Sinds 1 januari 2016 bent u verplicht om een (ernstig) datalek direct te melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens, voorheen College bescherming persoonsgegevens (CBP). Of een datalek gemeld moet worden is afhankelijk van de (potentiële) impact van het datalek op de bescherming van de persoonsgegevens en de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. Maar wat verstaan we eigenlijk onder een datalek? Als er alleen sprake is van een zwakke plek in de beveiliging, spreken we van een beveiligingslek en niet van een datalek. In het laatste geval hoeft geen melding gedaan te worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens (bron: De IT-Jurist).

We hebben in de praktijk al langer te maken met de “Wet bescherming persoonsgegevens” (Wbp), de Nederlandse uitwerking van een EU-privacyrichtlijn uit 1995. De Wbp geeft betrokkenen (degenen van wie persoonsgegevens worden verwerkt) een aantal rechten. Zoals het verzoeken om inzage, correctie of zelfs verwijdering van hun persoonsgegevens bij organisaties.

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is de Nederlandse implementatie van de General Data Protection Regulation (GDPR) en is op 25 mei 2018 in werking getreden en vervangt de hiervoor genoemde EU-privacyrichtlijn uit 1995. De Wbp komt dan ook te vervallen, net als nationale privacywetten van de andere EU-lidstaten.

Het is van belang al bij het aangaan van softwarecontracten rekening te houden met de AVG.

Elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking is vandaag de dag meer regel dan uitzondering als het gaat om dergelijke functies binnen boekhoudsoftware. Nog even voor de zekerheid: een factuur in PDF-formaat mailen valt niet onder elektronisch factureren. Onder elektronisch factureren wordt verstaan het op elektronische wijze, in een afgesproken formaat, verzenden van facturen door een leverancier en het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van facturen door een afnemer. Een Synoniem voor elektronisch factureren is eFacturatie. Het alleen elektronisch ontvangen en verwerken van facturen wordt aangeduid als elektronische factuurverwerking.

In dit geval gaat het om (eventueel deels) projectmatig werkende organisaties, zoals bouwbedrijven. 

Voordat de elementen op een UBL Factuur verder worden toegelicht volgt onderstaand eerst een simpel, maar compleet, voorbeeld van een factuur met 1 factuurregel en (dus) 1 BTW-percentage.

Een UBL factuur bevat de volgende (overige) referenties:

1. [0..1] OrderReference; inkooporder en desgewenst verkooporder (SalesOrderID).
   Met de elementen:
   - [1..1] ID; inkoopordernummer, uitgegeven door de koper. 
   - [0..1] SalesOrderID; verkooporder, uitgegeven door de leverancier. 
   
   PEPPOL BIS (PEPPOL-EN16931-R003)
   Een factuur moet een koperreferentie (BuyerReference) of een inkooporderreferentie (OrderReference) hebben.
   
   NLCIUS (BR-NL-2)
   Een factuur moet een koperreferentie (BuyerReference) of een inkooporderreferentie (OrderReference) hebben.
   Indien er een Inkoopordernummer is gecommuniceerd dient deze door Nederlandse leveranciers verplicht opgenomen te worden.
     
2. [0..*] BillingReference); factuurreferentie 
   A reference to a commercial invoice or corrective invoice of which the current invoice is a correction of. Dus een verwijzing naar een eerdere factuur.
   Met de elementen:
   - [1..1] InvoiceDocumentReference;
              [1..1] ID 
              [0..1] IssueDate; formaat "JJJJ-MM-DD".
   
   NLCIUS:
   - Voor Nederlandse leveranciers verplicht bij correctie facturen (code 384). Kan ook gebruikt worden bij deelfacturatie.
   - IssueDate (vorige factuurdatum) wordt afgeraden.
     
3. [0..*] DespatchDocumentReference); verzendreferentie
   [0..1] EU-N
   Met element:
   [1..1] ID.
     
4. [0..*] ReceiptDocumentReference); ontvangstreferentie
   [0..1] EU-N
   Met element:
   [1..1] ID.
     
5. [0..*] OriginatorDocumentReference; Inschrijvings(tender)referentie
   [0..1] EU-N
   Met element:
   [1..1] ID.
      
6. [0..*] ContractDocumentReference; Contract(document)referentie
   [0..1] EU-N
   Met element:
   [1..1] ID.
   
   

Een UBL document (in dit geval de factuur) begint altijd met:

1. Verwijzing naar XML versie. 
   <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
   
   
2. Verwijzing naar Namespaces.
   <Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2" xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2" xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:schemaLocation="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2
   http://docs.oasis-open.org/ubl/os-UBL-2.1/xsd/maindoc/UBL-Invoice-2.1.xsd">
      
3. [0..1] CustomizationID; (zie ook PEPPOL)
   [1..1] EN-N;
   Verwijzing naar specificatie voor specifiek gebruik van UBL. 
   
   Ingeval verwijzing naar alleen EN16931:
   <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017</cbc:CustomizationID>
   
   Ingeval verwijzing naar EN16931 én NLCIUS:
   <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:nen.nl:nlcius:v1.0</cbc:CustomizationID>
   
   Ingeval verwijzing naar SI UBL 2.0:
   SI-UBL 2.0 is de UBL implementatie o.b.v. de regels in de NLCIUS.
   SI-UBL 2.0 en NLCIUS zijn daarmee gelijk aan elkaar.
   Het customizationID is ook hetzelfde.
   <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:nen.nl:nlcius:v1.0</cbc:CustomizationID>
   
   Ingeval verwijzing naar PEPPOL BIS V3 NL:
   <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0</cbc:CustomizationID>
     
4. [0..1] ProfileID; (zie ook PEPPOL)
   [1..1] PEPPOL-BIS;
   verwijzing naar profiel voor specifiek gebruik van UBL.
   <cbc:ProfileID>urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0</cbc:ProfileID> 

Een portaalsysteem is een internettoepassing waarmee met name gecommuniceerd kan worden met bijvoorbeeld cliënten en medewerkers. Ingeval van cliënten hebben we het dan over een ‘cliëntportaal’. De tegenhanger van een ‘cliëntportaal is een medewerkersportaal, waarmee met behulp van internet gecommuniceerd wordt binnen de organisaties. Voor dit laatste wordt regelmatig Microsoft Sharepoint en Microsoft Teams ingezet.

Uitleg volgens website Belastingdienst is als volgt:

“Voor digitale diensten (telecommunicatie-, omroep- en elektronische diensten) gelden andere regels. Digitale diensten zijn belast in het land waar uw klant woont of is gevestigd. Het maakt niet uit of uw klant een particulier of ondernemer is.

Om te voorkomen dat u zich in elk EU-land waar u digitale diensten levert moet registreren, is er de One Stop Shop-regeling per 1-7-2021 (voorheen de mini One Stop Shop-regeling) ingevoerd. Met deze regeling kunnen ondernemers de btw over de digitale diensten die ze leveren aan particulieren aangeven via 1 EU-Land. ”.

Dit wijkt dus af van de hiervoor behandelde IntraCommunautaire Prestaties.

Over factuurregels meldt de Belastingdienst het volgende:

“Facturen
Sinds 1 januari 2019 gelden voor facturering echter de regels van de lidstaat waar u als ondernemer voor de (M)OSS-regeling bent geregistreerd".

Omdat genoemde factuurscenario's zich uitsluitend richt op regelgeving binnen Nederland is daarom verder geen aandacht aan bovenstaande regeling besteed in deze Wiki UBL Factuurscenario's.

Mocht u nadere informatie hebben over de wijze waarop bovenstaande regeling verwerkt kan worden binnen een UBL-factuur dan kunt u dat melden aan de redactie van deze website.