In bijna elke organisatie ligt de focus binnen het purchase to pay-proces nog altijd op de factuur. Dat is het moment waarop geld beweegt en dus waar controle logisch lijkt. Zolang er een ordernummer op de factuur staat en het systeem de bedragen herkent, voelen we ons gerustgesteld. Alles lijkt te kloppen.

Maar dat gevoel is bedrieglijk. De factuur is geen bewijs; het is slechts een weergave van hoe het proces idealiter had moeten verlopen. De werkelijke bevestiging ligt ergens anders: in de pakbon, of beter gezegd, in de vastlegging van de goederenontvangst.

De illusie van ordermatching
Veel bedrijven zien ordermatching als de ultieme vorm van automatisering.

Als de regels van de factuur overeenkomen met de order, kan de factuur automatisch worden goedgekeurd en betaald. Eenvoudig, efficiënt, elegant. Totdat je beseft wat er ontbreekt:

• Een order is een intentie.
• Een factuur is een financiële claim.
• Alleen de goederenontvangst bewijst dat de levering daadwerkelijk heeft plaatsgevonden.\

Zonder die stap weet je niet of het product is geleverd, of het compleet was, of het overeenkwam met de bestelling. Toch wordt er in de praktijk vaak gewoon betaald; simpelweg omdat het systeem de factuur als 'correct' herkent. Het resultaat: papieren controle, geen feitelijke.

Wie facturen goedkeurt op basis van een ordermatch zonder goederenontvangst, keurt dus een verwachting goed, geen realiteit. Het systeem lijkt slim, maar het is blind.

Lees complete artikel op website 4CEE.