Het betreft hier functionaliteit die betrekking heeft op kassasystemen voor de (winkel)verkoop. 

Een budget is de hoeveelheid geld die een organisatie te besteden heeft in een bepaalde periode. Dit laatste is meestal een boekjaar. De termen budgetten en begroten worden hierbij nogal eens door elkaar gebruikt. In relatie tot de boekhouding wordt veelal gesproken over een exploitatiebegroting, zowel bestaande uit het begroten van kosten als opbrengsten. De term begroting wordt ook vaak gebruikt in relatie tot een projectenadministratie, waarbij een begroting dan regelmatig voorafgegaan wordt door een projectcalculatie.

Betalingsverkeer binnen boekhoudsoftware is onder te verdelen in: automatische betalingen debiteuren, automatische incasso crediteuren en elektronisch bankieren (waaronder ook functies als Ideal). In relatie tot het betalingsverkeer zijn onderwerpen als SEPA en PSD2 van belang. In meer uitgebreidere vorm spelen onderwerpen als Treasury-, Cash- en Payment management waarvoor aparte softwaresystemen aangeboden worden. Cryptocurrencies, zoals de Bitcoin, kunnen ook een rol spelen bij betalingsverkeer. 

In de eerste plaats is een betrouwbare boekhouding, die voldoende mate van zekerheid oplevert, van belang voor de ondernemer zelf. Als ondernemer wilt u zekerheid hebben over het financiële huishoudboekje van uw onderneming. Wat zijn de resultaten die zijn behaald in een bepaalde periode, kan voldaan worden aan betalingsverplichtingen, wat is de stand is van openstaande posten en welke kosten zijn gemaakt? Zo zijn er nog legio voorbeelden te bedenken van betrouwbare informatie die u als ondernemer wilt ontlenen aan uw boekhouding.

Bij de selectie van softwarepakketten voor de boekhandel zijn specifieke eigenschappen van belang voor boeken, waarbij voor schoolboeken nog aparte criteria gelden. 

Het bijhouden van een (grootboek)administratie en eventueel onderliggende subadministraties, zoals kostenplaatsen, vaste activa, etc., is enerzijds van belang voor een organisatie zelf en anderzijds om te voldoen aan, al dan niet wettelijke, rapportageverplichtingen. De bekendste voorbeelden van deze verplichtingen zijn de jaarrekening t.b.v. publiceren bij de Kamer van koophandel en de winstaangifte t.b.v. de aangifte-IB of -VPB. Daarnaast kennen we bijvoorbeeld de kredietrapportage aan een bank of andere kredietverstrekkers.

Het ligt dan ook voor de hand om met een rekeningschema te werken dat zoveel mogelijk gebaseerd is op betreffende verplichtingen. Zodat rapportages (al dan niet via aparte rapportage- of fiscale aangiftesoftware) eenvoudig uit de boekhouding afgeleid kunnen worden. En er dus niet allerlei herberekeningen hoeven plaats te vinden via de boekhoudsoftware of extracomptabel (voor zover dat achteraf uberhaupt mogelijk is).

Op dit moment gebruiken we het systeem van dubbel boekhouden (volgens Luca Paciolo, 1494). Internationaal aangeduid als “double entry bookkeeping” of “double entry accounting” (DEA). Elke transactie leidt tot een debet- en creditboeking.
Assets = Liabilities + Equity, oftewel Activa = passiva + eigen vermogen.

Op basis van deze methode is binnen een organisatie sprake van een sluitende boekhouding. Maar dat geeft lang geen zekerheid aan derden over de betrouwbaarheid van de boekhouding.

Rond 1989 was het Yuji Ijiri die met “momentum accounting” (boekhoudkundige transacties ten behoeve van opname van toekomstige transacties) en “triple-entry bookkeeping” (drie dimensionaal boekhouden) kwam als alternatief voor het traditionele systeem van dubbelboekhouden. 

BIj de selectie van standaard boekhoudsoftware is het als eerste van belang na te gaan welke boekhoudfuncties zijn gewenst. Grootboek, debiteuren en crediteuren ligt wellicht voor de hand. Maar is er al gedacht aan budgetten, afschrijvingen en facturering. En bijvoorbeeld een verplichtingenadministratie of het voeren van de werkkostenregeling. En bij grote administraties moet al snel gedacht worden aan rekening courant en consolidatie. Naast functionaliteit zijn een aantal algemene eigenschappen van belang. Bij dit laatste moet gedacht worden aan het voeren van meerdere administraties en een wizard bij het aanmaken van een nieuwe administratie. Ook moet gedacht worden aan functionaliteit in relatie tot algemene basisgegevens, zoals de mogelijkheid om velden aan of uit te zetten bij het onderhouden van de basisgegevens. Verder zijn boekhoudpakketten voor ZZP en klein MKB met name gericht op het direct te kunnen starten (rekeningschema en andere basisgegevens zijn dan al aanwezig) zonder consultancy of uitgebreide opleiding. Terwijl bij boekhoudsoftware voor grote organisaties consultancy en het inrichten van de administratie vaak het leeuwendeel van de kosten vormt. Allemaal zaken om rekening mee te houden bij de selectie van boekhoudsoftware.

Triple entry accounting is een verbetering van het traditionele systeem van dubbel boekhouden, waarbij alle transacties versleuteld op meerdere plaatsen zijn vermeld. Zo wordt ook gemeld: “Triple Entry Accounting is Double-entry + Cryptography”. Voor dit laatste speelt blockchain technologie een belangrijke rol. Triple entry accounting heeft dus betrekking op blockchain technologie.