Het betreft hier functionaliteit die betrekking heeft op kassasystemen voor de (winkel)verkoop. 

Een budget is de hoeveelheid geld die een organisatie te besteden heeft in een bepaalde periode. Dit laatste is meestal een boekjaar. De termen budgetten en begroten worden hierbij nogal eens door elkaar gebruikt. In relatie tot de boekhouding wordt veelal gesproken over een exploitatiebegroting, zowel bestaande uit het begroten van kosten als opbrengsten. De term begroting wordt ook vaak gebruikt in relatie tot een projectenadministratie, waarbij een begroting dan regelmatig voorafgegaan wordt door een projectcalculatie.

Bij de selectie van softwarepakketten voor de bloemen, planten en tuinartikelen sector zijn met name eigenschappen voor de afhandeling van (klant)orders van belang.

Bij de selectie van softwarepakketten voor de boekhandel zijn specifieke eigenschappen van belang voor boeken, waarbij voor schoolboeken nog aparte criteria gelden. 

Het bijhouden van een (grootboek)administratie en eventueel onderliggende subadministraties, zoals kostenplaatsen, vaste activa, etc., is enerzijds van belang voor een organisatie zelf en anderzijds om te voldoen aan, al dan niet wettelijke, rapportageverplichtingen. De bekendste voorbeelden van deze verplichtingen zijn de jaarrekening t.b.v. publiceren bij de Kamer van koophandel en de winstaangifte t.b.v. de aangifte-IB of -VPB. Daarnaast kennen we bijvoorbeeld de kredietrapportage aan een bank of andere kredietverstrekkers.

Het ligt dan ook voor de hand om met een rekeningschema te werken dat zoveel mogelijk gebaseerd is op betreffende verplichtingen. Zodat rapportages (al dan niet via aparte rapportage- of fiscale aangiftesoftware) eenvoudig uit de boekhouding afgeleid kunnen worden. En er dus niet allerlei herberekeningen hoeven plaats te vinden via de boekhoudsoftware of extracomptabel (voor zover dat achteraf uberhaupt mogelijk is).

BIj de selectie van standaard boekhoudsoftware is het als eerste van belang na te gaan welke boekhoudfuncties zijn gewenst. Grootboek, debiteuren en crediteuren ligt wellicht voor de hand. Maar is er al gedacht aan budgetten, afschrijvingen en facturering. En bijvoorbeeld een verplichtingenadministratie of het voeren van de werkkostenregeling. En bij grote administraties moet al snel gedacht worden aan rekening courant en consolidatie. Naast functionaliteit zijn een aantal algemene eigenschappen van belang. Bij dit laatste moet gedacht worden aan het voeren van meerdere administraties en een wizard bij het aanmaken van een nieuwe administratie. Ook moet gedacht worden aan functionaliteit in relatie tot algemene basisgegevens, zoals de mogelijkheid om velden aan of uit te zetten bij het onderhouden van de basisgegevens. Verder zijn boekhoudpakketten voor ZZP en klein MKB met name gericht op het direct te kunnen starten (rekeningschema en andere basisgegevens zijn dan al aanwezig) zonder consultancy of uitgebreide opleiding. Terwijl bij boekhoudsoftware voor grote organisaties consultancy en het inrichten van de administratie vaak het leeuwendeel van de kosten vormt. Allemaal zaken om rekening mee te houden bij de selectie van boekhoudsoftware.

Triple entry accounting is een verbetering van het traditionele systeem van dubbel boekhouden, waarbij alle transacties versleuteld op meerdere plaatsen zijn vermeld. Zo wordt ook gemeld: “Triple Entry Accounting is Double-entry + Cryptography”. Voor dit laatste speelt blockchain technologie een belangrijke rol. Triple entry accounting heeft dus betrekking op blockchain technologie.

De tijd dat alle gegevens in een boekhoudpakket handmatig ingevoerd worden is inmiddels verleden tijd. Al sinds de jaren tachtig is sprake van koppelingen tussen verschillende administratiesystemen, zoals de loonjournaalpost en/of loonverdeelstaat die uitgewisseld wordt tussen de salarissoftware en boekhoudsoftware en de verkoopfacturen uit een groothandelssysteem die uiteindelijk als openstaande posten (facturen) terecht komen in het boekhoudpakket. Het gaat dan om koppelingen op basis van bestanden die handmatig uitgewisseld worden. Vandaag de dag is een API (Application Programming Interface) het instrument om gegevens real-time uit te wisselen tussen systemen. Verschillende administratiesystemen vormen dan als het ware één groot ecosysteem voor de ondernemer.