Softwarepakketten.nl
BCS HR Software
EXACT Software
VISMA E-accounting
E-boekhouden

Bijdrage van Bloggers (blogs)

Contractadministratie bij veel organisaties een kwetsbare factor

Plaatsingsdatum 28-10-2024
Berichtdatum 24 oktober 2024

Blog door Remco Pruysen, Elvy

Zo richting het einde van het jaar worden veel organisaties geconfronteerd met het automatisch verlengen van contracten die ze éigenlijk hadden willen opzeggen. Daarnaast zijn er nog veel meer redenen om contracten digitaal te registreren op een centrale plek. Onze collega Remco, schreef een blog over het optimaliseren van de contractadministratie.

Contractadministratie optimaliseren voor veel organisaties een volgende logische stap

Dagelijks spreek ik organisaties in het MKB die stoeien met de contractadministratie. Veelal ervaren ze dezelfde valkuilen, waardoor ze geen grip hebben op aangegane contracten én de financiële verplichtingen die daarmee gepaard gaan.

Het valt mij op dat dit thema steeds vaker onderwerp van gesprek is én bij financiële afdelingen op de agenda staat om te optimaliseren. Ik merk dat veel organisaties, nu ze hun factuurverwerkingsproces digitaal op orde hebben gebracht, het als een volgende logische stap zien om te optimaliseren. Tijd dus voor een blog om jou ook aan het denken te zetten. Want, met 2025 voor de deur, is dit hét moment om ervoor te zorgen dat alles goed geregeld is voor het nieuwe jaar.

Waarom je nu stappen moet zetten om het in 2025 beter te doen
Ik zie bij veel organisaties dezelfde valkuilen terugkomen: De registratie van contracten laat te wensen over. Vaak doordat het áfsluiten van een contract wel de juiste aandacht krijgt, maar de administratieve afhandeling niet.

In de meeste organisaties worden contracten door verschillende afdelingen en personen afgesloten. Als er dan een gebrek is aan werkafspraken of een uniforme werkwijze rondom het vastleggen van contracten zie je overal dezelfde problemen.
Het leidt tot inefficiëntie en onnodige kosten.

Meest voorkomende problemen bij een inefficiënte contractregistratie
Zoals eerder beschreven zijn er een aantal problemen die in de meeste organisaties worden ervaren op het moment dat zij hun contractregistratie niet op orde hebben. Herken jij je in onderstaande situaties?

  1. De menselijke maat bepaalt
    Zonder werkafspraken of proces dat wordt ondersteund met software voor het registreren van contracten, ben je als organisatie overgeleverd aan de discipline van medewerkers. En dat ontbreekt vaak. Het zorgt ervoor dat niet alle contracten op een centrale plek gearchiveerd worden, waardoor informatie lastig toegankelijk is.

    Inzicht in lopende contracten bepaald in welke mate je in staat bent contracten tijdig te evalueren aan de hand van looptijden. Zit je onnodig vast aan automatisch geprolongeerde contracten en is de ontvangst van een factuur het moment om het daar met elkaar over te hebben, dan zijn dat tekenen dat het ontbreekt aan grip op je contractregistratie. En wat als iemand de organisatie verlaat? De gevolgen hiervan kan je waarschijnlijk zelf invullen..

  2. Je zadelt elkaar op met onnodig werk
    Het besparen op administratief werk door contracten niet goed vast te leggen levert vaak een veelvoud aan werk op. Zo duurt het langer om contracten boven water te krijgen en moet belangrijke informatie vaak handmatig in contractdocumenten worden opgezocht om ernaar te kunnen handelen. Ook met processen rondom het verwerken van gerelateerde inkomende facturen die keer op keer gefiatteerd moeten worden, het verkrijgen van actueel inzicht in budgetten en het opstellen van financiële analyses gaat vaak veel meer tijd zitten dan nodig.
      
  3. Gebrek aan grip en inzicht
    Bovenal betekent een gebrekkige contractadministratie dat het ontbreekt aan grip en inzicht. Centraal overzicht heb je nodig hebt om inzicht te hebben in alle lopende contracten met de daaraan ter grondslag liggende afspraken en financiële verplichtingen die er uit voortvloeien. Overzicht zorgt ervoor dat je veel meer grip krijgt op contracten en verantwoordelijke in staat stelt om op de juiste momenten aandacht te hebben voor het contract.

In de praktijk komt het er helaas nog te vaak op neer dat we het registreren van contracten teveel als administratieve last zien. Dat terwijl de nadelen daarvan overduidelijk zijn, dus waarom doen we dat niet slimmer? Het oplossen hiervan is echt makkelijker en goedkoper dan je zult denken.

Ben je benieuwd naar onze software? Kijk dan verder naar de informatie over Elvy Contractregistratie.
  

Categorie(n) Branche > Accountantskantoren, Soort > Practice management software (en uren), Branche > Financials, Soort > Inkoop, E-procurement & Purchase-to-Pay, Soort > Facility management
Bronvermelding Elvy

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.

Terug


Gerelateerde berichten

Hoe herken en voorkom je CEO fraude? [16-12-2021]


Onerzoeksbureau GBNED