Blog door Onderzoeksbureau GBNED, Gerard Bottemanne.

Salarissoftware en Artificial Intelligence (AI) is een wereldwijde ontwikkeling, net als de inzet van AI in vele andere software. Ook het aandeel van salarissoftware voor de Nederlandse markt dat AI omarmt neemt in rap tempo toe.

ChatGPT
Om voor deze blog ook AI het werk te laten doen is aan ChatGPT als zoekopdracht opgegeven (in AI-termen aangeduid als ‘Prompt’): “welke salarissoftware ondersteunt AI”.

Er komen een paar internationale, volgens ChatGPT bekende, AI-salarissoftware en -platformen in beeld waaruit onderstaande AI-functies afgeleid zijn:

• AI-zoekmachine voor personeelsdata;
• AI-chatbot in app voor salarisvragen;
• Anomaliedetectie; het analyseren van gegevensverzamelingen om bijzondere gevallen te ontdekken.
• Predictive analyses van loonkosten, overwerk en trends. Voorspellende analyses op basis van bestaande gegevens.

ChatGPT refereert in genoemde uitvraag expliciet aan een recent onderzoek van SD Worx (mei 2025). Dat meldt dat 27 % van de Nederlandse bedrijven gebruik maakt van Chatbots of AI-agents in hun payrollsystemen voor beantwoording van salarisvragen.

Tot zover het werk van ChatGPT voor deze blog.

Naast ChatGPT (van OpenAI) zijn Google Gemini en Microsoft Copilot veelgenoemde AI-tools. Gezien de supersnelle ontwikkeling van AI-tools is hier geen uitgebreider overzicht opgenomen van AI-tools.

Begrippenkader
Voordat AI-ontwikkelingen genoemd worden van Salarissoftware die in Nederland aangeboden wordt, eerst even een korte duiding van enkele begrippen.

• Generatieve AI (GenAI)
  Generatieve AI zijn systemen die zelflerend zijn door een grote hoeveelheid data te analyseren en patronen te herkennen. Het bekendste voorbeeld is een prompt (zoekopdracht) opstellen met ChatGPT. Bijvoorbeeld de vraag “Wat is de grootste werkgever in Nederland” of “Wat verdient een salarisadministrateur in Nederland”. Een ander bekend voorbeeld is een Chatbot waar gebruikers vragen kunnen stellen door die in te typen.
    
• Agentic AI
  In tegenstelling tot Generatieve AI, dat reageert op menselijke input, verwijst Agentic AI naar AI-systemen die in staat zijn om autonome beslissingen te nemen en acties uit te voeren om specifieke doelen te bereiken met minimale menselijke tussenkomst. Dit is een verschuiving van traditionele AI, die vaak reactief is, naar een meer proactief systeem dat context begrijpt een leert van ervaring. We hebben het dan over bijvoorbeeld AI-agents (zie hierna). 
    
• Chatbot
  Geautomatiseerde gesprekspartner die werkt op basis van door gebruikers getypte berichten.
    
• AI-agent
  Een soort AI-systeem dat autonoom meerdere taken en processen kan uitvoeren zonder menselijke tussenkomst.

Open en gesloten data
Een standaard zoekopdracht via ChatGPT.com heeft betrekking op ‘open data’. Oftewel data die op internet algemeen toegankelijk is. Voor een vraag over loonbelasting, zeg maar de inhoud van het “Handboek loonheffingen” is open data prima. Daar speelt privacy gevoeligheid geen rol.

Anders is het bij een vraag als “Geef de naam en geboortedatum van de medewerker die het hoogste salaris verdient binnen ons bedrijf”. Hier speelt ‘gesloten data’ een belangrijke rol. En dan hebben we het in de kern over data van medewerkers in een salaris- en hr systeem. Hier speelt privacy een erg belangrijke rol. Gegevens van medewerkers mogen door het gebruik van AI niet opeens openbaar gemaakt worden. Iets waar je als salarisadministrateur goede afspraken over moet maken met softwareleveranciers en interne It-beheerder. 

Salarissoftware en AI
Een gemiddelde softwareleverancier zal in de regel niet zelf een complete AI-engine ontwikkelen, maar aansluiten op een of meer bestaande AI-platformen.

Voor onze uitgave “Gids Salaris- en HR-software 2025/2026” is expliciet aan leveranciers van salarissoftware, beschikbaar voor de Nederlandse markt, gevraagd naar visie en/of ontwikkeling op het gebied van AI (in die uitgave staan ook de individuele antwoorden van betreffende leveranciers).

Ruim 30% van de leveranciers geeft aan, in meer of mindere mate, AI nu al in te zetten in de praktijk. Dat is relatief veel als we bedenken dat de overstap van lokale salarissoftware naar cloud toepassingen zeker 20 jaar in beslag heeft genomen. Onze verwachting is dat dit percentage de komende jaren alleen maar zal toenemen.

Het lijkt er niet op dat AI de rol van de salarisadministrateur grotendeels zal overnemen. In elk geval niet binnen enkele jaren. Een van de respondenten verwoord dit als volgt “Door AI te integreren in onze processen en producten, versterken we de menselijke intelligentie in plaats van deze te vervangen” en een andere respondent formuleert dit nagenoeg het zelfde “Bij ons zien we AI als een kans om het vakmanschap van mensen te versterken, niet te vervangen”.

Net als bij andere administratieve toepassingen waar AI, ook onder de noemer robotic accounting, haar intrede heeft gedaan zullen wel steeds meer repetitieve taken overgenomen worden door AI. We hebben het dan met name over Agentic AI.

De volgende voorbeelden van AI-functies zijn ontleend aan input door leveranciers van salarissoftware.

1. Een declaratiebonnetje dat met een AI model wordt gescand op datum, leverancier, bedrag etc. af te lezen van het bonnetje. Dit is een model dat al langer bestaat onder de noemer ‘Robotic accounting’. Zeg maar het scannen en herkennen van documenten, zoals declaraties door de medewerkers.
   
   Binnen boekhoudsoftware is het scannen en herkennen van boekingsbonnen, via een app op een mobiele telefoon, al jaren gemeengoed.
    
2. Een AI-chatbot die HR- en salarisvragen van gebruikers beantwoord. Een leverancier verwijst hier expliciet naar het Handboek Loonheffingen als bron. Dit is een voorbeeld van generatieve AI.
    
3. Een AI-agent die helpt bij het onboarden van een nieuwe medewerker op basis van Agentic AI. Het gaat dan om taken als een nieuwe medewerker toevoegen in het salarissysteem, controle op het opgegeven IBAN, gegevens doorgeven aan derden, zoals de Belastingdienst en het UWV. De agent voert deze taken dan autonoom uit.
     
4. Bij werving en selectie wordt AI gebruikt om cv’s te screenen en objectieve voorspellingen te doen over het succes van kandidaten.
     
5. AI-gedreven oplossingen die gebruikers ondersteunen bij het maken van betere beslissingen, zoals voorspellingen over beschikbaarheid of inzet en het herkennen van afwijkingen in uren of verloning.
      
6. Met voorspellende analyses anticiperen op verloop, verzuim en prestaties. AI helpt bovendien bij compliance door afwijkingen en risico’s vroegtijdig te signaleren.
     
7. Het optimaliseren van workforce planning met AI-gestuurde capaciteitsanalyses.
    
8. Medewerkers krijgen via AI gepersonaliseerd advies en ondersteuning.

Veel leveranciers laten zich ook in algemene bewoording uit als “Onze AI-tools helpen je om efficiënter te werken” en “Organisaties profiteren van een intuïtieve AI-ervaring, die processen ook vereenvoudigt en versnelt”. Positief is dat deze leveranciers aandacht besteden aan AI.

Omdat de ontwikkeling van AI nu in een stroomversnelling is gekomen en salarissoftware over de hele wereld wordt ontwikkeld en gebruikt, is het reëel te veronderstellen dat het aantal concrete voorbeelden in de komende jaren in rap tempo zal toenemen. Zeker in de wereld van online software in de cloud zien we dat nieuwe functionaliteit in software, mits van toegevoegde waarde, in rap tempo wordt overgenomen door andere softwareleveranciers.

Attentiepunt AI
Tot slot twee belangrijke attentiepunten bij het gebruik van AI-functies:

1. Privacy;
   Het is hier al even aan de orde geweest bij het onderscheid tussen open- en gesloten data. Privacy is een belangrijk issue, ook bij het delen van gegevens via AI-functies.
   
   Bij een salarisadministratie speelt vertrouwelijkheid een belangrijke rol van met name persoonsgegevens. Precies 2 jaar geleden was het thema van deze marktanalyse salarissoftware “Veilig omgaan met persoonlijke gegevens”. Toen is benadrukt dat persoonsgegevens, zowel intern als extern, niet zomaar in handen van onbevoegden komen. Persoonsgegevens hebben dan ook een hoge mate van vertrouwelijkheid. En dat is bij het gebruik van AI niet anders.
   
   Laat je als salarisadministrateur dan ook goed informeren over de plaats waar persoonsgegevens opgeslagen zijn en hoe AI-functies er vervolgens gebruik van maken.
    
2. Betrouwbaarheid van de resultaten die AI oplevert;
   Als je een zoekopdracht geeft aan ChatGPT mag je er niet zomaar vanuit gaan dat het getoonde resultaat altijd betrouwbaar is. Het is steeds meer gebruikelijk dat ChatGPT en soortgelijke AI-tools aan bronvermelding doen en de informatie is ook steeds actueler. Maar het is zeker verstandig om de betrouwbaarheid van bronnen na te gaan. Is zo’n bron de Belastingdienst of bijvoorbeeld het UWV dan zijn dat zeker betrouwbare bronnen. Maar check dan alsnog even hoe actueel de informatie is.
   
   Maakt een AI-functie louter gebruik van interne gegevens, zoals gegevens uit de salarisadministratie, dan is een aannemelijke veronderstelling dat de bron juist is. Dan moet echter nog wel aangetoond worden dat de AI-functie correct werkt. Voor dat laatste is uitgebreid testen geen overbodige luxe. Vraag daarom altijd naar testresultaten met de mogelijkheid die te controleren. Of werk zelf een casus met testresultaten uit.
   
   Betrouwbaar is ook bij het gebruik van AI een aspect waar niet te makkelijk aan voorbij gegaan moet worden.

Deze blog is, in aangepaste vorm, ook verschenen in de periodieke uitgave Salaris Rendement (oktober 2025).

Zie ook:

• Onze uitgave “Gids Salaris- en HR-software 2025/2026”;
• Het thema “Robotic accounting en AI” op deze website.