Sinds 1 januari 2016 bent u verplicht om een (ernstig) datalek direct te melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens, voorheen College bescherming persoonsgegevens (CBP). Of een datalek gemeld moet worden is afhankelijk van de (potentiële) impact van het datalek op de bescherming van de persoonsgegevens en de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. Maar wat verstaan we eigenlijk onder een datalek? Als er alleen sprake is van een zwakke plek in de beveiliging, spreken we van een beveiligingslek en niet van een datalek. In het laatste geval hoeft geen melding gedaan te worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens (bron: De IT-Jurist).

De tijd dat alle gegevens in een boekhoudpakket handmatig ingevoerd worden is inmiddels verleden tijd. Al sinds de jaren tachtig is sprake van koppelingen tussen verschillende administratiesystemen, zoals de loonjournaalpost en/of loonverdeelstaat die uitgewisseld wordt tussen de salarissoftware en boekhoudsoftware en de verkoopfacturen uit een groothandelssysteem die uiteindelijk als openstaande posten (facturen) terecht komen in het boekhoudpakket. Het gaat dan om koppelingen op basis van bestanden die handmatig uitgewisseld worden. Vandaag de dag is een API (Application Programming Interface) het instrument om gegevens real-time uit te wisselen tussen systemen. Verschillende administratiesystemen vormen dan als het ware één groot ecosysteem voor de ondernemer. 

We hebben in de praktijk al langer te maken met de “Wet bescherming persoonsgegevens” (Wbp), de Nederlandse uitwerking van een EU-privacyrichtlijn uit 1995. De Wbp geeft betrokkenen (degenen van wie persoonsgegevens worden verwerkt) een aantal rechten. Zoals het verzoeken om inzage, correctie of zelfs verwijdering van hun persoonsgegevens bij organisaties.

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is de Nederlandse implementatie van de General Data Protection Regulation (GDPR) en is op 25 mei 2018 in werking getreden en vervangt de hiervoor genoemde EU-privacyrichtlijn uit 1995. De Wbp komt dan ook te vervallen, net als nationale privacywetten van de andere EU-lidstaten.

Het is van belang al bij het aangaan van softwarecontracten rekening te houden met de AVG.

Employee Self Service (ESS), feitelijk zelfbediening door medewerkers, kan beschikbaar zijn in relatie tot zowel salaris- als HRM functionaliteit. Vandaar dat ESS als apart onderdeel is opgenomen. Het komt er op neer dat bepaalde functionaliteit voor medewerkers via internet online beschikbaar is. Het raadplegen van loonstroken en jaaropgaven via een Smartphone is al eerder apart opgenomen als salarisfunctionaliteit. 

Functonaliteit op het gebied van HR-systemen zijn onderverdeeld naar: Personeelsdossier, Werving en selectie, Arbeidsvoorwaarden, Employee benefits, Competentiemanagement (personeelsbeoordeling), Opleiding en ervaring registreren, Functieprofilering en Matching, Carrière en loopbaanplanning, Urenregistratie, Onkostendeclaratie, Ritten- en kilometerregistratie, Verzuimregistratie, Verlofregistratie, Personeelsplanning, Zelfroosteren, Wagenparkbeheer, Subsidieregelingen, Signalen, Workflow, HR On boarding software, Digitaal ondertekenen en Dashboard.

Functionaliteit op het gebied van salarissoftware is onderverdeeld naar: berekeningen (ondersteuning cao’s, salarisschalen en soorten van berekeningen), belastingfunctionaliteit (de vele regelingen die vanuit de Belastingdienst gelden en in belangrijke mate bepalend zijn voor de inhoudingen), WW-functionaliteit (gericht op de WW-premiesystematiek door de Wet arbeidsmarkt in balans - WAB - per 2020) en onder meer de werkkostenregeling.

Zowel inkomend- als uitgaand kent een practice management systeem functies voor gegevensuitwisseling en specifieke koppelingen met andere softwarepakketten. 

Bij gegevensuitwisseling hebben we het over het uitwisselen van gegevens met andere instanties. Denk aan de Belastingdienst, het UWV en pensioenuitvoerders. Een aantal soorten van gegevensuitwisseling komt hierna aan de orde, Bij Salarissoftware is de elektronische loonaangifte al aan de orde geweest. Daarnaast kan als eigenschappen voor salaris- en HRM-software gevraagd worden naar: 

• Uitwisseling van gegevens met pensioenuitvoerders;
• Uitwisseling van gegevens met andere uitvoeringsinstanties;
• Overige gegevensuitwisseling.

HR Open Standards is een nieuwere naam voor HR-XML (Human Resources eXtensible Markup Language) en heeft betrekking op internationale standaarden in de HR-keten. De standaarden worden beheerd door de HR Open Standards Consortium, Inc., een wereldwijde non-profit organisatie. 

Naast zelfstandige toepassingen voor enerzijds de salarisadministratie en anderzijds HRM zijn er de afgelopen jaren steeds meer geïntegreerde salaris- en HRM-systemen op de markt gekomen.

Met name gericht op functionaliteiten onder de noemer ‘HRM’ zijn er ook zelfstandige toepassingen op de markt die zich uitsluitend richten op één of enkele HRM-aspecten. Zo zijn er meerdere toepassingen op het gebied van ‘verzuimregistratie’ en op het gebied van ‘functieprofilering en matching’. 

Eveneens gericht op functionaliteiten onder de noemer ‘HRM’ zijn er ook zelfstandige toepassingen op de markt, zoals op het gebied van ‘personeelsplanning’ en ‘urenregistratie’, die meer functionaliteit bieden dan verwacht mag worden van alleen ‘HRM’.

Een voorbeeld van dit laatste is software voor urenregistratie met mogelijkheden als projecten c.q. opdrachten plannen, budgetteren, declareren van uren en kosten op basis van facturen. Software voor urenregistratie kent soms een exportfunctie om de te verlonen uren door te geven aan de salarisadministratie als dat van toepassing is. Het aanbod van software voor urenregistratie is vaak branche afhankelijk. Voorbeelden van dit laatste zijn: projectsoftware voor de bouw, werkorders voor de installatiebranche, tijdschrijven voor de advocatuur en declaratiesoftware voor de accountancy.