Boekhoudsoftware en btw zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Dat begint al bij de inrichting van een boekhouding, gevolgd door de ondersteuning van btw-scenario's, btw rapportages, controle van de boekhouding en btw. In toenemende mate is EU-regelgeving van kracht, zoals: ICP, btw e-commerce met OSS en de EU-Kor. Met als ultieme belofte de invoering van ViDA (Vat in the Digital Age).

We nemen aan dat de btw-aangifte en de ICP-opgave (zowel periodiek als een eventuele suppletie) volledig tot stand komen vanuit het boekhoudsysteem. De aangifte zelf kan dan automatisch, via het boekhoudsysteem of aparte aangiftesoftware, gedaan worden. Of door handmatig overname van de gegevens via de website van de Belastingdienst. Dat laatste raden we af in verband met de kans op verschillen met de onderliggende administratie.  

Ook gaan we er vanuit dat correcties in een voorbije periode, voor de btw-aangifte en ICP-opgave, automatisch meegenomen worden in een volgende (aangifte)periode of suppletie-aangifte.

Veel leveranciers van boekhoudsoftware zullen de vraag "is 100% automatisch btw berekenen en aangifte mogelijk" dan ook met "Ja" beantwoorden. Zie de Gids boekhoudsoftware. En dat antwoord klopt in verreweg de meeste gevallen ook wel, maar:

De praktijk leert dat goede ondersteuning soms al stokt bij de inrichting van boekhoudpakketten als het gaat om btw. Dat lang niet alle btw-regelingen standaard ondersteund worden en bij de ‘automatische’ btw-aangifte het woordje ‘automatisch’ ook ‘handmatig’ kan betekenen.

In dit rapport is de ondersteuning van btw door boekhoudsoftware onderverdeeld naar:

1. Instellingen voor de btw;
2. Btw-regelingen;
3. Btw- en aanverwante rapportages;

Met ook een apart hoofdstuk “Controle van de boekhouding en btw”.

Tot slot wordt aandacht besteed aan ViDA (Vat in the Digital Age) dat over een aantal jaar zeker gaat zorgen voor ingrijpende aanpassingen als het gaat om de ondersteuning van btw door boekhoudsoftware.

Noemenswaardig is dat vanuit ViDA aansluiting is bij de bestaande Europese richtlijn 2014/55/EU voor elektronisch factureren met daarbij de norm EN 16931 voor elektronisch factureren. Mede met het oog op ViDA wordt geadviseerd nu al te starten met elektronisch factureren. Zie hiervoor hoofdstuk 4.2 “Btw en E-factureren volgens richtlijn 2014/55/EU”.

Als bijlage is de “Checklist boekhoudsoftware en ondersteuning van btw” opgenomen. Zowel te gebruiken door leveranciers van boekhoudsoftware als afnemers van deze software, om in te vullen in hoeverre gewenste btw ondersteuning wordt geboden door de software.

RGS MKB
Deze uitgave bevat de nodige boekingsvoorbeelden op basis van het RGS MKB rekeningschema. Met ook de indeling van de BTW aangifte en rondrekening.

Inhoud rapport
De volledige inhoud van het rapport kunnen we het beste weergeven door de inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Ondersteuning van btw
    2.1 Instellingen voor de btw
    2.2 Btw regelingen
          2.2.1 Btw regelingen binnenlandse btw
                   2.2.1.1 Standaard btw binnenland
                   2.2.1.2 Btw verlegd binnenland
                   2.2.1.3 Btw margeregeling
                   2.2.1.4 Kleineondernemersregeling (KOR)
                   2.2.1.5 Bepalen van btw-aftrek bij belaste en vrijgestelde omzet: pro rata
                   2.2.1.6 Btw bij privégebruik
                   2.2.1.7 Btw bij privégebruik van een zakelijke auto
                   2.2.1.8 Btw teruggave bij gebruik van een privé auto boeken
                   2.2.1.9 Betalingskorting
                   2.2.1.10 Kredietbeperking
                   2.2.1.11 Fiscale eenheid voor de btw in de boekhouding
          2.2.2 Btw regelingen bij goederen of diensten in andere EU-landen
                   2.2.2.1 Intracommunautaire prestaties (ICP), btw verlegd in de EU
                   2.2.2.2 EU-regeling btw e-commerce
                   2.2.2.3 Kleineondernemersregeling (EU KOR)
                   2.2.2.4 EU-unieregeling btw e-commerce versus EU KOR en NL-KOR
          2.2.3 Btw regelingen bij goederen of diensten buiten de EU
    2.3 Btw- en aanverwante aangiften
          2.3.1 Btw-aangifte
                      2.3.1.1 Het boeken van de btw-aangifte en -afdracht
                      2.3.1.2 Het samenstellen van de aangifte en indienen bij de Belastingdienst
          2.3.2 Btw suppletie-aangifte
          2.3.3 ICP-opgave
          2.3.4 OSS-opgave
          2.3.5 EU-KOR opgave
          2.3.6 Elektronische aangifte
          2.3.7 Btw-aangifte betalen met iDeal
3. Controle van de boekhouding en btw
4. ViDA
    4.1 Inleiding
    4.2 Btw en E-factureren volgens richtlijn 2014/55/EU
          4.2.1 Elektronische factuur en btw algemeen (volgens EN16931)
          4.2.2 Factuurelementen m.b.t. btw
          4.2.3 Factuurscenario’s m.b.t. btw
                  4.2.3.1 Binnenlandse btw, standaard
                  4.2.3.2 Binnenlandse btw, tarieven vrijgesteld van btw
                  4.2.3.3 Binnenlandse btw, margeregeling (tweedehands producten)
                  4.2.3.4 Binnenlandse btw, betalingskorting
                  4.2.3.5 Binnenlandse btw, kredietbeperking
                  4.2.3.6 Btw verlegd
                  4.2.3.7 Btw EU, ICP (intracommunautaire prestaties)
                  4.2.3.8 Export (buiten de EU)
                  4.2.3.9 Reverse billing / selfbilling
         4.2.4 Zelf uitproberen

Bijlage
I. Checklist boekhoudsoftware en ondersteuning van btw. 

COMPLETE RAPPORT
Het complete rapport is gratis beschikbaar.
Naar aanvragen rapport "Boekhoudsoftware en btw: met ViDA, E-factureren en RGS MKB".