Blog door Reindert Doorn, PKI Signing.

Elektronisch ondertekenen is al jaren gemeengoed binnen accountantskantoren. Maar ‘digitaal ondertekenen’ is een containerbegrip. Niet elke elektronische handtekening is gelijk, en niet elke oplossing voldoet automatisch aan Europese eisen. Met de vaststelling van Uitvoeringsverordening (EU) 2026/248 op 2 februari komt Europa met een aanscherping van de technische specificaties.

Deze nieuwe Implementing Act, gebaseerd op de eIDAS-verordening, legt vast welke formaten van geavanceerde elektronische handtekeningen en zegels door lidstaten erkend móéten worden. Daarmee wordt de lat voor interoperabiliteit, bewijsbaarheid en technische kwaliteit opnieuw hoger gelegd.

Van “het werkt” naar “het wordt erkend”

De kern van de uitvoeringsverordening is helder: als een organisatie – of dat nu een overheid, toezichthouder of ketenpartner is – een geavanceerde elektronische handtekening vereist, dan moet zij voortaan ook specifieke, door Europa vastgestelde formaten erkennen.

Het gaat daarbij niet om nieuwe juridische begrippen, maar om technische standaardisatie. Europa wil voorkomen dat documenten wel digitaal zijn ondertekend, maar grensoverschrijdend niet of moeizaam te valideren zijn. Voor accountants, die steeds vaker opereren in ketens met softwareleveranciers, banken, toezichthouders en internationale structuren, is dat geen theoretisch risico.

“Europa wil voorkomen dat documenten wel digitaal zijn ondertekend, maar grensoverschrijdend niet of moeizaam te valideren zijn".

Welke formaten worden nu verplicht erkend?
De verordening benoemt expliciet de ETSI-standaarden die als referentieformaten gelden voor geavanceerde elektronische handtekeningen. Denk aan:

• PAdES voor PDF-documenten
• XAdES voor XML-structuren (bijvoorbeeld in rapportageketens)
• CAdES voor binaire bestanden
• JAdES voor JSON-gebaseerde omgevingen en API-integraties.

Deze formaten zijn niet nieuw, maar worden nu verplicht erkend door alle lidstaten wanneer een geavanceerde elektronische handtekening vereist is. Oudere standaarden blijven nog tijdelijk geldig.

Deze formaten zijn niet nieuw, maar worden nu verplicht erkend door alle lidstaten wanneer een geavanceerde elektronische handtekening vereist is. Oudere standaarden blijven nog tijdelijk geldig.

Alternatieve handtekeningen? Alleen onder voorwaarden
Veel ondertekenoplossingen gebruiken eigen formaten of afgeleide varianten. Dat blijft mogelijk, maar alleen als aan strikte voorwaarden wordt voldaan. De nieuwe regels schrijven onder meer voor dat:

• validatie kosteloos en online moet kunnen plaatsvinden;
• de methode geschikt moet zijn voor geautomatiseerde verwerking;
• duidelijk is vastgelegd hoe en waarmee de handtekening gevalideerd kan worden;
• de validatie aantoonbaar bevestigt dat aan artikel 26 eIDAS is voldaan (identiteit, integriteit, exclusieve controle).

Voor accountants kan dit gaan betekenen dat “het document opent zonder foutmelding” niet langer voldoende is. De validatie zelf kan dan onderdeel worden van de compliance-keten.

Wat verandert er voor accountantskantoren?
De impact zit minder in het juridische kader – dat bestond al – en meer in de praktische consequenties:

1. Dossiervorming en toetsing. Bij reviews, controles en kwaliteitsbeoordelingen zal vaker gekeken kunnen worden naar het type elektronische handtekening en de onderliggende standaard.
     
2. Ketenafhankelijkheid. Documenten circuleren tussen fiscale software, portals, rapportagesoftware en uitvragende partijen van SBR-berichten. Als één schakel een niet-erkend formaat gebruikt, ontstaat mogelijk frictie.
   
   
3. Toezicht en bewijsvoering. Bij geschillen of toetsingen moet objectief kunnen worden aangetoond dat een handtekening voldoet aan Europese eisen – ook jaren later.

De rol van ondertekenoplossingen
Voor accountantskantoren die hun ondertekenproces toekomstvast willen inrichten, is het zinvol om kritisch te kijken naar de gebruikte standaarden – niet alleen naar het gebruiksgemak. 

Oplossingen zoals PKIsigning positioneren zich expliciet op dit snijvlak van techniek en compliance, door gebruik te maken van erkende Europese standaarden én door validatie los van de workflow nu al mogelijk te maken.

Vooruitblik: opmaat naar eIDAS 2.0
Deze uitvoeringsverordening staat niet op zichzelf. Zij vormt een duidelijke tussenstap richting eIDAS 2.0 en de introductie van de Europese digitale identiteit (EUDI Wallet). De boodschap is consistent: meer uniformiteit, betere technische toetsbaarheid en minder interpretatieruimte.

Voor accountants betekent dit geen radicale koerswijziging, maar wel een aanscherping van bestaande keuzes. Wie nu al werkt met erkende standaarden, loopt straks niet achter de feiten aan.

Meer weten
Wil je weten hoe jouw huidige ondertekenproces zich verhoudt tot deze nieuwe eisen? Dan is het verstandig om dit tijdig te toetsen. Maak vrijblijvend een afspraak met een expert van PKIsigning.