loopt. Dit kan door het te laat boeken van inkomsten of te vroeg boeken van uitgaven. Maar ook door frauduleuze handelingen van medewerkers of zelfs de ondernemer. Hoe dan ook, een negatief saldo is altijd reden voor nader onderzoek.
      
• Kas/bank: Afgeronde of ronde bedragen. Met name in de detailhandel zijn de prijzen van producten meestal niet afgerond op hele euro's. En in nog mindere mate op hele tien- of honderd tallen. Met deze analyse kan worden onderzocht bij welke transacties er sprake is van afrondingen om te onderzoeken of deze terecht zijn.
   
• Kas/Bank: Boekingen in het weekend: Veel ondernemingen verrichten hun activiteiten tijdens de werkweek van maandag t/m vrijdag. Transacties die plaatsvinden in het weekend of op feestdagen bij die ondernemingen hebben vaak een bijzondere oorzaak. Het overzicht van transacties van met name de kas die in het weekend hebben plaatsgevonden verdient daarom extra aandacht.
   
• Omzet per debiteur: Met deze analyse kan worden onderzocht welke afnemers heel goed of juist heel slecht presteren. Dit kan belangrijk zijn voor het bepalen van de verkoop strategie.
   
• van grote leveranciers kunnen inkoopkortingen worden bedongen. Daarnaast kan worden geconstateerd of er geen leveranties worden verkregen van uitgesloten leveranciers.
   
• Btw t.o.v. inkopen en omzet. Deze analyse helpt bij het bepalen of de juiste BTW percentages zijn toegepast.
    
• Kosten/inkopen/omzet per periode (maand, kwartaal, jaar): De verhouding tussen (specifieke) kostensoorten, afgezet tegen inkopen en/of omzet geeft een goede indicatie over de winstgevendheid van de onderneming. Met name als deze analyses met enige regelmaat worden uitgevoerd kunnen dalende of stijgende trends worden vastgesteld en kan bijsturing van het resultaat plaatsvinden. Verder kunnen ook onverwachte schommelingen in het bruto- en netto winst percentage zichtbaar worden.  
    
• Verticale analyses: deze analyses helpen bij het identificeren van de relatieve verdeling van de financiële gegevens in de jaarrekening. Door cijfers als percentages van bepaalde basisposten te presenteren, wordt het eenvoudiger om trends te ontdekken en te beoordelen hoe verschillende onderdelen bijdragen aan de totale financiële positie van het bedrijf.
    
  Voorbeelden van verticale analyses zijn: kosten in procenten van de omzet, inkopen in procenten van de omzet.
      
• Horizontale analyses: deze analyses geven inzicht in de ontwikkeling van de financiële gegevens van een bedrijf en helpen bij het begrijpen van de groeipatronen, seizoensinvloeden en eventuele afwijkingen in de prestaties in de tijd. Voorbeelden van horizontale analyses zijn: omzet per kwartaal, liquide middelen per maand, personeelskosten per maand.
   
• Berekening van kengetallen: Ratio-analyses of kengetallen helpen accountants, investeerders maar ook de ondernemer om een diepgaand inzicht te krijgen in verschillende aspecten van de financiële prestaties van het bedrijf. Ze kunnen helpen bij het identificeren van sterke punten en mogelijke risico's, en ondersteunen bij besluitvorming en evaluatie van de algehele financiële gezondheid van het bedrijf. De kengetallen worden berekend aan de hand van jaarrekeningrubrieken als omzet, kosten, inkopen, liquide middelen, schulden enzovoort. Voorbeelden van dit soort kengetallen zijn:
  - Liquiditeitsratio’s (is het bedrijf financieel nog gezond);
  - Solvabiliteitsratio’s (kan het bedrijf de schulden en rente nog betalen);
  - Rentabiliteitsratio’s (is het bedrijf nog winstgevend);
  - Efficiencyratio’s (worden schulden en vorderingen op tijd voldaan en voorraden op tijd verkocht).

Voor meer informatie zie Easy2Analyse.

Redactie
Voor meer informatie over RGS (MKB), decimaal rekeningschema, rapportages en kengetallen, zie Boekhoudplaza.nl.