Blog door eAccounting by Visma

De manier waarop ondernemers en accountants met facturatie omgaan, is de afgelopen jaren sterk veranderd. Waar we vroeger werkten met papieren bonnetjes en handmatig ingevoerde gegevens, zijn we inmiddels overgestapt op het scannen van facturen en een grotendeels gedigitaliseerde financiële administratie. De volgende stap in deze ontwikkeling is e-facturatie. Dit biedt opnieuw de mogelijkheid om een flinke efficiencyslag te maken in zowel de administratie van je klant als jouw eigen werkproces. In dit blog lees je meer over e-facturatie en de impact die deze automatisering kan hebben.

Wat is e-facturatie?
E-facturatie (elektronische facturatie) is het digitaal opstellen, verzenden, ontvangen en verwerken van facturen. Dit gaat een stap verder dan een digitale factuur in PDF-formaat die als bijlage wordt verstuurd. Een e-factuur bevat namelijk gestructureerde gegevens in de vorm van codes, die direct leesbaar zijn voor boekhoudsystemen. Hierdoor kan de factuur automatisch worden ingelezen en verwerkt, zowel in jouw administratie als die van je klant. Bij een PDF-factuur is dat niet het geval: de gegevens worden dan niet automatisch herkend en moeten handmatig worden overgenomen of gescand.

Kort gezegd:

• Een PDF-factuur is voor mensen om te lezen.
• Een e-factuur is voor systemen om te verwerken.

De effecten van e-facturatie
Uit onderzoek van het SRA naar de effecten van e-facturatie is gebleken dat e-facturatie daadwerkelijk voordelen biedt. Voor accountants en administratiekantoren betekent e-facturatie namelijk een grote stap richting efficiëntie en betrouwbaarheid. Doordat facturen automatisch worden ingelezen en verwerkt in het boekhoudsysteem, bespaar je veel tijd op handmatige invoer en controle. Dit vermindert niet alleen de kans op fouten, maar zorgt ook voor een snellere en soepelere verwerking. Bovendien werk je met gestandaardiseerde gegevens, wat de samenwerking met klanten vereenvoudigt en de kwaliteit van de administratie verhoogt. Het resultaat: meer tijd voor waardevol advies en minder tijd kwijt aan repetitieve taken. 

E-facturatie verhoogt de veiligheid
Naast tijdsbesparing en efficiëntie biedt e-facturatie ook een belangrijk voordeel op het gebied van veiligheid. Bij facturen die als PDF worden verstuurd liggen verschillende fraudegevoelige risico’s op de loer zoals spookfacturen, een factuur voor niet geleverde producten of diensten. En kleine fouten, opzettelijk of niet, kunnen door het net heen sluipen. Bij een handmatige verwerking is de kans groter dat deze fouten niet worden opgemerkt, waardoor er meer risico op fraude is. En tijdens de jaarrekeningcontrole werk je met niet correcte klantdata.

E-facturen worden verstuurd via een beveiligd netwerk, zoals Peppol. Hierdoor is de kans op fraude kleiner doordat de factuur direct wordt gematcht met het oorspronkelijke bankafschrift. En IBAN- en KVK-gegevens worden automatisch gecontroleerd als onderdeel van deze verificatie. Dubbele facturen worden er direct uitgefilterd en eventuele fouten vallen sneller op. Zo werk je met betrouwbare gegevens en een veiligere administratie.

ViDa en de komende verplichte e-facturatie
Wegens de fraudegevoeligheid heeft de Europese Commissie actie ondernomen en is in 2025 de wet ‘VAT in the Digital Age’ aangenomen, ook wel de ViDA. Een van de belangrijkste redenen voor deze wet is het aanpakken van btw-fraude. Uit onderzoek is gebleken dat er maar liefst 93 miljard euro aan btw-opbrengsten is misgelopen door fraude en belastingontduiking, maar ook door administratieve- en rekenfouten.

Wat betekent deze nieuwe wetgeving voor Nederland en haar ondernemers? Zoals eerder beschreven verkleint e-facturatie de kans op fraude door automatische verificatie van gegevens. De ViDA-wetgeving is dan ook een belangrijke stap richting de verplichte invoering van e-facturatie. Op dit moment is e-factureren via het Peppol-netwerk al verplicht wanneer je factureert aan de overheid. Voor zakelijke facturatie tussen bedrijven (B2B) wordt e-facturatie naar verwachting vanaf 2028 verplicht gesteld. Door nu al stappen te zetten richting e-facturatie, bereid je je voor op deze verplichting én profiteer je direct van de voordelen.

Maak van e-facturatie een gezamenlijk voordeel
Wachten totdat het verplicht wordt? Dat kan. Maar als accountant kijk je verder dan alleen wet- en regelgeving. Je wilt je klanten ontzorgen, efficiënt laten werken en klaarstomen voor de toekomst. E-facturatie biedt niet alleen jou voordelen, maar juist ook je klant. De administratie is sneller op orde, fouten worden geminimaliseerd en facturen worden doorgaans sneller betaald.

Daarnaast is het belangrijk je klant op tijd op de hoogte te stellen van de nieuwe verplichtingen en zeker ook de tijd te geven om te wennen aan deze nieuwe manier van werken. Gaat je klant mee in jouw manier van werken met jouw softwarepakket? Ondersteunt het e-facturatie? Dan is het goed om samen te bekijken of alle opties benut worden. Is dat nog niet het geval, dan is dit hét moment om de samenwerking te versterken en de administratie toekomstbestendig in te richten.

Veel ondernemers vinden het spannend om de controle los te laten. Gelukkig hoeft dat ook niet. Facturen worden automatisch ontvangen en klaargezet, maar worden pas verwerkt na goedkeuring. Zo blijft je klant grip houden, terwijl jij profiteert van een snellere en betrouwbaardere verwerking.

Je hoeft niet tot 2028 te wachten om het werk aan de administratie nu al te verminderen. Zet vandaag al de stap naar e-facturatie en maak het verschil voor je klant én jezelf.

Benieuwd hoe eenvoudig e-facturatie écht kan zijn? Ervaar Visma eAccounting Accountancy op een moment dat jou past.

Vraag een virtuele rondleiding aan.