Met 900 klanten, 30 specialisten en 6 verschillende diensten moet je je documenthuishouding goed op orde hebben. Toch werkte New Vision Groep met wel zes verschillende systemen voor het opslaan en delen van documenten. Erik Gooijer, directeur en medeoprichter van New Vision Groep, vertelt hoe ze met de Document Hub eindelijk alles onder één dak hebben gebracht.

Van mkb tot non-profit
New Vision Groep is een middelgrote accountantsorganisatie die al sinds 1990 bestaat. Als directeur stuurt Erik een team van dertig vakspecialisten aan. Hij vertelt: “We zijn van oudsher sterk in de automotive-sector, maar bedienen inmiddels ook veel stichtingen, verenigingen en horecaondernemingen.

Naast het samenstellen en controleren van jaarrekeningen nemen we voor veel klanten de complete HR-, verloning-, administratie- of IT-afdeling over. Onze mensen zijn vaak op locatie bij klanten te vinden – daar kunnen we het beste sparren over uitdagingen en direct ondersteuning bieden. Door die persoonlijke aanpak zijn we in de afgelopen jaren flink gegroeid, naar 900 klanten.”

Persoonlijk contact, versnipperde systemen
Die groei bracht ook uitdagingen met zich mee in de documenthuishouding. “We werkten met een traditioneel DMS-systeem waarbij we voor elke kleine aanpassing externe consultants moesten inhuren. Naast dat DMS werkten we ook nog met een CRM-systeem, Loket, SharePoint, lokale schijven en Auditfile. In totaal waren er dus zes verschillende systemen waar onze documenten stonden opgeslagen. Dat werd steeds complexer om te beheren.“

Alles in één systeem
Via hun verloningsafdeling, die al werkte met Loket en de Document Hub, kwam New Vision Groep in contact met Qwoater. “We zagen direct dat de Document Hub ons veel voordeel kon bieden. Niet alleen voor onszelf, maar ook voor onze klanten. Het mooiste voorbeeld? Voor een Wwft-check moet een klant allerlei documenten aanleveren. Voorheen kwamen alle documenten via losse mailtjes binnen – dat was voor niemand overzichtelijk. En ook nog eens verre van veilig.

Nu uploaden klanten alles direct in de Document Hub. Ze zien zelf wat er nog moet gebeuren via het stoplichtsysteem: rood betekent dat er nog iets mist, groen dat alles compleet is. Dat scheelt ons enorm veel tijd in het uitvragen en monitoren. De klant heeft zelf het overzicht én de verantwoordelijkheid en wij kunnen ons focussen op ons werk.”

Gecentraliseerd op één plek
In september 2023 gaf New Vision Groep groen licht voor de overstap. “Zo’n migratie is natuurlijk spannend: het hele hart van de organisatie moet worden overgezet. Maar met Qwoater zaten we meteen op één lijn. Ze snappen precies wat wij nodig hebben, omdat ze zelf uit de accountancy komen. De Document Hub heeft bijvoorbeeld standaard al de juiste mappenstructuur voor jaarrekeningen, aangiftes en administraties. En dankzij de goede begeleiding verliep de implementatie soepel.

Sinds 1 januari heeft ons hele kantoor toegang en we zijn nog steeds aan het fine-tunen, maar het werkt nu al ontzettend fijn. Alle documenten staan centraal, we kunnen veilig bestanden delen met klanten en er is complete transparantie over wat we opvragen en waarom.”

Efficiënter werken met korte lijnen
Het grootste voordeel? Erik vertelt: “De efficiency! Neem bijvoorbeeld onze verloningsafdeling: vroeger kwam er een mailtje binnen dat eerst moest worden opgeslagen in het DMS. Nu uploaden klanten hun documenten direct in de Document Hub. Geen mail, geen ruis op de lijn en iedereen in het team heeft direct toegang tot de essentiële documenten. In plaats van zes verschillende systemen hebben we nu één centrale plek waar alles samenkomt.”

New Vision Groep
Erik Gooijer, directeur en medeoprichter
“Wat ik erg waardeer, is de samenwerking met Qwoater. De lijnen zijn kort, ze denken echt met ons mee en ze snappen wat we nodig hebben. Het is fijn om samen te werken met een partij die zo thuis is in onze branche.”