Functionaliteit voor BTW-aangifte is standaard aanwezig binnen elk boekhoudpakket. Alleen voor het elektronisch indienen van een BTW-aangifte bij de belastingdienst wordt soms gebruik gemaakt van andere software. De eigenschappen die verderop aan de orde komen tonen aan dat er nogal wat regelingen zijn als het gaat om BTW-aangifte. Naast de standaard BTW-aangifte (meestal per kwartaal voor kleine ondernemers en per maand voor grotere ondernemers) kan ook sprake zijn van een ICP-opgave (voor IntraCommunautaire Prestaties van goederen en diensten). Het betreft dan leveringen binnen de Europese Unie. Bij een ICP-opgave is in elk geval sprake van een geldig BTW-nummer van zowel de afzender als de ontvanger. 

BTW verlegd toepassen op een (PDF)-factuur is eenvoudig, de Belastingdienst meldt hierover het volgende op haar website: “Verlegt u btw naar een andere ondernemer? Dan brengt u geen btw in rekening, maar zet u op de factuur 'btw verlegd'. Daarnaast vermeldt u het btw-identificatienummer van de afnemer op de factuur. Het btw-identificatienummer is het nummer met 'NL' ervoor. Op de factuur vermeldt u de vergoeding per btw-tarief.”.

U verlegt altijd btw over het totale bedrag dat u in rekening brengt. Naast een vergoeding voor de werkzaamheden, kan dit ook bestaan uit andere vergoedingen. Bijvoorbeeld voor reiskosten.

Voor meer uitleg over BTW verleggen zelf wordt verwezen naar de website van de Belastingdienst. BTW verleggen komt best vaak voor, zo valt af te leiden van genoemde website van de Belastingdienst. De BTW die naar een afnemer is verlegd, moet deze zelf uitrekenen. Dit laatste vindt plaats op basis van de bedragen die aan de afnemer zijn gefactureerd. Het uitrekenen van de verlegde BTW is belangrijk omdat deze vermeld wordt op de BTW-aangifte van de afnemer.

BTW-percentage
Het vermelden van het geldende BTW-percentage bij factuurregels die betrekking hebben op BTW-verlegd aan een afnemer in het binnenland (Nederland in dit geval) kan handig zijn. Zeker in branches als de bouw- en installatiesector is regelmatig sprake van BTW-verlegd van de onderaannemer die factureert aan een hoofdaannemer. De afnemer, in dit geval de hoofdaannemer, weet dan meteen welke BTW-percentages van toepassing zijn op basis van de ontvangen factuur. Nogmaals deze laatste factuur bevat zelf geen BTW-bedragen. Binnen een UBL-factuur is dit opgelost door het BTW-percentage optioneel te kunnen opgeven via een "Note". Zie verderop "BTW percentage melden".

Let op:
Met betrekking tot ICP (zie UBL Factuurscenario ICP) geldt het volgende:

Bij het intracommunautair verrichten van de B2B (Business to Business) dienst, is de dienst niet belast in Nederland. Deze dienst is belast in het land van de afnemer. Om te voorkomen dat de (in dit geval) Nederlandse ondernemer buitenlandse btw in rekening moet brengen, is deze btw-heffing verlegd naar de afnemende ondernemer in de andere lidstaat. 

Een intracommunautaire dienst wordt dus conform deze verleggingsregeling gefactureerd.

Om een (inkoop)factuur met BTW verlegd automatisch te kunnen boeken is het van belang dat op een uniforme wijze in een UBL factuur kenbaar wordt gemaakt dat het gaat om BTW verlegd. Dit los je niet op door alleen de tekst ‘btw verlegd’ op te nemen in een UBL-veld.

Mede overeenkomstig de BTW categorie volgens UN/ECE 5305 geldt dan het volgende:

• TaxCategory = “AE”; VAT Reverse Charge. Code specifying that the standard VAT rate is levied from the invoicee.
• TaxExemptionReason = “Reverse charge” of “btw verlegd”.
• BTW en BTW-percentages op de factuur zijn “0”.
• De BTW-nummers van zowel leverancier als afnemer vermeld moet worden!

BTW percentage melden
(optioneel).

• BTW-percentage voor een verlegde btw factuur kan bij een factuurregel worden opgenomen in het veld <cbc:Note>
• Het betreft een tekstveld waarin het BTW-percentage op volgende wijze dient te worden opgenomen:
  #Percentage btw-verlegd=xx.xx#

EU-UBL
Het document “Electronic Invoicing — Semantic Data Model of the Core Elements of an Electronic Invoice - TC 434 WI 001:2015 (E)” zegt hierover overeenkomstig het volgende over:

The following information is given at the document level: 

• The VAT identifier of the Seller;
• The VAT identifier of the Buyer;
• The text "Reverse charge" is given for the VAT exemption reason text in the VAT breakdown (Or the equivalent standard text in other languages). 

The following information shall be given on line level:

• The Invoiced item VAT category code for the line is given as AE;
• The Invoiced item VAT rate for the line is given as 0 (zero);
• The text "Reverse charge" is given for the invoiced item VAT exemption reason text (or the equivalent standard text in other languages). 
  
  

Uitwerking bij factuur:

"btw verlegd"
BTW-ID afnemer: NL987654321B01

ICP staat in dit geval voor IntraCommunautaire Prestatie.

De Belastingdienst meldt hierover het volgende: “Levert u goederen aan ondernemers in andere EU-landen? Dan past u meestal het 0%-tarief toe. Levert u diensten aan ondernemers? Dan verlegt u de btw vaak naar uw klant". 

Voor de facturering is er dus een verschil tussen levering van goederen en diensten. De Belastingdienst laat hierover het volgende weten:

“Bij de intracommunautaire levering van goederen is de levering belast in Nederland tegen het nul-tarief.

Bij het intracommunautair verrichten van de B2B (Business to Business) dienst, is de dienst niet belast in Nederland. Deze dienst in belast in het land van de afnemer. Om te voorkomen dat de (in dit geval) de Nederlandse ondernemer buitenlandse btw in rekening moet brengen, is deze btw-heffing verlegd naar de afnemende ondernemer in de andere lidstaat”. 

Let op:
Voor de facturering van een intracommunautaire dienst geldt dus de verleggingsregeling die is uitgewerkt bij het "UBL Factuurscenario BTW-verlegd".

Voor de factureren van een intracommunautaire levering van goederen geldt onderstaande:

ICP met betrekking tot goederen:

Mede overeenkomstig de BTW categorie volgens UN/ECE 5305 geldt dan het volgende:

• TaxCategory = “K”; A tax category code indicating the item is VAT exempt due to an intra?community supply in the European
  Economic Area.
• BTW en BTW-percentages op de factuur zijn “0”.
• De BTW-nummers van zowel leverancier als afnemer vermeld moet worden! Zie ook artikel 35a, lid 1, letter c en letter d van de Wet OB.

Bij een ICP levering wijkt een factuur voor goederen dus af van een normale factuur met BTW op de volgende punten:

1. Er wordt geen BTW berekend, maar gemeld “0% BTW”;
2. Het (geldige) BTW-nummer van de afnemer wordt op de factuur vermeld.

EU-N
TaxCategory "K" is nieuw (sinds het voorjaar 2017) opgenomen in UN/ECE 5305.  Deze TaxCategory "K" wordt ook gehanteerd door EU-N.

Vanuit de UBL Ketentest wordt voorgesteld:

1. Bij uitgaande facturen TaxCategory "K" te gebruiken.
     
2. Bij inkomende facturen wordt voorgesteld te ondersteunen:
   A. TaxCategory "K";
   B. TaxCategory “E” en TaxExemptionReasonCode “AAM”; (werd feitelijk gebruikt t/m 2016).

De andere voorwaarden (BTW-nrs afzender en ontvanger vermelden en BTW en BTW-percentage ‘0’ blijven onveranderd. 

Uitwerking op de factuur:

Een eerste aandachtspunt is dat lang niet alle boekhoudpakketten standaard een functie voor het maken en verzenden van uitgaande (verkooop)facturen bevat. Lang niet alle bedrijven factureren vanuit hun boekhoudsoftware, maar bijvoorbeeld van een branchegerichte toepassing of bijvoorbeeld webwinkelsoftware. Een groothandel maakt in de regel gebruik van software voor de groothandel met modules als inkopen, voorraad- en magazijnbeheer en verkoopfacturen. Een dienstverlenende organisatie (denk aan een accountantskantoor, advocatenkantoor of belastingadvieskantoor) hebben in de regel aparte software voor het registreren van (declarabele) uren en declaraties (facturen). Een bouwbedrijf werkt met software voor een projectenadministratie, mede om te factureren. En bijvoorbeeld een installatiebedrijf gebruikt een werkorderadministratie om te factureren. Tot slot zijn er nog de ERP-toepassingen die zowel functies voor de boekhouding bevatten als factureren.