Softwarepakketten.nl
erp software prodin

Begrippen > Bewaarplicht

Elke ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie zeven jaar te bewaren
Art. 52 AWR bevat de algemene voorschriften en het algemene kader waaraan de administratie van ondernemers moet voldoen. Deze bepalingen gelden eveneens voor de ondernemer voorzover deze de administratie in elektronische vorm voert 
Naar bewaarplicht.....

Site index over [ Bewaarplicht ]
Assuring > Bewaarplicht
Onderzoek en artikelen op deze website over [ Bewaarplicht ]
Brochure over bewaren en bewijzen (digitale) opslag en wettelijke bewijsplicht (07-04-2007)
Onder auspicien van het Electronic Commerce Platform (ECP.nl) en het Ministerie van Economische Zaken is in samenwerking met een 'expertgroep' van enkele beroepsorganisaties (onder andere NIVRA en NOREA) en marktpartijen een handreiking uitgegeven over (digitale) opslag en wettelijke bewaarplicht.
WIKI's over [ Bewaarplicht ]
AVG, privacy en salaris- en HR-systemen

Sinds 1 januari 2016 bent u verplicht om een (ernstig) datalek direct te melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens, voorheen College bescherming persoonsgegevens (CBP). Of een datalek gemeld moet worden is afhankelijk van de (potentiële) impact van het datalek op de bescherming van de persoonsgegevens en de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. Maar wat verstaan we eigenlijk onder een datalek? Als er alleen sprake is van een zwakke plek in de beveiliging, spreken we van een beveiligingslek en niet van een datalek. In het laatste geval hoeft geen melding gedaan te worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens (bron: De IT-Jurist).

 

Betrouwbare boekhoudsoftware en de afnemers van cijfers

In de eerste plaats is een betrouwbare boekhouding, die voldoende mate van zekerheid oplevert, van belang voor de ondernemer zelf. Als ondernemer wilt u zekerheid hebben over het financiële huishoudboekje van uw onderneming. Wat zijn de resultaten die zijn behaald in een bepaalde periode, kan voldaan worden aan betalingsverplichtingen, wat is de stand is van openstaande posten en welke kosten zijn gemaakt? Zo zijn er nog legio voorbeelden te bedenken van betrouwbare informatie die u als ondernemer wilt ontlenen aan uw boekhouding.

Checklist AVG en selectie softwaresystemen

We hebben in de praktijk al langer te maken met de “Wet bescherming persoonsgegevens” (Wbp), de Nederlandse uitwerking van een EU-privacyrichtlijn uit 1995. De Wbp geeft betrokkenen (degenen van wie persoonsgegevens worden verwerkt) een aantal rechten. Zoals het verzoeken om inzage, correctie of zelfs verwijdering van hun persoonsgegevens bij organisaties.

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is de Nederlandse implementatie van de General Data Protection Regulation (GDPR) en is op 25 mei 2018 in werking getreden en vervangt de hiervoor genoemde EU-privacyrichtlijn uit 1995. De Wbp komt dan ook te vervallen, net als nationale privacywetten van de andere EU-lidstaten.

Het is van belang al bij het aangaan van softwarecontracten rekening te houden met de AVG.

Checklist softwarepakketten Continuïteit en exitstrategie

Cntinuïteit gaat over het voorkomen dat een dienstverlening (zoals het online beschikbaar stellen van software) plotseling stopt. Exitstrategie heeft betrekking op hetgeen geregeld moet zijn, onder meer in het kader van de wettelijke bewaarplicht, als een overeenkomst met een (software)aanbieder wordt beëindigd.

Softwareselectie beveiliging en auditaspecten

Bij de selectie van softwaresystemen wordt door de gebruiker meestal uitgebreid aandacht besteed aan functionele eisen en wensen. Nu cloud-computing meer regel dan uitzondering is moet ook aandacht besteed worden aan beveiligingsaspecten in relatie tot internet. Daarnaast spelen audit aspecten een belangrijke rol. Een en ander samengevat onder Assuring (zekerheid). ZIe ook het thema "GRC en Assuring" op deze website.

Hierna wordt ingegaan op beveiligingsaspecten die te maken hebben met het gebruik van de software.

Voor meer (onder andere technische beveiligingsaspecten m.b.t. IT-ontwikkeling en organisatie) wordt verwezen naar het thema "cybersecurity" op deze website. 

En we verwijzen speciaal naar het rapport "Assurance: beoordelen veiligheid (web)applicaties en IT-organisaties”.  

Vaste activa administratie, afschrijvingen en boekhoudsoftware

Een vaste activa administratie is bedoeld om binnen de boekhouding, met behulp van boekhoudsoftware, vaste activa vast te leggen waarop afgeschreven wordt. Bekende voorbeelden van vaste ativa waarop afgeschreven wordt zijn: computers en machines. Dit betreft dan middelen voor eigen gebruik. Een handelaar in computers en machines zal deze zaken, voor zover niet voor eigen gebruik bestemd, vastleggen als voorraad. 

Verkoopfacturen en en boekhoudsoftware

Een eerste aandachtspunt is dat lang niet alle boekhoudpakketten standaard een functie voor het maken en verzenden van uitgaande (verkooop)facturen bevat. Lang niet alle bedrijven factureren vanuit hun boekhoudsoftware, maar bijvoorbeeld van een branchegerichte toepassing of bijvoorbeeld webwinkelsoftware. Een groothandel maakt in de regel gebruik van software voor de groothandel met modules als inkopen, voorraad- en magazijnbeheer en verkoopfacturen. Een dienstverlenende organisatie (denk aan een accountantskantoor, advocatenkantoor of belastingadvieskantoor) hebben in de regel aparte software voor het registreren van (declarabele) uren en declaraties (facturen). Een bouwbedrijf werkt met software voor een projectenadministratie, mede om te factureren. En bijvoorbeeld een installatiebedrijf gebruikt een werkorderadministratie om te factureren. Tot slot zijn er nog de ERP-toepassingen die zowel functies voor de boekhouding bevatten als factureren.


Onerzoeksbureau GBNED