Blog door Bas van Mook

Als eigenaar van Van Mook Administratie voer ik, Bas van Mook, administraties voor ondernemers en begeleid ik accountants-, administratiekantoren en MKB-bedrijven bij digitalisering, automatisering en AI. Wat ik keer op keer zie? Kantoren en ondernemers die beginnen met AI terwijl de basis nog totaal niet staat. Geen standaardisatie, geen RGS, geen gestructureerde documentstroom. En dan zijn ze verrast dat het niet werkt.

De vraag is niet of AI een rol gaat spelen in de accountancy, dat doet het al, de vraag is of jij er klaar voor bent. En eerlijk gezegd: de meeste kantoren zijn dat niet. Niet omdat ze niet slim genoeg zijn, maar omdat ze beginnen met de verkeerde stap.

De AI-sticker lost niets op
Kijk om je heen, op elk congres, in elke nieuwsbrief, bij elke softwareleverancier: AI staat overal centraal. En toch, als ik bij kantoren binnenkom, zie ik nog steeds stapels handmatig werk. Boekhouding die niet op RGS is ingericht. Facturen die handmatig worden overgetypt terwijl er al lang betere opties zijn.

Het probleem is niet dat er geen AI beschikbaar is. Het probleem is dat iedereen een AI-tool op een rommelige basis aan het plakken is, alsof die tool het onderliggende probleem oplost. Dat noem ik de AI-sticker: een laagje technologie over een fundament dat nog niet staat. Dan geldt onverbiddelijk het principe: garbage in, garbage out. Als je input een zooitje is, krijg je geen inzichten terug, je krijgt meer ruis.

Erger nog: een goed uitziende AI-output kan heel overtuigend zijn, ook als de onderliggende data niet klopt. Dan denk je dat je iets gevonden hebt, maar je hebt een mooie presentatie van slechte data. Dat is gevaarlijker dan helemaal niets doen. Lees hier verder voor verdieping over de toepassing van AI.

Eerst de basis, dan de stap vooruit
Wat ik met mijn eigen kantoor heb gedaan, is beginnen bij het begin. Niet bij de grote AI-beloftes, maar bij de handelingen die elke dag terugkomen en onnodig veel tijd kosten. Een document wordt ingescand: dat document moet een herkenbare naam krijgen, op de juiste plek belanden en direct terug te vinden zijn. Klinkt simpel, maar de meeste kantoren lossen dit nog handmatig op.

Ik heb een geautomatiseerd werkproces gebouwd waarbij een ingescand document automatisch door een lokaal OCR-programma (optische tekstherkenning) gaat, vervolgens door een lokaal taalmodel en daarna een bestandsnaam krijgt in een vast formaat: datum, klantnaam, onderwerp. Geen berg scanbestanden meer zonder context, gewoon een map waar je direct in kunt navigeren.

Voor elke administratie houd ik een klantdossier bij: aandachtspunten, bijzonderheden, context die je nodig hebt om goede adviezen te geven. Dat dossier geef ik mee aan AI als achtergrond. Zo werkt AI niet alleen met cijfers, maar ook met kennis over de klant. Dat is het verschil tussen een tool die boekingen maakt en een tool die de klant begrijpt.

Van boeken naar controleren
Als de basis staat, verandert de rol van de boekhouder. Je gaat steeds minder zelf invoeren en steeds meer beoordelen wat er al is gedaan. Eerst door scan-en-herken, straks door agents die standaardboekingen zelf verwerken en alleen melden als er iets afwijkt. Ik zie dat in mijn eigen werk al gebeuren: via een MCP (een directe koppeling waarmee mijn AI rechtstreeks met mijn boekhoudpakket communiceert) verwerk ik terugkerende boekingen en controles die ik vroeger handmatig doorliep. Niet als vervanging van het vak, maar als vervanging van de standaard werkzaamheden.

Dat is toekomstmuziek voor de meeste kantoren, maar het begint nu al zichtbaar te worden. En het begint altijd bij een solide, gestandaardiseerde administratie.

AI als nieuwe medewerker
De beste manier om AI te benaderen is als een nieuwe medewerker: basiskennis heeft hij, maar jouw klanten, jouw werkwijze en jouw toon kent hij nog niet. Je werkt hem in, je corrigeert waar nodig, en gaandeweg vertrouw je hem meer taken toe. Dat betekent ook dat een audit trail geen luxe is, maar een vereiste: elke actie moet herleidbaar zijn, zeker in de opstartfase. En dat het misgaat in het begin, dat is geen mislukking maar onderdeel van het proces.

Dataveiligheid is geen bijzaak
Een veelgehoord advies is: sluit gewoon een AI-koppeling aan op je boekhoudpakket en kijk wat er uitkomt. Maar wij werken met uiterst gevoelige klantdata. Die hoort naar mijn mening niet thuis in Amerikaanse cloud modellen. De AVG en de EU AI Act zijn er niet voor niets.

Alles wat ik bouw, draait lokaal. Op mijn eigen hardware, met open source modellen. Geen data naar externe partijen, geen afhankelijkheid van grote leveranciers. De investering is beperkt en de controle ligt volledig bij mij.

Er zijn nu veel partijen die een koppeling bouwen en dat AI noemen, terwijl de data gewoon naar de cloud gaat. Leuk voor een demo, gevaarlijk in de praktijk. Dataveiligheid is de komende jaren een van de grootste onderwerpen in onze sector. Kantoren die dat nu al serieus nemen, zijn straks goed voorbereid en staan veel sterker.

Het uurtarief staat onder druk
Er is nog een reden om nu serieus na te denken over automatisering: het traditionele uurtarief houdt op te werken. Als een administratie die nu acht uur kost straks twee uur kost, gaat je klant niet meer acht uur betalen. Zeker niet als andere kantoren een vast maandabonnement aanbieden.

Ik werk zelf aan een modulair model: een vast bedrag per onderdeel (activabeheer, verwerking, bankmutaties) en een uurtarief voor advies en meerwerk. Zo zijn de kosten gedekt, kan ik meer klanten helpen, weet de klant elke maand waar hij aan toe is. Kantoren die dit niet zien aankomen, zullen al snel merken dat hun marges onder druk komen te staan.

De juiste reden om te automatiseren
Ik hoor vaak dat kantoren willen automatiseren om met minder mankracht meer klanten aan te kunnen nemen. Je kunt je afvragen of dit de juiste motivatie is. Automatisering en AI zijn niet bedoeld om hetzelfde werk goedkoper te doen, ze zijn bedoeld om het werk naar een hoger niveau te tillen en je klant beter te kunnen helpen. Betere analyses, snellere inzichten, meer tijd voor het gesprek dat er echt toe doet.

Een ondernemer wil niet weten dat zijn boekhouding verwerkt is. Hij wil weten hoe zijn bedrijf ervoor staat, wat hij moet bijsturen en wat de kansen zijn. Daar is ruimte voor als de tijdrovende verwerking geautomatiseerd is.

Ik vind mijn vak de laatste maanden veel leuker. Niet omdat ik minder werk, maar omdat het werk aan het veranderen is. Minder boeken, meer controleren, meer adviseren. De basis is de standaard klus die je eenmalig goed doet. Al het interessante begint daarna.

Waar begin je?
Mijn advies: begin niet met AI, begin met standaardisatie. Zorg dat je documentstroom op orde is, je RGS consequent gebruikt, je factuurherkenning betrouwbaar werkt en je klantdossiers up-to-date zijn. Pas als die basis staat, heeft AI iets om op te bouwen.

Zorg dat je iemand aan boord haalt die zowel de IT-kant als het boekhouden begrijpt. Niet iemand die drie prompts leert en dat een AI-cursus noemt, maar iemand die in de klei heeft gezeten en precies weet wat er in een administratie mis kan gaan. Automatiseer de processen waar je medewerkers de meeste tijd aan kwijt zijn. Dat hoeft nog niet eens AI te zijn: het doel is efficiëntie, AI is slechts het middel.

Ik help accountants- en administratiekantoren stap voor stap naar een werkende AI-aanpak: van documentstroom en RGS tot een lokaal draaiend systeem dat echt iets oplevert. Op dit moment heb ik ruimte voor nieuwe opdrachten. Voor een vrijblijvend gesprek kun je altijd contact opnemen met mij via vanmookadministratie.nl/consultancy of +31 6 29339787.